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Der Schuldner muss zahlen: Manchmal kommt er dieser Pflicht jedoch erst nach einer Mahnung nach. (Foto: Stephanie Hofschlaeger /pixelio.de)
Der Schuldner muss zahlen: Manchmal kommt er dieser Pflicht jedoch erst nach einer Mahnung nach. (Foto: Stephanie Hofschlaeger /pixelio.de)

Unbezahlte Rechnungen: Fünf Tipps zum richtigen Anmahnen

Eindeutigkeit und Konsequenz sind das A und O bei Mahnungen. Die Bremer Inkasso gibt fünf Tipps für Unternehmen, damit die säumigen Kunden ihren Verpflichtungen nachkommen.

Immer noch tun sich viele Unternehmer schwer damit, die säumigen Kunden konsequent zu mahnen, aus Angst, diese für immer zu verschrecken, so Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso. Doch die Erfahrung zeigt auch, dass das Gegenteil der Fall ist: Ein konsequentes Mahnwesen wird zumeist als Zeichen für ein gutes Firmenmanagement gewertet und somit eher positiv wahrgenommen.

  1. Zahlungserinnerung oder Mahnung? Egal, wie man die Zahlungsaufforderung nennt, sie sollte schriftlich erfolgen und respektvoll, aber eindeutig formuliert sein. Es ist wichtig, bei einem Begriff zu bleiben, denn eine Benutzung beider Bezeichnungen nebeneinander kann (vor allem im Wiederholungsfall) dazu führen, dass der Schuldner die „Zahlungserinnerung“ ausnahmsweise nicht als ggf. verzugsauslösende „Mahnung“ begreifen muss.
  2. Wann ist eine Mahnung möglich? Gemahnt werden kann erst dann, wenn die Rechnung zur Zahlung fällig ist. Im Idealfall enthält der Vertrag, auf dem die Forderung beruht, eine Regelung zur Fälligkeit, die z.B. in den eigenen AGB festgehalten ist. Ansonsten tritt die Fälligkeit im gesetzlichen Normalfall sofort mit dem Vertragsabschluss ein.
  3. Muss man mahnen? Aus rechtlichen Gesichtspunkten kann eine Mahnung erforderlich sein. Sie muss oft erfolgen, damit der Schuldner überhaupt in Verzug kommt und den Verzugsschaden (u.a. Kosten eines Inkassounternehmens oder Rechtsanwalts) ersetzen sowie Verzugszinsen zahlen muss. Verzug tritt allerdings auch ohne Mahnung dann ein, wenn das Gesetz oder der Vertrag die Fälligkeit regeln oder wenn bei Entgeltforderungen 30 Tage ab Fälligkeit und Zugang einer Rechnung verstrichen sind. Bei Verbrauchern gilt Letzteres aber nur dann, wenn in der Rechnung darauf ausdrücklich hingewiesen wurde.
  4. Wie viel „Mahnung“ muss sein? Kaufmännisch üblich sind zwei bis drei schriftliche Mahnungen im Abstand von sieben bis zehn Tagen. Soll die Ernsthaftigkeit der Zahlungsaufforderung nicht „verwässert“ werden, sollte man nicht mehr als drei Mahnungen verschicken. Mit jeder weiteren würde man die eigene Glaubwürdigkeit untergraben, sagt Bernd Drumann.
  5. Was gehört in eine Mahnung? Jede Mahnung sollte deutlich als solche zu erkennen sein, also z.B. mit „1. Mahnung“ überschrieben sein. Jede Mahnung sollte das Datum und den Betrag der ursprünglichen Rechnung beinhalten und darüber hinaus auch die dazu gehörige Rechnungsnummer (ggf. Lieferscheinnummer). In manchen Fällen kann es sogar ratsam sein, die erbrachte Leistung noch einmal genau zu benennen oder auch eine Rechnungskopie beizufügen. Jede Mahnung sollte die Forderung deutlich darstellen und die Zahlung unmissverständlich verlangen. Man sollte sie in freundlichem, respektvollem Ton verfassen. Spätestens die 3. Mahnung sollte eine Frist enthalten „bis zum …. bei uns eingehend“ und die Ankündigung, dass die Rechnung nach Fristablauf an ein Inkassounternehmen oder an einen Anwalt abgegeben wird. Der Kunde sollte darüber informiert werden, dass er die Kosten, die er verursacht, ebenfalls zu zahlen hat (Verzugsschaden). Sollte ein Kunde bereits in Zahlungsverzug (z. B. durch Zugang der 1. Mahnung) sein, können (in diesem Fall ab der 2. Mahnung) Mahnkosten berechnet werden. Von vielen Gerichten werden ohne Nachweis Pauschalen zwischen einem und fünf Euro pro Mahnschreiben akzeptiert. Ebenso können Verzugszinsen verlangt werden. Handelt es sich bei dem Schuldner um einen Verbraucher, so liegt der Verzugszins fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz von -0,88 Prozent, mithin bei 4,12 Prozent (Stand 01.01.2017). Bei Geschäften zwischen Unternehmern wird ein Verzugszins von neun Prozentpunkten über dem Basiszins in Ansatz gebracht, mithin 8,12 Prozent (Stand 01.01.2017). In der dritten, noch besser „letzte(n) Mahnung“ können etwa auch „weitere (rechtliche) Schritte“ angekündigt werden, um dem Schuldner den Ernst der Lage noch deutlicher vor Augen zu führen.

Wird auch nach der dritten Mahnung nicht gezahlt, bleibt einem Gläubiger noch der Versuch, mit Hilfe eines Anwalts oder eines Inkassounternehmens eine außergerichtliche Einigung herbeizuführen. Häufig lässt sich ein Gerichtsverfahren mit professioneller Hilfe durch einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen vermeiden und die Kosten dieser Hilfe zählen in der Regel zum Verzugsschaden, so dass sie vom Schuldner zu tragen sind, unterstreicht Bremer Inkasso. Wenn die Forderungen jedoch auch durch solche Rechtsdienstleister nicht außergerichtlich realisiert werden konnten, bleibt nur noch der Gang vor Gericht.

Kontakt. www.bremer-inkasso.de 

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