Automatisierte Prozesse: jaka unterstützt die SVG Baden bei der Digitalisierung

Das IT-Projekt, das eigentlich für den Herbst des laufenden Jahres angedacht war, wurde aufgrund der Corona-Krise vorgezogen und nun innerhalb weniger Wochen gemeinsam mit dem Freiburger IT-Dienstleister realisiert. In vier Wochen soll es final abgeschlossen werden.

„Auch in der derzeitigen Krise, wo sich nur ein Bruchteil unserer Unternehmer mit ihren Lkw auf der Straße befindet und unsere eigenen Mitarbeiter vorwiegend im Home-Office arbeiten, möchten wir agil bleiben und mit unseren Dienstleistungen am Markt präsent sein“, sagt Markus Strecker, geschäftsführender Vorstand der SVG Baden in Freiburg. „Wir wollen diese Phase nutzen und aus der Krise etwas Sinnvolles hervorbringen.“ Die Straßenverkehrsgenossenschaft gestaltet daher eine völlig neue IT-Umgebung, die auch zahlreiche Dienste aus der Cloud umfasst.

„Ziel des Projekts ist es, die Zusammenarbeit im regionalen Team, mit den weiteren bundesweit verteilten Gesellschaften sowie mit den Kunden effizienter zu gestalten“, erläutert Tim Haas, einer der Geschäftsführer der in Freiburg ansässigen jaka digital. „E-Mail-Chats, ausschweifende CC-Kommunikation, mangelnde Freigabeprozesse gehören also bald der Vergangenheit an.“ Dafür mussten aber zunächst die IT-Infrastruktur sowie die Bedarfe der Mitarbeiter erhoben und analysiert werden. Aufgrund der Corona-Kontaktsperre geschah das bereits mittels digitaler Werkzeuge – und demonstrierte damit auch die Leistungsfähigkeit der Tools.

Eine Plattform für alle Handgriffe

Im Anschluss erarbeitete jaka ein Grobkonzept, das vor allem auf „Office 365“ und den dazugehörigen Cloud-Diensten basiert. „Mit diesem Werkzeugset haben wir alles, was wir brauchen. Wir können Prozesse wie den Belegfluss oder notwendige Kundenabfragen automatisieren, die Dokumentenablage strukturieren, die Kommunikation beschleunigen und die Organisationsreife insgesamt verbessern“, erläutert Haas.

So nutzt die SVG Baden künftig nur noch eine einzige Digitalisierungsplattform, die aufgrund des Lizenzierungsmodells und der einfachen Anpassbarkeit zudem Kostentransparenz und Planungssicherheit bedeutet. Dies wird auch durch zusätzliche Workshops von jaka digital begünstigt: Hierin lernen die Beteiligten der SVG Baden, beispielsweise wie sie selbst Prozesse aufsetzen und automatisieren. Das spart langfristig Kosten für externe IT-Unterstützung.

„Wir sind neugierig, was dieses neue Arbeiten mit sich bringt. Ich bin überzeugt, dass unsere Mitarbeiter und unsere Kunden schnell merken, wie viel einfacher alles geht, wenn wir erst einmal vollständig umgestellt haben. Und dann hat selbst Corona noch etwas Positives hervorgebracht“, sagt Markus Strecker.

Kontakt: www.svg-baden.de, www.jaka.de