Nächste Stufe der Automatisierung

90 Prozent des derzeitigen globalen Datenbestands sind in den letzten zwei Jahren entstanden, hat einmal IBM ermittelt. „Big Data“ ist deshalb eine der größten Herausforderungen, vor der Unternehmen aktuell stehen. Der Umgang mit der Datenflut wird zum Differenzierungsmerkmal im Wettbewerb und damit auch zur Chance für den Fachhandel, der bei diesen Aufgaben berät und unterstützt. „Auch für mittelgroße Betriebe sind verbesserte Geschäftsprozesse unabdingbar. Daher werden Fachhändler, die Lösungen für systematisches Dokumentenmanagement und Archivierung anbieten, zusätzliches Geschäft machen“, ist Jürgen Grimm, General Manager Indirect Sales bei Konica Minolta Business Solutions Deutschland überzeugt.

Managed Print Services (MPS) sind eine Antwort auf die Frage nach dem richtigen Umgang mit der Informations- und Dokumentenflut. Schon in zwei Jahren werden MPS-Services die Hälfte der Erlöse der OEM-Hersteller ausmachen, erwartet Konica Minolta. Darauf verweisen die Erfahrungen der Projektpraxis von Optimized Print Services (OPS), dem MPS-Konzept von Konica Minolta. „Mehr und mehr rücken dort dokumentenbasierte Geschäftsabläufe und veränderte Anforderungen an Archivierung und Auffindbarkeit in den Fokus“, sagt Grimm – und das bedeutet fast immer eine Kombination aus Hardware, Software und Dienstleistungen.

Auch Enterprise Content Management (ECM) bietet in Kombination mit MFPs passende Methoden und Werkzeuge für automatisierte Dokumentenprozesse. So integriert sich beispielsweise die ECM-Lösung „Windream“ des gleichnamigen langjährigen Kooperationspartners von Konica Minolta vollständig in das Windows-Betriebssystem. Der User arbeitet mit gewohnten Windows-Funktionen wie Object Linking and Embedding, Drag&Drop oder „Speichern unter“. Doch mit der anschwellenden Datenflut wächst auch die Zahl der Formate und Quellen. Dieser zunehmenden Heterogenität müssen ECM-Lösungen folgen. Deswegen wurde die Plug-in-Technologie von Windream so gestaltet, dass neue Weiterverarbeitungstools schnell realisiert werden können.

Ziel jedes DMS ist das geordnete Aufbewahren geschäftsrelevanter Unterlagen. Es sollte allen Vorgaben entsprechen, die gemäß Handelsgesetzbuches (HGB), Abgabenordnung (AO) und den Grundsätzen ordnungsmäßiger dv-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) bestehen. So sind beispielsweise kaufmännische Dokumente bis zu zehn Jahre aufzubewahren. Aus Produkthaftungs- oder Compliance-Gründen kann die Frist aber auch Jahrzehnte betragen.

www.konicaminolta.de

Nachgefragt ...

... bei Jürgen Grimm, General Manager Indirect Sales bei Konica Minolta Business Solutions Deutschland

Print Management und Document Solutions wachsen immer enger zusammen. Was bedeutet das für den Fachhändler?

Zu effizienten internen Geschäftsprozessen und Strukturen im Outputmanagement gehört mehr als der Einsatz von Hardware und Verbrauchsmaterial. Wichtiger wird der durchdachte Einsatz von Applikationen und Lösungen, denn elektronische und papiergebundene Dokumenten- und Geschäftsprozesse hängen eng zusammen. Schon mit relativ einfachen Applikationen und Lösungen lassen sich bei den Dokumentenprozessen positive Effekte erzielen – gerade im Mittelstand liegen hierbei Effizienzpotenziale brach, die der Fachhandel nutzen kann. Die entscheidende Variable zur Optimierung dokumentenintensiver Prozesse ist aber der Grad der Automatisierung von Abläufen. Er bestimmt letztlich die Effektivität dieser Prozesse.

Eine wünschenswerte Automatisierungstiefe, die aber nicht jeder Händler seinen Kunden bieten kann ...

Wir sind sicher, dass der Trend zu Document Solutions und Managed Print Services keine Eintagsfliege ist. Unser OPS-Angebot ist eine Antwort auf ein langfristig verändertes Nachfrageverhalten der Endkunden. Aber Sie haben Recht, nicht jeder ist in der Lage, ein komplettes MPS-Angebot zu liefern. Muss er aber auch nicht. Oft hilft es ja schon, wenn der Fachhandel einfach die Funktionen der vorhandenen Multifunktionssysteme verdeutlicht. Die Funktion „Scan to E-Mail“ etwa ist zwar simpel, wird jedoch in der Praxis kleiner Betriebe viel zu selten systematisch angewendet. Wenn dann noch eine serverbasierte Anwendung wie „Autostore“ für die Erfassung, Verarbeitung und sichere Übergabe von Dokumenten in Geschäftsanwendungen dazukommt, hat der Fachhändler für den Kunden schon eine Menge erreicht.

Können Enterprise Content Management (ECM)-Lösungen dabei ein Mittelweg sein?

Angesichts der Informationsflut in den Betrieben, wachsen ja die Umsätze im Markt für ECM-Lösungen schon seit einigen Jahren. Wir glauben deshalb, dass es auch für Fachhändler zunehmend sinnvoll ist, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen. Ob einfache Applikation, ECM oder ein komplettes Optimized Print Services (OPS)-Projekt – die Applikationen und Lösungen zum Dokumentenmanagement müssen sich auch schon bei mittelständischen Unternehmen in immer komplexere IT-Strukturen integrieren. Daher steht fest: Dokumentenmanagement und die Print-Infrastruktur werden zunehmend in die Methoden und Instrumente zu Kanalisierung der Informationsflut eingebunden. Diesem Megatrend werden sich auch die Fachhändler nicht entziehen können.