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„Keine Angst vor Ausschreibungen“

Einiges Know-how ist notwendig, um bei Ausschreibungen Erfolge verbuchen zu können. Beim von der Firma Holtz initiierten Seminar mit Ausschreibungsspezialist Siegfried Frankenstein stand die Praxis ganz oben auf der Agenda.

Engagierte Runde: Die Seminarteilnehmer aus dem Handel hatten allesamt ihre eigenen Erfahrungen bei Ausschreibungen gemacht
Engagierte Runde: Die Seminarteilnehmer aus dem Handel hatten allesamt ihre eigenen Erfahrungen bei Ausschreibungen gemacht

Ausschreibungen allgemein und ganz speziell im öffentlichen Bereich sind eine komplexe Angelegenheit – und dies für beide Seiten, den Beschaffer auf der einen und dem Händler und potenziellen Interessenten auf der anderen. Um Licht in das weitverbreitete Dunkel der „Öffentlichen Auftragsvergabe“ zu bringen, hatte die Firma Holtz Office Support, die mit ihrer Marke Magnetoplan zu den führenden Anbietern von Organisations- und Planungslösungen im Büroumfeld gehört, wichtige Handelspartner zu einem zweitägigen Seminar in die Wiesbadener Firmenzentrale eingeladen. Mit Siegfried Frankenstein, Fachreferent für Vergaberecht und Leiter a.D. einer zentralen Beschaffungsstelle mit Einkaufsverantwortung für mehr als 10 000 Behörden-Mitarbeitern, konnte ein Praktiker mit der Erfahrung von mehr als 300 eigenständig durchgeführten und bewerteten nationalen und europaweiten Ausschreibungen als Referent gewonnen werden. Frankenstein hat es sich dabei zur Aufgabe gemacht, Know-how und wichtige Informationen für und über beide Seiten – dem Beschaffer auf der einen und dem an einem Auftrag interessierten Händler auf der anderen – zu vermitteln. Ein wichtiger Punkt beim von Holtz-Vertriebschef Klaus Rieger initiierten Händlerseminar in Wiesbaden war, Verständnis für die Belange des Beschaffers zu erzeugen und Hintergründe aufzuzeigen, „wie es in einer Behörde wirklich läuft“.

Siegfried Frankenstein durfte viele Fragen beantworten.
Siegfried Frankenstein durfte viele Fragen beantworten.

Viel Potenzial vorhanden

Alleine die Bezeichnungen für die Vergabestellen im öffentlichen Bereich sind dabei nicht ganz leicht zu durchschauen: Dezernat Beschaffung und Service, Einkauf & Logistik, Zentraler Einkauf, Gebäudemanagement, Zentrale Dienste und Beschaffung sind nur einige wenige Beispiele für die Vielfalt, die in der Praxis anzutreffen ist. Und in Deutschland gibt es rund 30 000 öffentliche Vergabestellen. Das Volumen aller öffentlichen Aufträge liegt bei rund 250 Milliarden Euro jährlich, wovon rund 60 Prozent auf die Kommunen entfallen. Grundlage für die „Öffentliche Auftragsvergabe“ ist die „Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen“ (VOL), die am 11. Juni 2010 in Kraft getreten ist. Siegfried Frankenstein informierte im Seminar dabei über die wesentlichen Paragrafen der VOL/A wie die Grundsätze der Vergabe (Diskriminierungsverbot, „angemessene Preise“), Arten der Vergabe (öffentliche Ausschreibungen, beschränke Ausschreibungen, freihändige Vergabe), Rahmenvereinbarungen, Leistungsbeschreibungen bis hin zu Form und Inhalt der Angebote. Ein wesentlicher Punkt war die Darstellung des Ablaufs einer „Öffentlichen Ausschreibung“, verbunden mit wichtigen Tipps und Infos wie denen, dass bei nationalen Verfahren unterhalb des aktuellen Schwellenwertes von 193 000 Euro die freihändige Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb mit 64 Prozent das häufigste Verfahren in Deutschland sei.

Zusammengenommen mit der beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb mit 13 Prozent ergibt dies einen beachtlichen Anteil von 77 Prozent an Vergaben, die nicht veröffentlich werden – ein Argument gerade auch für mittlere und regional aktive Händler, den engen Kontakt mit den Vergabestellen zu suchen.

Idealer Veranstaltungsort: der Firmensitz von Holtz Office Support in Wiesbaden
Idealer Veranstaltungsort: der Firmensitz von Holtz Office Support in Wiesbaden

„Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 500 Euro (ohne Umsatzsteuer) könnten unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne eine Vergabeverfahren beschafft werden (Direktkauf)“, zeigte Frankenstein anhand eines Beispiels für die Vorgehensweise bei freihändigen Vergaben (durch einen Bundes-/Landesminister zugelassen) auf: Beträge bis 500 Euro (ohne Umsatzsteuer) können ohne aktenkundige Preisermittlung und ohne schriftliches Angebot, Beträge bis 5000 Euro mit aktenkundiger Preisermittlung (in der Regel durch Einholung von drei Angeboten per Telefon, Fax oder E-Mail) und Beträge bis 12 500 Euro mit aktenkundiger Preisermittlung (in der Regel durch Einholung von mindestens drei schriftlichen Angeboten) vergeben werden.

Verständnis geweckt: den Vertretern aus dem Handel die Nöte der Beschaffer vermittelt
Verständnis geweckt: den Vertretern aus dem Handel die Nöte der Beschaffer vermittelt

Die Seminarteilnehmer, die von Berlin und Potsdam bis München in die Holtz-Firmenzentrale angereist waren, konnten wichtige Anregungen für ihre Tagesarbeit im Bereich „Öffentliche Ausschreibungen“ mit nach Hause nehmen. Frankensteins Botschaften, Ausschreibungen schon alleine wegen der anfallenden Kosten von durchschnittlich 1000 Euro für die Erstellung mit Bedacht auszuwählen, und den persönlichen Kontakt zur Vergabestelle zu suchen – „der Beschaffer benötigt gerade bei der Vielfalt der Büroartikel Unterstützung“ –, blieben haften. Bei der Firma Holtz, die verstärkt auf qualitativ anspruchsvolle Schulungs- und Seminarinhalte für und mit den Handelspartnern setzt, ist die Entscheidung für eine Fortsetzung bereits gefallen: Ende März 2012 findet das nächste Seminar statt.

www.magnetoplan.de

www.siegfriedfrankenstein.de

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