Dokumenten-Management: Mittelstand will ins digitale Büro investieren

Das sind fünf Prozentpunkte mehr als im Jahr 2017, wo lediglich 18 Prozent angaben, in diesem Bereich investieren zu wollen. Weitere sieben Prozent planen Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffungen für sogenannte Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM), dies hat die repräsentative Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ von Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands.

„Viele mittelständische Unternehmen planen erstmals die Einführung einer ECM-Software, um ihre Dokumente digital zu organisieren und zu verwalten. Das ist der richtige Schritt: Die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen ist die notwendige Voraussetzung, um die digitale Transformation zu bewältigen und neue Geschäftsmodelle zu erschließen“, sagt Nils Britze, Bitkom-Experte für digitale Geschäftsprozesse.

Dabei motivieren vor allem Effizienzsteigerungen zu den Investitionen. 91 Prozent der Unternehmen betonen den schnelleren Zugriff auf Informationen, 88 Prozent die Tatsache, dass so Aufwand und Kosten gesenkt werden. Für ebenfalls 88 Prozent ist eine bessere Sicherheit vor Daten- und Informationsverlust zentral, für 80 Prozent eine bessere Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien. „Effizientes und rechtskonformes Informationsmanagement ist ein wesentlicher Vorteil für mittelständische Unternehmen, der mit der digitalen Dokumentenverwaltung einhergeht“, betont Britze.

Die Entscheidung hierfür ist fast immer Chefsache: Bei neun von zehn Unternehmen hat die Geschäftsführung maßgeblich Einfluss darauf, ob in digitale Technologien investiert wird. Bei knapp der Hälfte hat die IT-Abteilung hier ein deutliches Mitspracherecht. Anwender aus den Fachabteilungen entscheiden nur in 14 Prozent der Unternehmen mit. „Die Geschäftsleitung ist in den meisten mittelständischen Unternehmen die maßgebliche Entscheidungsinstanz. Gerade bei kleineren Mittelständlern ist eine klassische IT-Abteilung oft gar nicht vorhanden. Umso wichtiger ist, dass auch Mitarbeiter mit Fachkompetenz in die Digital-Office-Strategie miteinbezogen werden“, sagt Britze. „So können Prozesse und Lösungen erarbeitet werden, mit denen alle Ebenen gut arbeiten können und die die Abläufe im Unternehmen nachhaltig verbessern.“

Um das digitale Büro ging es auch bei der Digital Office Conference, die am 22. Oktober im Rahmen der der Smart Country Convention in Berlin stattfand. Mit rund 250 Teilnehmern ist sie eine der wichtigsten Anwenderkonferenzen für digitale Office-Lösungen in Deutschland. Bereits zum dritten Mal kamen Firmengründer sowie Führungskräfte aus Privatwirtschaft und öffentlichem Sektor zusammen, um sich über neueste Angebote und Entwicklungen am Markt zu informieren.

Bei der Konferenz wurde auch die Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ vorgestellt. Die Studie ist auf der Website des Bitkom abrufbar.

Kontakt: www.bitkom.org, www.office-conference.com