Einsparpotenzial bei Druckkosten wird unterschätzt

Bei der Studie "Print Management & Document Solutions – Status quo und Trends in Deutschland 2009" zeigte sich, dass mehr als 74 Prozent der Unternehmen solche Lösungen noch nicht nutzen. Aufgrund des unterschätzten Einsparungspotenzials verpuffen laut IDC gute Chancen, Kosten zu reduzieren.

Von den Befragten setzen 151 Unternehmen Print Management oder Document Solutions ein, beziehungsweise planen den Einsatz in den kommenden zwölf bis 24 Monaten. Als Antriebsfaktor für das Einführen von Print Management-Lösungen nannten 73 Prozent der Befragten Kosteneinsparungen. Dabei konnte rund ein Drittel der befragten Unternehmen die Druckkosten um bis zu 15 Prozent reduzieren; weitere 30 Prozent erreichten Einsparungen von 15 bis 30 Prozent, zehn Prozent lagen sogar über 30 Prozent.

Vergleicht man erwartete mit realisierten Druckkosteneinsparungen zeigt sich laut IDC, dass das Einsparungspotenzial von den Unternehmen unterschätzt wird. Diejenigen Unternehmen, die bereits Print Management Lösungen realisieren, sind allerdings überwiegend mit den erzielten Kosteneinsparungen zufrieden (84 Prozent).

Im Bereich Document Solutions werden von den befragten Unternehmen primär Lösungen zur Digitalisierung und elektronischen Verteilung sowie Archivierung von Dokumenten eingesetzt. Zudem werden elektronische Formulare häufig genutzt. Beim Blick auf die geplanten Maßnahmen in den kommenden zwölf bis 24 Monaten stehen Lösungen zum sicheren Drucken und Optimieren von Dokumentenprozessen oben auf der Agenda der IT-Verantwortlichen. Als die größten internen Hürden wurden Budgetsituation, Zeitmangel, aber auch die fehlende Akzeptanz der IT-Mitarbeiter und das nicht vorhandene Verständnis der Fachabteilungen genannt. Externen Hindernissen sind laut IDC der hohe Implementierungs- und Integrationsaufwand sowie die niedrigen erwarteten Kosteneinsparungen und geringen Effizienzsteigerungen der Druck- und Dokumentenprozesse.

Die Analyse der Ist-Kosten stelle die Basis für Print Management und Document Solutions dar. Dabei bestehe eine große Herausforderung darin, den Unternehmen die Gesamtkosten für Druck- und Dokumentenverarbeitung transparent darzustellen, so das Fazit der Studie. Es geht nicht nur um die direkten Kosten wie Beschaffung von Hardware, Verbrauchsmaterial, etc., sondern um versteckte Kosten für den fortlaufenden Betrieb und die Produktivität der Mitarbeiter. „Diese indirekten Kosten sind meist vielfach höher als die direkten. Nur wenn es den Anbietern gelingt, den Unternehmen diese Gesamtkostenbetrachtung zu vermitteln, werden diese auch das Potenzial von Print Management und Document Solutions erkennen“, sagt Matthias Kraus, Research Analyst und Projektleiter der Studie.

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