BusinessPartner PBS

Bitkom: Zehn Merksätze zur elektronischen Archivierung

Statt Akten in Regalen zu stapeln, nutzen viele Unternehmen heute Systeme zur elektronischen Archivierung. Dabei müssen sie eine Reihe gesetzlicher Bestimmungen einhalten, um digitale Dokumente rechtskonform zu archivieren.

Dazu gehören unter anderem Kriterien wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit der Unterlagen. „Für manche Unternehmen sind die komplexen Gesetzestexte immer noch ein Grund, die Finger von der elektronischen Archivierung zu lassen. Dabei sind die wichtigsten Aspekte schnell erklärt“, sagt Frank Früh, Bereichsleiter ECM im Bitkom. Hier setzt der neue Bitkom-Leitfaden „Elektronische Archivierung und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“ an. Er erläutert kurz und kompakt in zehn einfachen Sätzen die wichtigsten Regelungen der GoBD und gibt entsprechende Ratschläge für die digitale Archivierung in Unternehmen. Die Abkürzung GoBD steht für die im November 2014 vom Finanzministerium herausgegebenen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Die zehn Merksätze für die elektronische Archivierung im Überblick:

  • Elektronische Archivierung ist technologieneutral.
  • Die Archivierung von Belegen hat zeitnah zu erfolgen.
  • Die elektronische Archivierung muss eine Unveränderbarkeit sicherstellen.
  • Archivierte Objekte müssen mit einem Index versehen werden.
  • Elektronisch archivierte Objekte müssen lesbar und auswertbar bleiben.
  • Steuerrelevante Daten dürfen im elektronischen Archivsystem aufbewahrt werden.
  • Elektronisch archivierte Objekte unterliegen der Betriebsprüfung.
  • Das elektronische Archivsystem darf vom Betriebsprüfer genutzt werden.
  • Die elektronische Archivierung darf unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland erfolgen.
  • Das elektronische Archivierungsverfahren ist zu dokumentieren.

Der Leitfaden „ Elektronische Archivierung und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis “ ist in Kooperation mit dem Verband elektronische Rechnung (VeR) entstanden und steht auf der Bitkom-Homepage zum kostenlosen Download bereit.

Kontakt: www.bitkom.org www.verband-e-rechnung.org 

Verwandte Themen
Der Bitkom-Index steigt um 5 Punkte auf 76. Das ist der zweithöchste Wert seit der erstmaligen Erhebung 2001.
IT-Branche bleibt optimistisch weiter
In der Vergangenheit war die Druck + Form als Fachmesse für die druckende Industrie in Sinsheim meist gut besucht.
Druck + Form für 2017 abgesagt weiter
Unter dem Motto „Alle gegen Oliver Neuville“ haben Fachhändler dann an jedem Spieltag die Möglichkeit, attraktive Preise zu gewinnen.
Kyocera Bundesliga-Tippspiel startet weiter
Noch in diesem Jahr sollen rund 150 Vorserienfahrzeuge des Transporters im StreetScooter-Werk in Aachen produziert werden und bei Deutsche Post DHL in der Paketzustellung zum Einsatz kommen. (Bild: Ford-Werke GmbH/Lothar Stein)
DHL setzt auf elektrische Antriebe weiter
Der Verband der KMU-Berater warnt die kleinen und mittleren Unternehmen vor Mängeln bei der Beratung durch Banken. (ThinkstockPhotos 637326492)
Kleine Unternehmen sollten Verhandlungsposition verbessern weiter
Egal wann, egal wo, egal wie. So wollen immer mehr Kunden heute einkaufen. (Bild: Kalim/Fotolia)
Wo steht der Handel beim Omni-Channel? weiter