Aktueller Verordnungsentwurf: E-Rechnungs-Pflicht für Lieferanten von Behörden

Ende Juni hat das Bundesministerium des Innern einen Referentenentwurf für die „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes“ vorgelegt. Die E-Rechnungs-Verordnung (E-Rech-VO) soll die Umsetzung des deutschen E-Rechnungs-Gesetzes vom April 2017 endgültig regeln. Das Gesetz hat die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die einen europaweiten E-Invoicing-Standard für öffentliche Aufträge vorschreibt, in nationales Recht überführt. Der Verordnungsentwurf konkretisiert nun Detailaspekte wie Rechnungspflichtinhalte, Weiterverarbeitung und Datenschutz. Erstmals benennt er auch die für Deutschland verbindlichen Rechnungsformate und Übermittlungswege. Zudem erklärt er die E-Rechnung für Bundeslieferanten zur Pflicht – ergänzend zu den EU-Bestimmungen. Darauf weist der Anbieter Neopost hin.

Grundsätzlich sollen Rechnungssteller das deutsche Standardformat XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung verwenden. Dieses Format ist eine nationale Spezifikation der europäischen CEN-Norm, die technische Anforderungen für die EU-einheitliche E-Rechnung vorgibt. Neben XRechnung sollen alle Datenaustauschformate zulässig sein, die die Mindestanforderungen der CEN-Norm erfüllen. Solche Alternativformate sind vom Empfänger nach XRechnung-Maßgabe zu konvertieren und zu verarbeiten.

Zur Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist ein Verwaltungsportal vorgesehen, in dem sich die Rechnungssteller registrieren müssen. Dort sollen sie ihre Rechnungen auf unterschiedliche Weise einbringen können: per Webformular, Datei-Upload, Webservice, DE-Mail und E-Mail. Die E-Mail-Einbringung könnte jedoch ab 2023 eingestellt werden, je nach Ergebnis der geplanten Vorab-Evaluierung.

Während die EU-Kommission mit der E-Rechnung nur Auftraggeber in die Pflicht nimmt, sieht Deutschland auch eine Verbindlichkeit für Auftragnehmer vor – wie schon viele andere Mitgliedstaaten. Laut EU-Richtlinie müssen oberste Bundesbehörden und Verfassungsorgane E-Rechnungen ab dem 27.11.2018 annehmen, alle anderen Behörden ab dem 27.11.2019. Und zwar unabhängig vom Rechnungsbetrag. Darüber hinaus sollen Lieferanten hierzulande ihre Rechnungen ab dem 27.11.2020 elektronisch stellen müssen – außer bei Direktaufträgen mit einem voraussichtlichen Nettoauftragswert von maximal 1000 Euro. Weitere Abrechnungsausnahmen gelten im Rahmen von Organleihen, Auslandsbeschaffungen sowie verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Aufträgen, die der Geheimhaltung unterliegen.

Abgesehen von definierten Ausnahmefällen dürfen öffentliche Auftraggeber ab Ende 2020 keine Papierrechnungen mehr annehmen. Bundeslieferanten aus der Privatwirtschaft müssen also elektronisch abrechnen: unter Nutzung der vorgeschriebenen Datenaustauschformate und Übermittlungswege.

Kontakt: www.neopost.de www.bmi.bund.de