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Manuelle Verwaltungsaufgaben mindern die Effizienz

Ein durchdachter Einsatz automatisierter Systeme würde Unternehmen helfen, die Produktivität zu steigern, Betriebskosten zu senken und Fehler zu vermeiden, so das Ergebnis einer aktuellen Lexmark-Studie.

„Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Strategie für den Umgang mit Geschäftsdaten überdenken und ihre Prozesse auf Effizienz prüfen“, erklärt Lexmark Deutschland-Chef  Hartmut Rottstedt.
„Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Strategie für den Umgang mit Geschäftsdaten überdenken und ihre Prozesse auf Effizienz prüfen“, erklärt Lexmark Deutschland-Chef Hartmut Rottstedt.

Für die Studie hat der Output-Spezialist Büromitarbeiter in elf Ländern zum Zeitaufwand manuell durchgeführter Verwaltungsaufgaben befragt. Ein wichtiges Ergebnis: Manuelle Prozesse mindern oftmals die Effizienz.

Die befragten Mitarbeiter erklärten, dass sie die meisten administrativen Aufgaben beispielsweise die Archivierung von Verträgen, die Bearbeitung von Aufträgen und die Eingabe von Geschäftskontaktdetails in Adressbücher oder Datenbankmanuell und nicht automatisiert erledigen würden.

59 Prozent der Befragten gaben an, dass die administrativen Aufgaben im Büro in ihrem Unternehmen zu kompliziert seien. Ein Drittel der Befragten verbringt drei Stunden oder mehr pro Woche mit der Bearbeitung von Verwaltungsaufgaben. 70 Prozent denken, dass der Aufwand in den vergangenen fünf Jahren zugenommen habe. Nach Ansicht des Dokumenten-Spezialisten lasse dies darauf schließen, dass Unternehmen wertvolle Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter vergeuden.

Veraltete Arbeitsweisen abschaffen

Die Umfrage hebt auch hervor, dass viele Angestellte veraltete und unproduktive Arbeitsweisen gerne abschaffen würden. Auf die Frage „Was ist das größte Problem im Zusammenhang mit manuell durchgeführten Admin-Prozessen?“ antwortete die Hälfte, dass ihre Bearbeitung zu lange dauere. Manuelle Verwaltungsprozesse beeinflussen aber nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter. Ein Viertel der Befragten erklärte, dass das größte Problem manueller Admin-Abläufe ihre Fehleranfälligkeit sei. Fast zwei Drittel der befragten Angestellten haben bereits einmal eine Situation erlebt, in der ein Fehler in der manuellen Administration das Unternehmen Geld gekostet hat.

„Unsere Umfrage zeigt, dass administrative Aufgaben in vielen Unternehmen immer noch manuell durchgeführt werden,“ sagt Hartmut Rottstedt, Geschäftsführer von Lexmark Deutschland. „Um wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es jedoch wichtig, dass Unternehmen ihre Strategie für den Umgang mit Geschäftsdaten überdenken und ihre tagtäglichen Prozesse auf Effizienz prüfen. Moderne Dokumentenlösungen helfen Unternehmen dabei, veraltete Prozesse zu optimieren und damit die Produktivität, aber auch die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter positiv zu beeinflussen.“

Kontakt: www.lexmark.de

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