Output Management-Strategien greifen oft zu kurz

Manche Entwicklungen der vergangenen Jahre wirken nach Angaben der Marktforscher geradezu paradox. So gehört das Einschränken von Farbdruck (34 Prozent) zu den beliebtesten Sparmaßnahmen in Unternehmen. Gleichzeitig steigt aber über alle Unternehmensgrößen hinweg der Anteil von Anwendern, die auf Tintenstrahl- und Farblasergeräten druckt. Bei der aktuellen Umfrage gaben nur noch knapp 50 Prozent der Teilnehmer in Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern an, hauptsächlich Schwarzweiß-Lasergeräte zu nutzen; vor zwei Jahren waren es noch 57 Prozent. Im Gegenzug stieg die Zahl der Farblaser-Nutzer von 26 auf 35 Prozent. Ähnlich paradox verhält es sich beim Druckvolumen. Viele Maßnahmen zielen darauf ab, durch intelligente Verteilung von digitalen Dokumenten den Output senken. Eine Rechnung, die aus Anwendersicht nicht auf geht: 78 Prozent der Befragten gab an, dass sie gleich viel oder mehr als noch vor zwei Jahren drucken.

Anwender und Arbeitsprozesse bleiben unberücksichtigt

Das wachsende Druckvolumen ist, nach Ansicht der Analysten, auch Indiz dafür, dass klassische Output-Management-Maßnahmen zu kurz greifen. Meist werde zwar auf der Infrastrukturseite gespart, während Anwenderverhalten und Arbeitsprozesse unberücksichtigt bleiben. Dies verdeutlicht auch die Hitliste der beliebtesten Sparmaßnahmen der Printerumfrage. Während die Gerätekonsolidierung in der Wahrnehmung der Studienteilnehmer ganz oben steht, gehört die Mitarbeiterschulung zum intelligenten Einsatz von Multifunktionsgeräten zu den seltensten Sparmaßnahmen im Druckbereich. Doch im Gegensatz zum dauerhaften Ertrag durch effizientere Mitarbeiter, bringen infrastrukturelle Maßnahmen meist nur Einmaleffekte, die zudem schnell verpuffen können, weil sie nicht flexibel auf sich verändernde Anforderungen angepasst werden können.

Anders sieht es bei Managed Print Services aus. Durch das Outsourcing der Druckeradministration an einen Dienstleister können sich Anwender stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und somit die Effizienz steigern. Jedoch auch MPS stoßen laut Printerumfrage12 an ihre Grenzen, denn das Bestellen, Beschaffen und Auswechseln von Verbrauchsmaterialien wird unverändert per Hand betrieben, selbst bei großen Unternehmen mit bis zu 1000 Mitarbeitern.

Druckerflotte im Handbetrieb

Erst bei Unternehmen mit mehr als 1000 Mitarbeitern überwiegt die Maßnahme, eine zuständige Person für die Büromaterialien zu benachrichtigen (28 Prozent). Doch auch dort holen 27 Prozent der Befragten die benötigen Verbrauchsmaterialien selbst aus dem Lager. Ins Gerät eingesetzt wird Toner und Tinte selbst in Unternehmen mit mehr als 1000 Angestellten überwiegend von den Mitarbeitern (56 Prozent). Dienstleister für die Verbrauchsmaterialversorgung sind auch bei Großunternehmen (12 Prozent) rar gesät, bei Unternehmen mit 201 bis 1000 Angestellten mit gerade mal sechs Prozent geradezu exotisch. Und Papier wird über alle Unternehmensgrößen hinweg von Mitarbeitern überwiegend selbst nachgelegt (93 Prozent).

Für Dokulife-Analyst Oliver Jendro bestätigt die Umfrage die Erfahrungen aus Projekten. Managed Services entlasten vor allem IT-Abteilung und Controlling und nur bis zu einem gewissen Grad auch die Anwender. Deshalb ist die Einführung von MPS zwar eine durchaus sinnvolle Maßnahme um Outputkosten im Allgemeinen zu senken. Als Einzelmaßnahme greife diese aber zu kurz. Die sinnvollste Output-Strategie sei, zuerst die Druckinfrastruktur auf die Arbeitsprozesse und Anforderungen der Anwender zu optimieren, dann die Mitarbeiter entsprechend der technischen Möglichkeiten zu schulen und schließlich die Output-Infrastruktur in flexible MPS einzubinden.

Kontakt: www.dokulife.de, www.brother.de