Neue Output-Strategie im Alltagstest
- 03.06.2008
- Bürotechnik
- red.
Ahmed el Husseini, Marketing Manager Professional and Managed Services bei Lexmark Deutschland, erläutert die Einsparungen durch die optimierte Druckerumgebung.Druckerinfrastruktur rationalisieren, Druckprozesse optimieren, die Umwelt schonen und letztendlich Kosten sparen: Das könnten die Beweggründe für Unternehmen sein, sich einmal kritisch mit ihren Outputlösungen zu beschäftigen. Doch in der Praxis passiert das eher selten: Einer IDC-Studie zufolge kennen 76 Prozent aller Unternehmen ihre Outputkosten nicht, dabei betragen diese laut den Marktforschern von Gartner im Durchschnitt ein bis drei Prozent vom Unternehmensumsatz. Mitarbeiter „verdrucken“ damit zwischen 400 und 1200 Euro im Jahr. Wenn man dann noch berücksichtigt, dass eine von sechs gedruckten Seiten ungelesen weggeworfen wird, weil sie nicht mehr aktuell ist, noch einen Fehler enthält oder schlichtweg aus Versehen doppelt gedruckt wurde, dann wird deutlich, dass hier ein großes Einsparpotential vorhanden ist.
„Das klingt natürlich erst einmal schizophren, wenn ausgerechnet ein Druckerhersteller argumentiert, dass weniger gedruckt werden soll“, meint Ahmed el Husseini, Marketing Manager Professional and Managed Services bei Lexmark Deutschland, „aber langfristig versprechen wir uns dadurch große Chancen, weil wir das Thema ernst nehmen und unsere Kunden innovativ beraten.“
Die Zahl der verbrauchten Druckkassetten soll bei Lexmark durch Toner mit hoher Reichweite verringert werden. Die leeren Kartuschen landen am Ende in diesen Recycling-Behältern.Mit dem Showcase wolle das Unternehmen, das betonte auch Lexmark-Deutschland-Chef Mike R. Rüschenbaum bei der Vorstellung des Programms, seinen Besuchern – Kunden wie Fachhandelspartnern – zeigen, welche Veränderungen im laufenden Geschäftsbetrieb vorgenommen wurden und zu welchen Ergebnissen die Optimierung der Druckerumgebung geführt hat.
Am Anfang der Optimierung stand dabei auch bei Lexmark eine Bestandsaufnahme, und die fiel durchaus ernüchternd aus: „Die dabei erhobenen Daten sprachen nicht unbedingt für uns“, so el Husseini. So druckte fast jeder Mitarbeiter auf einem „eigenen“ Arbeitsplatzdrucker, insgesamt gab es mit 81 Geräten weit mehr Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte als benötigt. Nach der Analyse des tatsächlichen Druck- und Kopierbedarfs reduzierte Lexmark die Zahl der Geräte auf nur noch 13 Stück für die rund 100 Mitarbeiter in Dietzenbach. „Dabei ist es aber wichtig, auch auf die Bedürfnisse der Kollegen einzugehen, um eine Akzeptanz für die neue Situation zu erreichen“, so Ahmed el Husseini. Zwar muss der einzelne Mitarbeiter unter Umständen ein paar Schritte weiter laufen, um seine Dokumente abzuholen, gleichzeitig profitiert er aber auch durch mehr Funktionalität (zum Beispiel Farbdruck, A3-Druck) und Komfort. Denn dank der zentralen Steuerung und Kontrolle der Output-Geräte ist es nicht mehr nötig, dass jeder Mitarbeiter sich selbst um den Wechsel der Tonerkartuschen oder um die Beschaffung von Papier kümmert.
Papier gibt’s nur nach Anmeldung: Per ID-Karte identifiziert sich der Mitarbeiter an der Druckerstation. Danach erst werden seine Dokumente – und zwar nur die, die er wirklich benötigt – ausgedruckt.Einsparungen wurden in der Lexmark-Zentrale aber nicht nur durch die optimale Geräteauslastung, sondern auch durch die Senkung des Papierverbrauchs erzielt: Mithilfe der voreingestellten Duplex-Funktion bedrucken alle Geräte automatisch beide Seiten eines Blattes. Zusätzlich können mit der „Multi-up-Druck”-Funktion zwei oder mehr Seiten auf einer zusammengefasst werden – sinnvoll speziell bei Präsentationen. Außerdem werden die Dokumente nicht automatisch gedruckt, sondern erst, wenn der Mitarbeiter diese am Drucker oder MFP abholen will. Nach der Authentifizierung mit ID-Karte kann er am Gerät noch einmal gezielt auswählen, welche der vom PC an den Drucker geschickten Dokumente er jetzt tatsächlich noch auf Papier benötigt. Die Bilanz nach dem ersten Quartal klingt durchaus eindrucksvoll: Nach Angaben von Lexmark sind die Kosten für Verbrauchsmaterial um 29 Prozent gesenkt worden, die Papierkosten sogar um 67 Prozent. Insgesamt reduzierten sich demnach die direkten Kosten für Drucke und Kopien um 36 Prozent. Die Zahl der gedruckten Seiten sei um rund 29 Prozent gesunken.
„Hochgerechnet auf das Jahr bedeutet das eine Einsparung von etwa 1050 Kilogramm Papier, das sind über 400 Verpackungseinheiten“, sagt Ahmed el Husseini. Und durch die Verwendung von Druckkassetten mit hoher Reichweite falle auch 65 Prozent weniger Abfall an.
Das Praxisbeispiel aus Dietzenbach wird kein Einzelfall bleiben: Das Konzept wird nach und nach auch auf die anderen Lexmark-Standorte weltweit übertragen und dient natürlich gleichermaßen als Blaupause für viele mittelständische Unternehmen.
