Von Amts wegen verschickt
- 02.09.2011
- Bürobedarf
- red.
Die Zentrale der selbstständigen Bundesoberbehörde mit Sitz in Köln wird von bundesweit insgesamt elf Außenstellen und einer Dienststelle in Berlin unterstützt. Am Hauptsitz in Köln sind rund 620 Mitarbeiter tätig, in den bundesweiten Außenstellen sind es weit über tausend. Von Fahrpersonal- und Verkehrsrecht über Lkw-Maut und Marktbeobachtung, Ziviler Notfallvorsorge und Statistiken des Güterverkehrs bis hin zu Mautzuwendungsverfahren spannt sich der Bogen der Aufgaben der Behörde. Damit leistet das Bundesamt einen wesentlichen Beitrag zur Verkehrssicherheit, Abgabengerechtigkeit und Wettbewerbsgleichheit auf Deutschlands Straßen. Gleichzeitig dienen die Berichte und Statistiken des Bundesamtes als Grundlage und Entscheidungshilfe für Gesetzesvorhaben im Bereich des Straßengüter- und Personenverkehrs.
Die Qualität des Postausgangs ist für eine Behörde wie das Bundesamt für Güterverkehr von großer Bedeutung. Daher fand bereits im Jahr 2009 ein zertifizierter Poststellencheck beim BAG statt. Experten der Deutschen Post durchleuchteten dafür die internen Arbeitsabläufe und die Ausstattung bis ins Detail, Fehler wurden keine entdeckt und die Poststelle erhielt das begehrte Zertifikat.
Poststellencheck für mehr Qualität
Das Zertifizierungsverfahren bezieht sich dabei in erster Linie auf die Maschinenlesbarkeit der Ausgangspost, denn neben den Kosten spielt die Zeit einen entscheidenden Faktor bei der Zustellung. Um die Regel E+1 (Einlieferungstag plus eins) zu gewährleisten, ist eine korrekte Adressierung und Frankierung der Briefsendungen notwendig – alles andere wird maschinell in den Briefzentren aussortiert und dauert entsprechend länger.
Jessica Löchner ist seit rund zwei Jahren als Leiterin für den Bürobetriebsdienst, angesiedelt in der Abteilung 3 „Zentrale Dienste“, in der BAG-Zentrale zuständig. Zu ihren Aufgaben als Sachbearbeiterin im Bereich Liegenschaften gehört unter anderem auch die Organisation der Poststelle. Vor einiger Zeit wurden im Referat 34 die Bereiche Posteingang und -ausgang räumlich zusammengelegt, was aufgrund der direkteren Kommunikation viele Vorteile mit sich brachte.
Das Postvolumen mit dem sich die Mitarbeiter der Poststelle beschäftigen ist saisonal unterschiedlich. In den Stoßzeiten der Fördermittelverteilung beispielsweise können täglich schon mehr als tausend Anträge eingehen, die umgehend an die richtigen Stellen verteilt werden müssen. Die Prognose für das laufende Jahr ist rund 700 000 eingehende Briefe und Pakete, für den Postausgang werden rund 470 000 Sendungen erwartet. Ein Großteil der Eingangspost wird gescannt und in digitaler Form an die zuständigen Mitarbeiter verteilt. Sämtliche Kontrolldaten aus dem Lkw-Mautverfahren erreichen die Behörde elektronisch, hier schließt sich ein papierloser Bearbeitungsprozess an. Nach der Bearbeitung werden die Formulare und Bescheide von den Kollegen an den Telearbeitsplätzen (die sich teilweise auch im Home Office befinden) elektronisch an das Druckzentrum weitergeleitet, wo sie auf der Druck- und Kuvertierstraße weiterverarbeitet werden. Im Druckzentrum kommen Maschinen von Neopost, Pitney Bowes und Océ zum Einsatz, in den Außenstellen werden auch Frankiermaschinen von Frama verwendet. Aber es sind natürlich nicht nur Bußgeldbescheide und Mahnungen, die die Behörde verlassen. Insbesondere auch Förderbescheide, Statistik-Fragebögen, Reisekostenabrechnungen, Pressemitteilungen und Anhörungsbögen werden in größeren Mengen regelmäßig verschickt.
Gedruckt wird überwiegend auf umweltfreundlichem Recyclingpapier, soweit es sich als maschinenverträglich erweist. Auch in der Hausdruckerei werde überwiegend auf Recyclingpapier gesetzt. Allerdings würden hier bei bestimmten Anwendungen (zum Beispiel Massen-SW-Kopien) auch hochwertige umweltfreundliche Multifunktionspapiere aus Frischfaser eingesetzt, da es bei den Recyclingpapieren häufiger zu Problemen beim Papiereinzug komme, erklärt ein Mitarbeiter der Vervielfältigungsstelle auf Nachfrage.
Der viel propagierte E-Post-Brief findet in der Behörde bislang keinen Anklang, denn der für die Zustellungsurkunden erforderliche Zustellungsbeweis sei elektronisch noch nicht so einfach umzusetzen. Aber es würden dahin gehend bereits erste Gespräche geführt, erläutert der Leiter der Pressestelle Horst Roitsch. In den einzelnen Abteilungen der Bundesbehörde werden Multifunktionsgeräte zum Drucken und Kopieren eingesetzt, Arbeitsplatzdrucker kommen nur noch in bestimmen Abteilungen zum Einsatz. Die „normale Post“, die sich außerhalb der elektronisch organisierten Standards bewegt, drucken die Mitarbeiter selbst aus, die Briefe werden dann vom Botendienst in die Poststelle gebracht, dort kuvertiert, frankiert und verschickt.
Die Auswahl der benötigten Maschinen und Papiere erfolgt in Kooperation mit den Fachabteilungen anhand von Leistungsbeschreibungen, erklärt Jessica Löchner, bei der die Fäden zentral zusammenlaufen. Die Leistungsbeschreibungen werden dann an die Beschaffungsstelle weitergegeben, die die nötige Bestellung oder Ausschreibung veranlasst. Auch die Außenstellen beschaffen Papier, Drucker und Maschinen über die Beschaffungsstelle der BAG-Zentrale in Köln.
