Tipps für die elektronische Rechnung

Nur jedes vierte (27 Prozent) Unternehmen versendet Rechnungen über das Internet, so eine Erhebung des Statistischen Bundesamtes im Frühjahr 2011. Der Grund: Erst im Juli 2011 wurde der elektronische Rechnungsversand wesentlich vereinfacht. Zuvor mussten, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, elektronische Rechnungen signiert oder über ein elektronisches Datenaustauschverfahren (EDI) verschickt werden. Anfang Juli klärte nun das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben die letzten Details zum elektronischen Rechnungsversand. Durch die neue Regelung ist der elektronische Versand von Rechnungen auch für viele kleine und mittelständische Unternehmen attraktiv. Sie profitieren von den Vorteilen der neuen Lösung wie dem Entfallen von Druck- und Portokosten – und zwar ohne vorher in elektronische Signaturen oder Datenaustauschverfahren investieren zu müssen. Tipps, auf was bei elektronischen Rechnungen zu beachten ist, gibt der Verband Bitkom:

Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln

Ob eine Rechnung auf Papier oder per E-Mail verschickt wird, ist nach der neuen Rechtslage unerheblich. Jede Rechnung muss dieselben umsatzsteuerlichen Vorgaben an Authentizität, Integrität und Lesbarkeit erfüllen. Besondere Anforderungen an elektronische Rechnungen gibt es nicht. Zwar müssen sich Rechnungssteller und -empfänger über den Austausch elektronischer Rechnungen einigen. Hierbei reicht aber schon eine stillschweigende Akzeptanz aus, etwa indem die Rechnung kommentarlos beglichen wird. Einschränkungen bei der Wahl des elektronischen Zustellungsweges oder beim Dateiformat bestehen nicht.

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

Für jede Rechnung, ob auf Papier gedruckt oder elektronisch, muss weiterhin die Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts (Authentizität und Integrität) sichergestellt werden. Am einfachsten geschieht dies im Rahmen eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens. Wie bei jeder Rechnung auf Papier kann die Prüfung auf Authentizität und Integrität mit der Prüfung auf sachliche Richtigkeit der Rechnung verbunden werden.

Pflichtangaben müssen lesbar sein

Damit eine Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, müssen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten sein, beispielsweise Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger, Ausstellungsdatum sowie Art und Umfang der erbrachten Leistung. Zudem muss die Rechnung für das menschliche Auge lesbar sein. Dies gilt für die gesamte Aufbewahrungsdauer. Bei elektronischen Rechnungen muss beachtet werden, dass meist ein geeignetes Programm zum Anzeigen notwendig ist, etwa ein PDF-Viewer.

Aufbewahrung

Elektronische Rechnungen müssen wie Papierrechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. In dieser Zeit müssen sie jederzeit in ihren Originalzustand zurückversetzt werden können. Daher muss die Rechnung in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurde. Zudem muss während der Aufbewahrungsfrist auch die Lesbarkeit sichergestellt sein. Ein entsprechendes Programm wie ein PDF-Viewer sollte daher ebenfalls während der Aufbewahrungsfrist zur Verfügung stehen. Die Aufbewahrung von Ausdrucken elektronischer Rechnungen ist hingegen nicht zulässig.

Dokumentationspflichten

Für elektronische Rechnungen ergeben sich keine erhöhten Dokumentationspflichten. Es gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Danach muss die Verarbeitung der Rechnungsdaten und die Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens dokumentiert werden. Diese Verfahrensdokumentation muss wie die eigentliche Rechnung für zehn Jahre aufbewahrt werden.

Hier finden Sie eine Übersicht zu den wichtigsten Fragen rund um die elektronische Rechnung. Mehr zum Thema Enterprise Content Management (ECM) mit Experten-Interviews, Best-Practice-Beispielen und Neuigkeiten aus Markt und Technik gibt es zudem unter www.ecm-navigator.de. Informationen zum ECM Solutions Park und dem Forum des Bitkom auf der DMS Expo 2012 sind unter www.ecm-solutions-park.de zu finden.

Kontakt: www.bitkom.org