Mit professioneller Lösung auf der sicheren Seite
- 10.09.2013
- Bürotechnik
- red.
Wie können wir die Arbeit in unseren Büros noch effizienter, nachhaltiger und sicherer machen? Reservierungen, Angebote, Rechnungen und Schriftverkehr mit Lieferanten – in einem Hotelbetrieb werden hunderte Papiere von den Mitarbeitern täglich erstellt, gelesen, ausgedruckt – und nach ihrer Verwendung in den Papierkorb geworfen. Da sie jedoch auch Namen und Kreditkartendaten enthalten, müssen all diese Daten vor dem Zugriff Fremder geschützt werden. Dies fordern nicht zuletzt die gesetzlichen Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes: Datenträger müssen so vernichtet werden, dass die Reproduktion je nach Inhalt unmöglich oder weitestgehend erschwert wird.
„Über viele Jahre hinweg hatten wir mit einem speziellen Dienstleister zusammengearbeitet, der für uns die Vernichtung und Entsorgung unserer Papiere übernommen hatte“, erklärt der Cheftechniker vom Berlin Marriott Hotel, Claudio Trübenbach. Die Mitarbeiter sammelten alle Papierdokumente in Tonnen, die der Dienstleister bereitgestellt hatte. Sie wurden auch von ihm abgeholt und in einer eigenen Schredderanlage vernichtet.
„Doch diese Organisation hat uns in der Praxis viel Aufwand verursacht“, sagt der technische Leiter. So musste der Inhalt der Papierkörbe zwischengelagert werden oder die Fahrer wechselten und mussten sich aufs Neue im Gebäude durchfragen.Der Hersteller von Aktenvernichtern HSM und der langjährige Lieferant Horn & Görwitz rieten dem Hotel daher zu einem anderen Weg: Und zwar Aktenvernichter selbst zu kaufen, direkt dort aufzustellen, wo das Altpapier anfällt – also in den Büroetagen – und dabei sogar noch Kosten zu sparen. Seither werden die Papiere von den Mitarbeitern selbst geschreddert. Holger Müller, Gebietsverkaufsleiter von HSM hat mit dem technischen Leiter der Hotels ein Lastenheft erstellt und die Anforderungen an die Aktenvernichtung entsprechend der aktuellen DIN 66399 aufgenommen. „So ist dann die Wahl auf das leistungsstärkste Wechselstromgerät aus unserem Portfolio gefallen, den ‚Securio P44’“, erklärt Maximilian Görwitz vom Lieferanten Horn & Görwitz.
Sechs Aktenvernichter der Reihe „Securio P44“ verrichten im The Ritz-Carlton, Berlin und Berlin Marriott Hotel nun ihren Dienst. Auf jedem Gang im Verwaltungstrakt – und an den Rezeptionen – steht ein Gerät gut erreichbar bereit. Wird der Auffangbehälter des Aktenvernichters voll, muss ihn der Mitarbeiter in den Presscontainer der Berliner Entsorgungsbetriebe entleeren. Die Bereitstellung dieses Containers und seine Abholung sind für das Hotel kostenlos. Die Entsorgungsbetriebe der Stadt Berlin führen die Papierreste später der Wiederverwendung zu.
Die Umstellung auf das Schreddern im eigenen Haus musste zugleich hohe Anforderungen an die Nachhaltigkeit erfüllen, denn das Berlin Marriott Hotel strebt die Zertifizierung nach ISO 14001 (Umweltmanagement) an. Unter dem Motto „Marriott going Green“ setzt das Hotel in sämtlichen Bereichen auf moderne Technik, Energieeinsparung, Abfallvermeidung und Recycling. Inzwischen wurden beispielsweise die Beleuchtung auf LED und Energiesparleuchten umgestellt und die Abteilung „Reaktiver Verkauf“ hat auf das „papierlose Büro“ umgestellt. Und die neuen Aktenvernichter? Sie fügen sich in diese Philosophie ein, arbeiten zuverlässig, leise und energiesparend: Nach zwei Minuten Nichtbenutzung schalten sie automatisch in den „Schlafmodus“ und nach einer Stunde komplett ab, so dass sie dann gar keinen Strom mehr verbrauchen.
Nachgefragt ...
... bei Maximilian Görwitz, Horn & Görwitz
Herr Görwitz, mit dem Berlin Marriott und dem Ritz-Carlton konnten Sie einen Kunden davon überzeugen, von einem Dienstleister für die Datenvernichtung wieder auf das Schreddern in-house umzustellen. Worauf kommt es aus Ihrer Sicht beim Verkauf von Aktenvernichtern an?
Es gab zwei schlagende Argumente: Kostenreduzierung und der Umweltgedanke. Kostenreduzierung dadurch, dass die Mitarbeiter selber die Akten vernichten – der logistische Aufwand im Haus ist der gleiche wie bei einem Fremddienstleister. Dadurch, dass das Hotel einen Dienstleister hat, der den gesamten Papiermüll kostenlos entsorgt, und dann das Papier zu 100 Prozent recycelt, wird zusätzlich die Umwelt geschont.
Der Verkauf von Aktenvernichtern – welchen Stellenwert und Bedeutung hat dieser Geschäftsbereich für Ihr Unternehmen?
Wir haben eine 115-jährige Firmengeschichte und beschäftigen uns von jeher mit der Frage: „Wie können wir unsere Kunden bei der Organisation von Dokumentenprozessen unterstützen, so dass diese effizienter oder kostengünstiger werden?“ Am Ende wird jedes Dokument vernichtet. Daher spielt das Produkt „Aktenvernichter“ auch heute noch eine Rolle bei unseren Kunden – und daher auch für uns. Da wir in der Regel Gesamtkonzepte verkaufen, ist der Anteil der Hardware am Gesamtumsatz jedoch in der Tat immer kleiner geworden.
Bislang scheint das „papierlose Büro“ also noch Zukunftsmusik zu sein?
Wir gehen davon aus, dass sich in den nächsten drei bis fünf Jahren das Verhalten der Anwender nicht gravierend ändern wird und wir sehen das „papierlose Büro“ noch weit in der Zukunft. Wie die nächste Generation mit den Geschäftsprozessen im Büro umgeht, vermögen wir zwar nicht zu sagen, wir erwarten allerdings, dass die „Tablet- und iPhone-Nutzer“ ein massiv anderes Verhalten haben und so auch weniger Geschäftsprozesse „papiergebunden“ sein werden.
