Effiziente Scan-Workflows

Dokumenten-Management beschränkt sich nicht allein auf intelligente Software-Lösungen. Neben der Software spielt leistungsstarke Hardware, beispielsweise beim Scannen, eine wichtige Rolle. Mit einem umfangreichen Produktsortiment bietet Epson zahlreiche Lösungen, um den Dokumentenworkflow effizient zu gestalten. Im Gemeindeamt Bonn-Beuel beispielsweise sorgt der Epson-Scanner „GT-S 50“ für effiziente Prozesse. Die evangelische Kirchengemeinde mit etwa 10 000 Gläubigen verfügt über ein Amt, betreut mehrere Bezirke samt Gemeindegruppen und vier Kirchen. Den Bedürfnissen ihrer Mitglieder kommt die Gemeinde nach, indem sie Aktivitäten wie Ökumene, Gottesdienste oder Kirchenmusik anbietet. Für die Kleinen wird in Kindergärten und mit einer Auswahl an Ferienprogrammen gesorgt. Die Älteren können zwischen Kreisen für Eltern und Kinder, Literatur, Diakonie bis hin zu Seniorentreffs oder Gruppenreisen wählen. Die um­fang­reiche Angebotspalette erfordert viel Verwaltungsgeschick. Zur Büroausstattung zählt deshalb der Epson-Scanner „GT-S50“, der die elektronische Verarbeitung der Unterlagen erleichtert. Das System scannt eine Vielzahl unterschiedlicher Papierarten, zeichnet sich durch einfache Bedienung sowie zahlreiche Funktionen aus. Dazu gehören ein automatischer Dokumenteneinzug für bis zu 75 A4-Blätter, eine Auflösung mit 600 dpi sowie energiesparendes und verzögerungsfreies Scannen mit der Epson „ReadyScan LED“-Technologie.

Gemeindeamtsleiter Rainer Biegel nutzt das Gerät vorwiegend, um Papierdokumente zu scannen und als PDF an die Mitglieder der Gremien zu verschicken. Mit der Duplex-Funktion lassen sich zudem die zahlreichen beidseitig bedrucken Unterlagen digitalisieren. Bei der alten Kopiererlösung mussten die Seiten von Hand gewendet, verpackt und per Post verschickt werden. Auch Dokumente wie Beglaubigungen oder Urkunden, die aus gesetzlichen Gründen für lange Zeit sicher aufbewahrt werden und samt der darauf befindlichen Stempel gut lesbar sein müssen, werden mit dem „GT-S50“ gescannt. Auch die Qualität der Dokumentenerkennung ist sehr wichtig. Der Scanner verfügt über eine OCR-Software, mit der Papierdokumente leicht in ein elektronisches und durchsuchbares Format gebracht werden können.

Irene Schwingen ist seit mehr als zehn Jahren im Gemeindeamt tätig und von den Vorteilen des „GT-S50“ überzeugt: „Die Scan-Software erkennt Dokumente zuverlässig, was die Arbeit deutlich erleichtert. Ich muss das Dokument lediglich einscannen schon habe ich eine PDF-Datei und kann sie nach Namen, Geburtsdaten oder sonstigen Angaben durchsuchen.“ Von besonderer Bedeutung für die Gemeinde ist, dass der Scanner in die Branchensoftware „MEWIS NT“, eine Plattform für das kirchliche Meldewesen, integriert ist. Die Software ist für Kirchen und Behörden entwickelt und erleichtert die Kommunikation zwischen den Einrichtungen. Alle kommunal gelieferten Daten werden dort abgebildet und auf eine Plattform übertragen. Damit lassen sich die für das kirchliche Leben erforderlichen Informationen aktuell erfassen und auswerten.

Um dem Bedarf nach leistungsfähigen Scannern gerecht zu werden, hat Epson mit der „WorkForce DS“-Serie jüngst neue A3- und A4-Scanner vorgestellt. Die Produktreihen unterteilen sich in drei Leistungsklassen mit je einem A3- und einem A4-Gerät, die auch in Netzwerkausführung verfügbar sind. Alle zwölf Modelle verfügen über WIA-, Twain- und ISIS-Schnittstellen und lassen sich in bestehende Dokumentenverwaltungen und Cloud-Dienste einbinden. Alle neuen Epson-Scanner verfügen über eine Energy Star-Zertifizierung, sind mit LED-Technologie ausgerüstet und benötigen nur wenig Aufwärmzeit. Neben der Hardware bietet Epson mit der „Document Capture“-Software zudem eine Client- und Server-Lösung, die auf die Anforderungen von Unternehmen abgestimmt ist und den Dokumentenworkflow deutlich beschleunigen kann.

Nachgefragt ...

... bei Schahin Elahinija, Leiter Marketing von Epson Deutschland

Welche Bedeutung hat Dokumenten-Management für Unternehmen?

Unternehmen investieren aus zwei Gründen verstärkt in Dokumenten-Management: Zum einen vereinfacht gutes Dokumenten-Management das Einhalten gesetzlicher Vorschriften, zum anderen wird der interne Dokumentenfluss deutlich effizienter. Dank kostengünstigen und einfach zu handhabenden Lösungen wird das Thema auch für kleinere Unternehmen zunehmend interessant. Neben Zuverlässigkeit und einfacher Handhabung steht eine hohe Flexibilität der Lösung weit vorne im Anforderungsprofil, da bestehende Prozesse oft nicht geändert werden sollen. Vom Handel wird erwartet, eine für den Kunden passende Lösung zusammenzustellen und zu implementieren. Dadurch bietet sich die Chance, das Geschäft mit bestehenden Kunden auszubauen und neue Kunden hinzuzugewinnen.

Welche Trends und Features sind bei der Hardware wichtig?

Die Hardware muss schnell, zuverlässig, einfach zu bedienen und leicht in eine bestehende Infrastruktur einzubinden sein. Soll sie zudem in heterogenen Umgebungen eingesetzt werden, muss sie alle gängigen Schnittstellen und Protokolle bereitstellen. Funktionen wie gleichzeitiges doppelseitiges Scannen, automatische Handhabung unterschiedlicher Papiergrößen und Dicken sowie die Unterstützung von Pushscan- und Cloudfunktionen gehören bei Epson schon bei kleineren Dokumentenscanner zum Standard.

Wichtig ist zudem auch die Software: Wie unterstützen Sie hier Ihre Partner?

Epson bietet ein Softwarepaket namens „Document Capture Pro“ zum kostenlosen Download an. Kunden, die nicht in ein extra Softwarepaket investieren möchten erhalten mit ihr eine leistungsfähige Software für die alltäglich anfallenden Aufgaben im Dokumentenhandling. „Epson Document Capture Pro“ unterstützt viele gängige Dateiformate und erlaubt eine nahtlose Integration in gängige Systeme und Cloud-Services.

Zusätzlich unterstützt sie sowohl Barcode- als auch OCR-A/B-Erkennung. Diese Software ist ein leistungsfähiges Workflow-Management-System für Epson Dokumentenscanner. Dank der Kooperation mit Partnerunternehmen bieten wir dem Handel äußerst leistungsfähige Pakete für seine Kunden an. Selbstverständlich gehören regelmäßige Schulungen und Trainings mit zu unseren Partnerprogrammen.

www.epson.de