Digital Office Index: Unternehmen forcieren digitale Prozesse und Kommunikation

So sagen fast 9 von 10 Geschäftsführern und Vorständen in Deutschland (86 Prozent), ihr Unternehmen habe das Ziel, Briefpost durch digitale Kommunikation zu ersetzen. „Das Digital Office setzt sich in der deutschen Wirtschaft durch und ist in den vergangenen Monaten zum Inbegriff für Arbeitsfähigkeit und Zusammenarbeit in Unternehmen geworden. Je digitaler die Unternehmen aufgestellt und je etablierter digitale Prozesse sind, desto besser kommen sie durch diese herausfordernde Zeit“, sagt Peter Collenbusch, Vorsitzender der Kompetenzbereichs Digital Office im Bitkom. „Die Geschäftsprozesse der Zukunft laufen ausschließlich digital. Viele Unternehmen haben in den letzten Jahren bereits entscheidende Weichen gestellt. Die Corona-Pandemie hat dem Digital Office einen weiteren Boost verliehen.“

Auch der Anteil jener Unternehmen, die eine Strategie zur Bewältigung des digitalen Wandels verfolgen, ist deutlich gestiegen: von 68 Prozent im Jahr 2018 auf 75 Prozent. Das geht bei vielen auch mit gesteigerten Investitionen in die Digitalisierung einher. 38 Prozent der Unternehmen wollen im laufenden Jahr grundsätzlich mehr Geld in die Digitalisierung ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse investieren. Bei 31 Prozent bleibt die Höhe der Investitionen gleich. Jedes vierte Unternehmen (25 Prozent) fährt den finanziellen Ausbau des „Digital Office“ in diesem Jahr allerdings zurück. „Angesichts der wirtschaftlichen Lage ist die Zurückhaltung mancher Unternehmen nachvollziehbar. Allerdings muss jedem klar sein, dass mit einer konsequenten Digitalisierung die eigene Widerstandsfähigkeit – insbesondere vor dem Hintergrund dieser herausfordernden Zeit – deutlich gesteigert wird“, betont Collenbusch. Im ersten Halbjahr hat die Corona-Pandemie so auch für konkrete Investitionen gesorgt: Mehr als jedes zweite Unternehmen (55 Prozent) hat die Investitionen in Hardware wie mobile Endgeräte erhöht. 39 Prozent gaben mehr Geld für Software aus, etwa in Form von Lizenzen für bestimmte Anwendungen.

Auch bei der Kommunikation setzen die Unternehmen stärker auf digitale Kanäle. Neben klassischen Kommunikationskanälen wie Festnetz-Telefonie oder E-Mail legen Video-Konferenzen stark zu und werden bei 61 Prozent der Unternehmen rege genutzt. Jedes zweite Unternehmen kommuniziert zudem über Messenger-Dienste, rund jedes dritte organisiert die Teamarbeit über digitale Kollaborationstools. Auch die Nutzung sozialer Medien ist weit verbreitet: 29 Prozent aller Unternehmen sind hier aktiv. Bei großen Unternehmen ab 500 Mitarbeitern sind es sogar 51 Prozent.

Zwei Drittel der Unternehmen setzen ECM-Anwendungen ein

Weiter etabliert hat sich zudem das digitale Dokumenten-Management: 68 Prozent nutzen Lösungen zum Enterprise Content Management (ECM), also digitale Anwendungen, die die Erstellung, Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten und Dateien umfasst. „ECM-Lösungen sind die wichtigste Grundlage für die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen“, betont Linda Oldenburg, Vorsitzende des Arbeitskreises Digitale Geschäftsprozesse im Bitkom. Das gleiche gilt für das Customer Relationship Management, mit dem Kundenkontakte und die Kommunikation mit Kunden digital verwaltet werden: Sechs von 10 Unternehmen nutzen eine solche Anwendung. Mehr als drei Viertel setzen auf ERP-Lösungen. „Geschäftsprozesse können mithilfe von Digital-Office-Lösungen enorm vereinfacht werden. Die Mitarbeiter werden dadurch von lästigen Routineaufgaben befreit und können sich so anspruchsvolleren oder kreativeren Inhalten widmen“, so Oldenburg.

Das Digital Office macht Unternehmen aber nicht nur zukunftsfester, effizienter und widerstandsfähiger – es sorgt auch für zufriedenere Kunden. Insgesamt sagen 71 Prozent der Unternehmen, die Kundenzufriedenheit habe seit der Einführung digitaler Lösungen für die Büro- und Verwaltungsprozesse zugenommen. 65 Prozent konnten bestimmte Prozesse automatisieren und damit Mitarbeiter entlasten. 64 Prozent zählen zu den Vorteilen, dass sie auf diese Weise leichter Compliance-Vorschriften erfüllen. Fast sechs von zehn Unternehmen sehen eine gestiegene Datensicherheit – und jedes dritte Unternehmen konnte das eigene Geschäftsmodell erweitern oder erneuern und neue Produkte und Dienstleistungen anbieten.

Kontakt: www.bitkom.org