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Notwendige Veränderung

Der Wandel vom transaktionalen Geschäft zum MPS-Anbieter sei bislang nur wenigen Händlern gelungen, findet Branchenexperte Steven Swift. Das Gründungsmitglied des Beraternetzwerks IDeAs fragt sich: „Nimmt der Handel in Europa Managed Print Services ernst genug?“

IDeAs-Berater Steven Swift
IDeAs-Berater Steven Swift

„Einige Händler in Europa haben den Wandel hin zum Service-basierten Geschäft ganzen Herzens angenommen und fahren gut damit“, sagt Steven Swift. Dies zeige sich am Beispiel der IMPSGA, einem Zusammenschluss führender MPS-Anbieter aus verschiedenen Ländern, findet der Experte, der auf mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Output-Industrie zurückblicken kann und als Gründungsmitglied des unabhängigen Beraternetzwerks IDeAs und stellvertretender Vorsitzender der IMPSGA über langjährige Praxiserfahrung verfügt. „Solche Händler sind aber in der Minderheit und in manchen Ländern ist es schwer, ernstzunehmende MPS-Anbieter zu finden“, bedauert er.

Aber bedeutet das, dass der Markt noch nicht bereit oder der Handel beim Wandel zum neuen Geschäftsmodell zu langsam ist? Wie immer, gebe es auch hierfür keine einfache Antwort, so Swift. Jedoch zeige sich, dass die Veränderungen von Technologien, Nutzeranforderungen und Kaufverhalten unaufhaltsam zu einem Service-basierten Geschäftsmodell führen. „Anbieter, die ihr Geschäft nicht ändern, verlieren gegenüber Mitbewerbern, die dies tun, ebenso wie gegen neuen Wettbewerbern. Und werden schneller aus dem Rennen geworfen, als sie es sich vorstellen können“, ist sich der Experte sicher.

Um die Entwicklung zu verstehen, muss man die Gründe für den Wandel betrachten. Eigentlich, so Swift, seien MPS schon mit Konvergenz von Druckern und Kopieren und der damit verbundenen Veränderung der Dokumentendistribution entstanden. „Heute werden Dokumente überwiegend elektronisch verteilt, per E-Mail oder die stetig steigende Zahl an Dokumenten-Management-Systemen, von denen viele Cloud-basiert sind“, beschreibt Swift. Viele dieser Dokumenten würden nie gedruckt und wenn doch, dann auf dem lokalen System des Empfängers. Mit den rasanten Veränderungen könne die Büro-Infrastruktur und -Kultur jedoch nur schwer Schritt halten, erklärt der IDeAs-Gründer. In vielen Unternehmen unterscheide man nach wie vor zwischen Druckern, die als Netzwerkperipherie von der IT betreut, und Kopierern, die als freistehende Systeme von der Abteilung betreut werden. „Obwohl beide fast identische Funktionen haben, werden sie unterschiedlich wahrgenommen, gebraucht, gekauft und verwaltet.“

Die Mehrheit der Dokumente aus einem Kopierer, beziehungsweise Multifunktionsgerät, seien Ausdrucke, erklärt Swift. Hauptgrund für die eingebaute Scan-Einheit sei die Digitalisierung von Dokumenten zur Archivierung, Bearbeitung oder Weitergabe in ein Enterprise Content Management (ECM)-System. „Einfache Kopien sind selten geworden“, weiß der Fachmann. Dass man immer weniger zwischen Drucker und MFP unterscheide, sei eine Entwicklung, die es erst seit wenigen Jahren gebe und die von größeren Unternehmen ausging, sich aber zunehmend bei kleinen und mittleren Unternehmen sowie im öffentlichen Bereich durchsetzt. „Grund dafür ist das steigende Bewusstsein darüber, dass die bisherige Art zu Arbeiten personelle und finanzielle Ressourcen vergeudet und durch die Optimierung der Output-Systeme in einer gemanagten Flotte signifikante Ersparnisse und steigende Produktivität realisiert werden können“, betont Swift.

Top-10-Gründe für den MPS-Einsatz
Top-10-Gründe für den MPS-Einsatz

Mittlerweile erkennen selbst kleine und mittlere Unternehmen die Chancen von MPS, dies belege auch eine Studie von Quocirca die zeige, dass Kostenreduktion und -Kontrolle auch hier an Bedeutung gewinnen. Über 50 Prozent der Unternehmen mit 250 bis 500 Mitarbeitern nutzen demnach bereits MPS, weitere 40 Prozent planen den Einsatz. Auch von den Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern sagt knapp die Hälfte, dass sie MPS einsetzen oder dies planen. Gründe für die steigende Akzeptanz von MPS seien zudem ein verändertes Anwenderverhalten, durch das gemeinsam genutzte Ausgabesysteme besser angenommen werden sowie der steigende Druck auf IT-Abteilungen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren, anstatt Ressourcen mit Aufgaben wie dem Drucken zu verschwenden, weiß Swift.

„Überlagert wird dies vom Trend zum Outsourcing von Aufgaben, die nicht zum Kerngeschäft gehören.“ Ein Trend, bei dem es große Unterschiede Europa gebe, weiß der Berater. Obwohl Outsourcing in vielen nordeuropäischen Ländern, insbesondere Großbritannien, ebenso wie bei den großen internationalen Unternehmen weit verbreitet sei, entgegne man dem Thema in Frankreich oder Südeuropa skeptisch, was mit kulturellen Unterschieden aber auch der Anzahl kleinerer Unternehmen in Verbindung stehe. In Ländern wie Deutschland, wo man großen Wert auf Datenschutz und -sicherheit lege, werde externen Anbietern das Erfassen und Managen von Dokumenten erschwert.

Außer bei den großen Konzernen, die ohnehin direkt vom Hersteller betreut werden, haben sich MPS deshalb nicht überall in Europa mit der gleichen Geschwindigkeit entwickelt. „Es überrascht wenig, dass einige Händler, die meinen, das Geschäft zu kennen, eine Veränderung nach all den profitablen Jahren nicht für nötig halten und in MPS nur ein Marketing-Trick der Industrie sehen“, weiß der Fachmann. „Trotzdem bin ich überzeugt, dass Händler, die meinen, sich nicht verändern zu müssen, eine böse Überraschung erleben.“ Ungeachtet der Barrieren, die wirtschaftliche Notwendigkeit, die das Thema antreibt, sei zu groß, um sich ihm zu widersetzen. Zwar könne die Umsetzung in verschiedenen Ländern voneinander abweichen. „Ein Unternehmen wird es sich nicht entgehen lassen, Output-Kosten um 30 Prozent oder mehr zu reduzieren und zusätzlich die Produktivität von Anwendern und IT zu steigern.“

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