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Sparpotentiale liegen brach

Das Potential von Dokumenten-Management zur Kosteneinsparung in Unternehmen wird häufig unterschätzt, heißt es beim Anbieter HP. Um rund ein Drittel können die Kosten im Idealfall gesenkt werden.

Dokumenten- Management unterstützt Unternehmen dabei, effizienter zu arbeiten. Die Aufgabe des Fachhandels heißt Beratung.
Dokumenten- Management unterstützt Unternehmen dabei, effizienter zu arbeiten. Die Aufgabe des Fachhandels heißt Beratung.

Kosteneffizienz, verbesserter Workflow und höhere Produktivität – dies sind Ziele, die jedes Unternehmen anstrebt und die mit modernem Dokumenten-Management realisiert werden können. Wie der Anbieter HP unterstreicht, setzt gegenwärtig erst jedes dritte Unternehmen in Deutschland nach einer Umfrage des Analystenhauses IDC solche Lösungen ein. Enorme Sparpotentiale liegen brach: Mit der richtigen Lösung lassen sich die Kosten um über 30 Prozent reduzieren.

Hier ist der Fachhändler als Berater der Kunden gefragt. Denn bevor sich ein Unternehmen für die Einführung eines neuen Dokumenten-Management-Systems entscheidet, sollte zunächst eine detaillierte Analyse erfolgen. Nur so lässt sich feststellen, wie Dokumente gegenwärtig gespeichert und verwaltet werden und welche Schritte für eine optimale Lösung notwendig sind. Mit dem HP-Partner wird der Bedarf gemeinsam ermittelt und basierend darauf, effiziente Workflow-Prozesse entwickelt. Dabei sollte selbstverständlich auch eine optimale Infrastruktur zum Erfassen, Verwalten und Verteilen von Dokumenten berücksichtigt und nach der Analysephase eingeführt werden.

Eine Möglichkeit, diese Umgebung effizienter zu gestalten, ist der Austausch von Einzel- durch Multifunktionsgeräte (MFPs). So sind für das Digitalisieren keine PCs mehr erforderlich und die Geräte lassen sich in nahezu allen Dokumenten-Management-Systemen einsetzen. Um das Erfassen und Weiterverarbeiten zu automatisieren, bieten beispielsweise die Geräte von HP direkt im Bedienfeld Funktionstasten für verschiedene Arbeitsabläufe. So werden die Papiere in einem Arbeitsgang eingelesen, verschlüsselt und automatisch an das richtige Verwaltungssystem weitergeleitet. Ein weiterer Vorteil: Die Arbeitszeit der Mitarbeiter für diese Vorgänge reduziert sich deutlich.

HP „LaserJet Enterprise 500 Color MFP“: Das Bedienfeld ist auf den Einsatz in einem DMS zugeschnitten.
HP „LaserJet Enterprise 500 Color MFP“: Das Bedienfeld ist auf den Einsatz in einem DMS zugeschnitten.

Auch die neuen HP-Geräte mit „ePrint“-Technik helfen, solche Prozesse zu optimieren: Sie verfügen über eine eigene E-Mail-Adresse und empfangen Druckaufträge direkt vom Smartphone, iPad oder Laptop per E-Mail. So können gerade Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, jederzeit und von überall aus drucken – und die Präsentation für das Meeting liegt bei der Ankunft im Büro schon im Ausgabeschacht. Das Ergebnis: Dokumente lassen sich zeitsparend in Auftrag geben und die Anwender im Unternehmen können produktiver arbeiten. „Selbstverständlich ist der Ausdruck über ‚ePrint‘ sicher“, unterstreicht das Unternehmen: „Neben einer Liste der autorisierten User sowie Spam-Filtern hat HP zusammen mit Research in Motion (RIM), den Entwicklern des Blackberry-Smartphones, eine Lösung entwickelt, bei der die gesendeten Daten das Unternehmensnetzwerk nicht verlassen. Damit sind alle Dokumente vor unbefugtem Zugriff geschützt.“

Schließlich bietet HP eine Reihe von Applikationen an, die eine einfache Anbindung der Geräte an das Dokumenten-Management-System ermöglichen. So können Schriftstücke beispielsweise automatisch indiziert und klassifiziert, an relevante Informationen gekoppelt oder einem elektronischen Prozess als Anhang hinzugefügt werden. Das Ergebnis: Viele Arbeitsschritte müssen nach Angaben des Anbieters nicht mehr manuell ausgeführt werden. Dies spart Zeit und verbessert außerdem den Informationszugang: Die Dateien lassen sich leichter über Abteilungen oder Niederlassungen hinweg austauschen und jederzeit von allen autorisierten Mitarbeitern einsehen.

Features

· Workflow-Prozesse und Kosten optimieren

· sichere Einbindung der „ePrint“-Technik

· Applikationen für die Anbindung an ein DMS

www.hp.com/de

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