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Im Rahmen der Studie „Scanning As An Enabler for Digital Transformation“hat PFU (EMEA) Limited Unternehmen befragt, welche Rolle die Digitalisierung von Dokumenten für ihre digitale Transformation spielt.
Im Rahmen der Studie „Scanning As An Enabler for Digital Transformation“hat PFU (EMEA) Limited Unternehmen befragt, welche Rolle die Digitalisierung von Dokumenten für ihre digitale Transformation spielt.

PFU-Studie: Papier spielt nach wie vor zentrale Rolle in vielen Geschäftsprozessen

In der Studie „Scanning As An Enabler for Digital Transformation“ hat das Marktforschungsinstitut Quocirca im Auftrag von PFU (EMEA) Limited Unternehmen befragt, welche Bedeutung Scannen bei ihrer digitalen Transformation hat. Das Ergebnis: Papier spielt in vielen Geschäftsprozessen nach wie vor eine zentrale Rolle spielt.

So haben 52 Prozent der Unternehmen ihre Gehaltsabrechnungen nicht vollständig digitalisiert, 69 Prozent der Befragten bewahren Informationen über Kunden und Kundinnen bevorzugt in Papierform auf. Die Untersuchung ergab darüber hinaus, dass physische Kopien wichtiger Dokumente wie Kundenunterlagen, Verträge oder Ausweisdokumente zwar teilweise sicher vernichtet (zehn Prozent), jedoch 41 Prozent der papierhaften Dokumente weiterhin im Büro aufbewahrt werden – Sicherheitsbedenken zum Trotz. Und da fast ein Viertel der Befragten (22 Prozent) angab, dass sie aus Sicherheitsgründen Papier dem digitalen Format vorziehen, scheint eine große Diskrepanz zwischen den wahrgenommenen Risiken im Zusammenhang mit digitalen und physischen Formaten vorzuliegen.

Die Umfrage deutet ebenso darauf hin, dass das „Papier-Ökosystem“ innerhalb eines Unternehmens nach wie vor von einer Reihe an Faktoren abhängt. Hauptgründe dafür, dass Papier weiterhin so präsent ist, sind, so die Studie, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (39 Prozent), Bedürfnisse der Kunden und Kundinnen (29 Prozent) sowie die Vorliebe der Mitarbeitenden (25 Prozent).

Die Ergebnisse fallen in eine Zeit, in der die Coronapandemie, die „Great Resignation“ und allgemein steigende Kosten den Schwerpunkt der digitalen Transformation verlagern. Im Fujitsu-Image-Scanners-Forschungsbericht zur Geschäftsanalytik 2020 – ebenfalls durch PFU in Auftrag gegeben – wurden noch Effizienz und Rentabilität als Haupttreiber genannt. Im Jahr 2022 richten sich die Gründe hingegen stärker auf geschäftliche Agilität und eine skalierbare, flexible IT-Infrastruktur (53 Prozent).

„Es ist offensichtlich, dass Unternehmen für viele tägliche Vorgänge immer noch auf Papier angewiesen sind. Neben den damit verbundenen Sicherheitsrisiken weisen die Ergebnisse möglicherweise auch auf eine Kenntnislücke bei Unternehmen und deren Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen hin, wenn es um die Aufbewahrung und Verwaltung von Papier geht“, kommentiert Louella Fernandes, Director bei Quocirca.

„Für viele Unternehmen ist Papier immer noch ein wichtiger Bestandteil ihrer Arbeitsabläufe. Selbst diejenigen, die die Verwendung von Papier intern minimiert haben, müssen immer noch mit Papier aus externen Quellen umgehen. Um eingehende Informationen effektiv zu erfassen, sollten Unternehmen darauf achten, den ersten Kontaktpunkt zu digitalisieren und Richtlinien einzuführen, die sicherstellen, dass physische Dokumente angemessen und sicher verwaltet werden“, fügt Hiroaki Kashiwagi, President & CEO von PFU EMEA, hinzu.

Interessierte können die Studie „Scanning As An Enabler for Digital Transformation“ hier herunterladen.

Kontakt: www.pfuemea.com 

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