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Der Köder heißt Software-Lösung

Die Zeit für den Fachhandel ist günstig, wenn er Kunden zur Optimierung der Druck- und Kopierinfrastruktur ansprechen will – so lassen sich die Ergebnisse einer aktuellen Kyocera-Studie interpretieren.

Kyocera „FS-C8650DN“ und „FS-C8600DN“: zwei neue Farbdrucksysteme für den DINA3- Bereich
Kyocera „FS-C8650DN“ und „FS-C8600DN“: zwei neue Farbdrucksysteme für den DINA3- Bereich

Das Interesse, Managed-Document-Services einzusetzen, ist bei den Unternehmen zur Zeit hoch. Dies ist das Ergebnis einer europaweiten Untersuchung des Herstellers Kyocera. Jedes vierte Unternehmen plant demnach in den kommenden zwölf Monaten, seine Druck- und Kopierprozesse zu optimieren, um damit vor allem Kosten zu senken. In der von Kyocera Document Solutions in Auftrag gegebenen Studie „Managed Document Services (MDS) in Europa“ werden die Ansichten von rund 750 IT-Managern aus acht europäischen Ländern oder Regionen zusammengefasst. Auffällig ist: Insbesondere Lösungen zur Archivierung sowie für das Kosten-Controlling stehen im Fokus der Unternehmen.

Und: Die Entscheidung über die Realisierung eines MDS-Projekts fällt verstärkt auf der obersten Managementebene.

Wo kann der Fachhandel in der Argumentation vor Ort beim Kunden ansetzen?

• 70 Prozent der befragten IT-Entscheider sehen den Hauptvorteil eines entsprechenden MDS-Konzepts in der Senkung der Unternehmenskosten

• 52 Prozent versprechen sich überdies eine Beschleunigung der Arbeitsprozesse

• 47 Prozent erwarten eine bessere Kostentransparenz

Generell ist die Total Cost of Ownership (TCO) für 88 Prozent der europäischen Entscheider ein zentrales Kriterium bei der Kaufentscheidung für neue IT-Solutions.

Oliver Kreth, General Manager European Marketing bei Kyocera Document Solutions Europe: „Die Kooperation mit DocuWare bildet den zentralen Hebel, um künftige Umsatzziele zu erreichen.“
Oliver Kreth, General Manager European Marketing bei Kyocera Document Solutions Europe: „Die Kooperation mit DocuWare bildet den zentralen Hebel, um künftige Umsatzziele zu erreichen.“

Bei der Optimierung von Dokumentenprozessen steht jedoch nicht allein der Austausch der Hardwarekomponenten im Fokus: So gaben zwölf Prozent der Befragten an, dass die Implementierung von Softwarelösungen der Hauptgrund für die Veränderung des Print- und Outputmanagements war. Software-Lösungen spielen dementsprechend eine immer größere Rolle im Geschäft mit MDS. Vor allem Lösungen für den Formulardruck (34 Prozent) sowie für das Monitoring (ebenfalls 34 Prozent) sowie zur automatischen Archivierung (33 Prozent) werden länderübergreifend in allen Unternehmen besonders häufig eingesetzt. Für die meisten Entscheider liegt der Vorteil von Lösungen in der Automatisierung von Prozessen: So gaben 38 Prozent der Befragten an, dass dieser Aspekt am meisten auf die Reduktion der Kosten einzahlt.

MDS beschäftigt oberes Management

Ein weitere Erkenntnis der Studie ist, dass das Thema MDS in Europas Unternehmen vor allem ein strategisches ist: Da sich eine ganzheitliche Betrachtung der Dokumenten-Prozesse im Unternehmen auf alle Unternehmensbereiche auswirkt, liegt die Entscheidung über MDS im oberen Management. So entscheidet über die Verwirklichung eines MDS-Konzepts in den meisten Unternehmen der IT-Leiter (65 Prozent) oder der CIO (39 Prozent). In jedem fünften Unternehmen ist zugleich der CEO in den Entscheidungsprozess involviert. Doch nicht nur Kostenaspekte sind dafür ausschlaggebend, dass sich Unternehmen mit MDS auseinandersetzen. So gaben nahezu alle befragten Unternehmen an, dass auch die Themen Umwelt und Nachhaltigkeit bei der Entscheidung über eine IT-Investition eine Rolle spielen. Jedes dritte Unternehmen gibt an, mit der Einführung von MDS-Strukturen auch die eigene Klimabilanz verbessern zu wollen. Die Entscheider sehen insbesondere beim Energieverbrauch (87 Prozent), bei der Abfallvermeidung (81 Prozent) sowie der Verbesserung des Carbon-Footprint (70 Prozent) Potenziale, die über MDS realisiert werden können. Kyocera betont hierbei die Vorteile der „Ecosys“-Technik und der niedrigen Betriebskosten: Durch den Einsatz langlebiger Komponenten sei die Abfallmenge im Vergleich zu anderen Systemen um bis zu 75 Prozent geringer.

www.kyoceradocumentsolutions.de

Kyocera kooperiert mit DocuWare

Vor dem Hintergrund der stärkeren Fokussierung der Kunden auf Managed Document Services hat Kyocera Deutschland eine Kooperation mit DocuWare Europe gestartet. „Ob Archivierung, Recherche oder Weiterbearbeitung: Durch die Kooperation mit DocuWare können wir Kunden eine ganzheitliche Lösung bieten“, sagt Oliver Kreth, General Manager European Marketing bei Kyocera Document Solutions Europe. Zeitgleich kündigte der Hersteller den Ausbau seiner Kompetenzen in Bezug auf DocuWare aus. „Um Kunden eine optimale Beratung zu bieten, werden wir nicht nur unsere Vertriebs- und Supportmannschaft weiterhin gezielt schulen, sondern uns in den kommenden Monaten auch personell verstärken“, sagte Kreth. Das Programm DocuWare legt unstrukturierte Informationen, egal ob in Papier- oder digitaler Form, aus allen Unternehmensanwendungen und -prozessen in einem zentralen Dokumenten-Pool ab. Anschließend stehen die Unterlagen sortiert nach Kunde, Projekt sowie anderen Ordnungskriterien unternehmensweit und zu jedem Zeitpunkt zur Verfügung. Die Archivierung von beispielsweise E-Mails, Rechnungen oder Dokumentationen, die nach gesetzlichen Standards erfolgt, wird somit optimiert, der Aufwand bei der Verarbeitung und Lagerung gedruckter Akten reduziert.

www.docuware.de

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