Umsatzsteuer-Tipps für Reisekostenabrechnungen

Grund dafür ist der Umstand, dass seit Anfang des Jahres für Hotelübernachtungen ein Mehrwertsteuersatz von sieben Prozent gilt, Frühstück, Internet- und Telefonnutzung oder der Inhalt der Minibar aber weiter mit 19 Prozent versteuert werden. Das hält die Reisekosten-Abrechnungsstellen in den Unternehmen wie auch die Reisenden selbst auf Trab. Denn wenn das Hotel diese Leistungen einzeln berechnet, muss es die Kosten in der Hotelrechnung separat vom Übernachtungspreis (sieben Prozent) mit dem Mehrwertsteuersatz von 19 Prozent ausweisen. Inzwischen hat das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben (Az. VI D 2 – S 7210/07/10003, IV C 5 – S 2353/09/10008) die Behandlung der unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze bei der Reisekostenabrechnung konkretisiert. Um das Umsatzsteuer-Chaos rechtssicher zu managen, rät Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Essen:

Tipp 1: Die separaten Leistungen des Hotels, die nicht unmittelbar der Übernachtung dienen, darf man auf der Hotelrechnung zu einem Sammelposten zusammenfassen lassen, z.B. als Business-Package oder als Servicepauschale. Diese Extraleistungen kann man sich auch als Pauschale in Höhe von 20 Prozent der Hotelrechnung ausweisen lassen. Separate Leistungen des Hotels sind etwa: Frühstück, Internetnutzung, Telefon, Reinigung, Bügel-, Schuhputzservice, Shuttle-Service zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft, Gepäcktransport außerhalb des Hotels, Überlassung von Fitnessgeräten, Parkplatz.

Tipp 2: Ist auf der Hotelrechnung ein „Business-Package“ ausgewiesen, muss der Arbeitgeber lediglich den geldwerten Vorteil für das Frühstück mit 4,80 Euro versteuern. Alle übrigen Bestandteile des Paketes darf er, wenn die Kosten nicht völlig überhöht sind, weiterhin lohnsteuerfrei erstatten. Führt das Hotel das Frühstück hingegen gesondert in der Rechnung auf, gilt diese Pauschalregelung nicht und der Mitarbeiter muss sein Frühstück komplett selbst bezahlen.

Tipp 3: Mann sollte schon bei der Hotelbuchung darauf achten, dass die Übernachtungskosten pauschal abgerechnet werden. Viele Hotelanbieter – auch im Internet – stellen sich sukzessive auf die neue Abrechnungspraxis ein.

Tipp 4: Als Alternative zur 4,80-Euro-Regelung bucht der Arbeitgeber die Übernachtung mit Frühstück. In diesem Fall kann für das Frühstück ein sogenannter Sachbezugswert von 1,57 Euro veranschlagt werden. Das heißt: Dem Mitarbeiter werden für das Frühstück (es darf allerdings nicht mehr als 40 Euro kosten) bei der Spesenerstattung pauschal 1,57 Euro abgezogen bzw. als geldwerter Vorteil lohnversteuert. Die darüber hinaus gehenden Kosten erstattet ihm der Arbeitgeber steuerfrei. Diese Möglichkeit ist sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Arbeitgeber steuerlich am günstigsten. Mitarbeiter können das Hotel auch selbst buchen, wenn deren Geschäftsreisen dienst- oder arbeitsrechtlich geregelt sind, etwa in ihrem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.

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