Freier Schreibtisch – klarer Kopf!

Gerade für den Fachhandel sieht Jürgen Kurz zahlreiche Profilierungschancen beim Thema Büro-Organisation.„Keiner hat Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat Zeit zum Suchen, das ist die Praxis in vielen Büros“, erklärt Buchautor und Aufräumexperte Jürgen Kurz. Der Geschäftsführer der Unternehmensberatung Tempus und bekannte Seminarleiter berät Unternehmen bei der Organisation von Arbeitsplätzen und weiß: Büroarbeit könnte um ein Vielfaches effizienter organisiert sein. „Ich verspreche bei meinen Seminaren 20 Prozent Effizienzsteigerung und habe in vielen Firmen bewiesen, dass dies möglich ist“, erzählt Kurz. Es gebe zwar Studien, die davon ausgehen, dass die Verschwendung bis zu ein Drittel der Arbeitszeit ausmache. „Ich bin hier gerne etwas zurückhaltend, oft steigt die Effizienz um mehr an.“

Ein zentrales Problem ist nach Ansicht von Kurz, dass viele Firmen nicht wissen, wie sie das Problem angehen sollen. Als Experte in diesem Bereich habe er ein Vorgehen entwickelt, das sich in vielen Unternehmen unterschiedlichster Größen und Branchen bewährt hat. Beim sogenannten Büro-Kaizen soll in fünf Schritten eine fortlaufende Verbesserung erreicht werden. Büro-Kaizen – auch Kaizen im Office oder Lean Office genannt – ist die Übertragung der aus der Produktion bekannten Kaizen-Prinzipien auf die Büroorganisation. Kaizen kommt aus dem Japanischen und bedeutet ständige Verbesserung. In Japan versteht man darunter eine positive Lebenseinstellung mit dem ständigen Streben nach Optimierung. „Das Schöne an Büro-Kaizen ist, dass es dem Mitarbeiter genauso nutzt wie dem Unternehmen“, erklärt Kurz, der neben einer Effizienzsteigerung auch weitere positive Effekte wie eine Steigerung der Arbeitsqualität oder Mitarbeiterzufriedenheit beobachtet.

In seinem Buch „Für immer aufgeräumt“ behandelt Jürgen Kurz neben dem eigentlichen Vorgang des Aufräumens und Sortierens Themen wie Standardisierung, Prozessoptimierung, Eigenverantwortung, Ziele und Kennzahlen.Nach der ersten Stufe, bei der Ordnung und Sauberkeit hergestellt werden, sieht die zweite Stufe eine Standardisierung der Büro-Organisation vor. Hier geht es darum, allgemeine Standards und Standards für Einzelarbeitsplätze zu schaffen, der Zettelwirtschaft ein Ende zu bereiten und den Dingen „eine Heimat zu geben“, was bedeutet, dass alle im Büroumfeld benötigten Utensilien einen Platz haben. Die dritte Stufe des Programms befasst sich mit der Optimierung der Arbeitsprozesse. Die vierte Stufe soll unter dem Motto Selbststeuerung durch Eigenverantwortung das eigenverantwortliche Arbeiten der Mitarbeiter fördern. Nach einer äußerlichen Optimierung geht es in der fünften Stufe schließlich darum, mittels definierter Ziele und Kennzahlen eine permanente Verbesserung der Prozesse zu erreichen. Bei der Verbesserung der Büro-Organisation helfen bereits einfache Mittel. „Ein trivial erscheinender, aber wichtiger Punkt ist beispielsweise, eine Posteingangsschale einzurichten, in der alle eingehenden Aufgaben gesammelt werden“, erzählt Kurz. Gerade für den Fachhandel sieht der Aufräumexperte hier zahlreiche Profilierungschancen. „Es gibt tolle Produkte, die der Bürofachhandel anbietet“, erklärt Kurz. Die größte Chance für den Fachhandel sehe er aber vor allem darin, dass man den Kunden konkrete Anwendungsbeispiele für diese Dinge gibt.

www.tempus.de, www.fuer-immer-aufgeraeumt.de