Der Mittelstand entdeckt MPS

Die Marktforscher des IDC haben im Frühjahr erneut über 200 Unternehmen in Deutschland mit mehr als 200 Mitarbeitern zum Thema „Print Management & Document Solutions“ befragt. Ziel war, die aktuelle Situation sowie die Pläne der Unternehmen, die sich mit dem Thema befassen, zu untersuchen und tiefere Einblicke in die Bedarfe zu erhalten.

Dabei fanden die Analysten heraus, dass die Senkung der IT-Kosten (52 Prozent) und die Verbesserung der Sicherheit (49 Prozent) für die Befragten die wichtigsten Anforderungen an die IT in den kommenden Jahren darstellen. Darüber hinaus seien IT-Abteilungen verstärkt gefordert, die Fachbereiche und deren Geschäftsprozesse zu unterstützen, dies gaben immerhin 51 Prozent der Fach- und Führungskräfte zu Protokoll. Mit einem aktiven Management der Print-Infrastruktur und entsprechenden Softwarelösungen zur Optimierung von Dokumenten- und Geschäftsprozessen können Unternehmen nach IDC-Angaben diesen Anforderungen begegnen. Im ersten Schritt sollten mittels Print Management die Druckkosten reduziert und im zweiten Schritt mit Hilfe von Document Solutions die dokumentenintensiven Geschäftsprozesse effizienter und sicherer gestaltet werden.

Immer mehr Unternehmen erkennen demzufolge inzwischen den Nutzen der beiden Bereiche, die immer mehr zusammenwachsen und kaum noch isoliert voneinander betrachtet werden können. Vor allem mittelständische Unternehmen mit 200 bis 1000 Beschäftigten planen laut IDC in den kommenden ein bis zwei Jahren, Print Management und Document Solutions verstärkt zu implementieren. Viele der befragten Unternehmen beziehen bereits jetzt von externen Anbietern Basisdienstleistungen wie Wartung und Support (56 Prozent), Gerätebeschaffung (51 Prozent) und das Verbrauchsmaterial (47 Prozent), mit denen sich die direkten Kosten senken lassen. „Dieser Effekt ist allerdings schnell verpufft“, gibt Matthias Kraus, Analyst und Projektleiter der Studie, zu bedenken: „Was nutzen günstige Beschaffungskonditionen, wenn überflüssige Geräte eingekauft und parallel ein Wildwuchs an veraltetem Drucker-Equipment benutzt wird?“

Insbesondere mittelständische Unternehmen haben dies offenkundig erkannt und planen innerhalb der kommenden zwei Jahre mit Unterstützung von MPS-Anbietern, Analyse und Bedarfsplanung (49 Prozent), Gerätekonsolidierung (52 Prozent), das Asset Management (48 Prozent) und die fortlaufende Optimierung der Druckerumgebung (54 Prozent) zu verbessern. „Damit schaffen sich diese Unternehmen eine optimale Basis, um nicht nur die direkten Kosten für Beschaffung und Betrieb zu senken, sondern insbesondere die versteckten Kosten aufzudecken und in der Folge zu reduzieren“, ergänzt Kraus.

Auch dass Potenzial von „Document Solutions“ steht bei IT- und Fachbereichsverantwortlichen außer Frage: Zwei Drittel sehen darin die Möglichkeit, dokumentenintensive Prozesse teilweise zu optimieren. Weit verbreitet sind elektronische Formulare (44 Prozent) sowie Lösungen für sicheres Drucken und elektronische Archivierung (je 34 Prozent).

Ein Großteil der befragten Unternehmen plant zudem in den kommenden zwölf bis 24 Monaten dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu automatisieren. Zum Einsatz kommen dafür insbesondere Enterprise-Content-Mangement-Systeme (bei 55 Prozent der Befragten), Software und Services zur Digitalisierung und automatischen Verteilung (bei 50 Prozent) und Enterprise In-/Outputsysteme zur automatischen Erstellung von Dokumenten aus Firmenanwendungen (bei 49 Prozent). „Document Solutions versetzen die IT-Abteilungen in die Lage, die Fachbereiche und deren betriebliche Abläufe besser zu unterstützen, denn automatisierte Prozesse ermöglichen schnellere Durchlaufzeiten und zuverlässigere Geschäftsprozesse“, so IDC-Experte Kraus. „Dies führt dann zum eigentlichen Nutzen, nämlich einer höheren Produktivität und mehr Kundenzufriedenheit.“

Als Trend werten die Befragten zudem das „mobile Drucken“. Mehr als die Hälfte schätzt, dass dies kurz- bis mittelfristig ein wichtiges Thema wird. Für die befragten Unternehmen stellen Sicherheitsbedenken zwar die größten Herausforderungen im Hinblick auf mobiles Drucken dar, sie erhoffen sich jedoch mehr Flexibilität (53 Prozent) und eine Erhöhung der Produktivität (41 Prozent). „Die Arbeitswelt verlangt, bietet aber gleichzeitig auch immer mehr Flexibilität und Mobilität. Die Möglichkeit, im Hotel, am Flughafen oder beim Kundenbesuch ein Dokument auszudrucken, gehört einfach dazu“ kommentiert Kraus.

Der Bedarf der Unternehmen nach Print Services und Document Solutions ist also gerade beim Mittelstand hoch, bilanzieren die Analysten. Firmen und Organisationen empfehlen die Experten eine stufenweise Implementierung: Zunächst sollten die Geräteinfrastruktur optimiert, die Druckkosten gesenkt und Transparenz durch das aktive Management erreicht werden. Im zweiten Schritt sorgen Document Solutions dafür, Druckvolumen zu reduzieren und dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu straffen.

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