Öffentliche Ausschreibungen: Local Heroes im globalen Spiel

Herr Dekena, als Berater unterstützen Sie Ihre Kunden beim Einkauf von Drucksystemen und -lösungen, bei der Auswahl von Servicekonzepten aber auch bei Fragen rund um die Dokumentenlogistik. Ein Schwerpunkt liegt auf den Ausschreibungen der öffentlichen Hand. Welche Entwicklungen und Trends beobachten Sie?

Den Markt für öffentliche Ausschreibungen verfolge ich seit vielen Jahren. Seit 2005 liegen mir statistische Auswertungen über die europaweiten Ausschreibungen für Druck-, Kopier- und Scannsysteme in Deutschland vor. Das Umsatzvolumen hat sich seit 2005 auf rund 160 Millionen Euro gesteigert und somit mehr als verdoppelt. Für dieses Jahr lassen die Hochrechnungen auf eine weitere deutliche Steigerung schließen. In den vergangenen Jahren wurden jeweils mehr als 100 000 Geräte von der öffentlichen Hand in Deutschland beschafft. Dabei fallen immer wieder die Großaufträge einiger weniger Behörden auf, beispielsweise der Bundesagentur für Arbeit, die auch mal bis zu 50 000 Drucker auf einen Schlag ausschreibt. Die durchschnittlichen Kosten je Gerät schwanken stark und sind davon abhängig, ob mehr Groß- oder Kleingeräte beschafft werden. Eine Steigerung der durchschnittlichen Kosten ist aber nicht zu erkennen. In über 90 Prozent der Ausschreibungen werden die Systeme im Rahmen von Mietverträgen beschafft. Die Laufzeit dieser Verträge wird tendenziell länger, derzeit laufen rund die Hälfte der abgeschlossene Verträge über 60 Monate.

Den Löwenanteil der öffentlichen Ausschreibungen vereint der Direktvertrieb der Hardware-Hersteller. Welche Rolle spielen Fachhandel und Systemhäuser?

Das stimmt, die Hälfte bis zwei Drittel des Gesamtumsatzes entfällt auf die Direktanbieter. Dabei können bereits seit Jahren Ricoh und Konica Minolta den größten Teil dieses Umsatzes für sich gewinnen. Da in den letzten Jahren einige der deutschlandweit vertretenen Direktvertriebe von den Herstellern übernommen wurden, geht auch der Umsatzanteil dieser Anbieter zurück. Es bleiben also noch Fachhandel und Systemhäuser. Der Umsatzanteil der Systemhäuser schwankt stark, da sie zwar Großaufträge gewinnen und auf einen Schlag einen großen Teil des Kuchens für sich in Anspruch nehmen. Allerdings lässt sich bei den Systemhäusern keine Kontinuität erkennen. Alles hängt an einzelnen Leuchtturmprojekten. Interessanter ist die Rolle des Fachhandels, der kontinuierlich zwischen 20 und 30 Prozent der Ausschreibungen gewinnt. Das sind nicht die ganz großen Geräteanzahlen und Umsatzsummen. Aber gerade bei regionalen Ausschreibungen setzen sich Fachhändler immer wieder durch und vereinnahmen rund 20 Prozent des Gesamtumsatzes des Marktes. Dabei fällt allerdings auf, dass immer wieder die gleichen Fachhändler zu den Gewinnern gehören.

Warum tun sich so viele Fachhändler schwer mit öffentlichen Ausschreibungen? Welche Herausforderungen beziehungsweise Fallstricke gibt es?

Bei den Ausschreibungen sind besondere Formalien und verfahrenstechnische Besonderheiten zu beachten. So kann im laufenden VOL-Verfahren (Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen) nicht nachverhandelt werden und die Preise sind Endpreise. Fristen sind unbedingt einzuhalten, Nachfragen werden sehr systematisch abgewickelt und es sind eine Menge an formalen Nachweisen mit dem Angebot einzureichen.

Damit müssen sich Anbieter auseinandersetzen. Es macht wenig Sinn, ohne Vorbereitung an einer öffentlichen Ausschreibung teilzunehmen. Verkäufer, die nur alle paar Monate oder gar Jahre öffentliche Ausschreibungen bearbeiten, müssen sich jedes Mal neu in die Anforderungen hineinarbeiten. Sinnvoller ist es, sich regelmäßig mit dem Thema auseinanderzusetzen.

Lohnt die Mühe? Welche Potenziale bietet der Markt und wie können Fachhändler diese für sich erschließen?

Häuser, die sich mit den Anforderungen der öffentlichen Hand beschäftigen, haben ihre Chancen. Viele Beschaffer, gerade in lokalen Behörden und den Kommunen, sind gerne bereit, mit örtlichen Anbietern zusammenzuarbeiten. Sie wissen, für den regionalen Händler sind sie wichtige Kunden und nicht nur Randfiguren im globalen Spiel. Außerdem bleibt die Gewerbesteuer in der Region.

Fachhändler, die sich mit dem Markt beschäftigen wollen, sollten sich bei den lokalen Behörden vorstellen und darum bitten, bei künftigen Ausschreibungen berücksichtigt zu werden. Denn manchmal werden Ausschreibungen beschränkt an einen bestimmten Bieterkreis gerichtet. Außerdem arbeiten Behörden lieber mit ihnen bekannten Unternehmen, als mit irgendjemand, der aus dem nichts auftaucht. Wichtig ist es auch, die Ausschreibungsunterlagen genau zu lesen. Fragen Sie ruhig nach. Aber halten sie sich an die vorgegebenen Fristen und Formulare. Bieten Sie nur das an, was die Behörde fordert und ausschreibt.

Versuche, im laufenden Verfahren den Ausschreibungsgegenstand zu ändern, gehen meistens schief. Gehen Sie offen und ehrlich mit den Beschaffern in den Behörden um. Zuwendungen, wie sie in der Privatwirtschaft zum Teil vorkommen, werden in der öffentlichen Verwaltung sehr kritisch gesehen. Sie werden Ausschreibungen nur gewinnen, wenn sie sich wirklich damit beschäftigen. Dann kann dieses Geschäft durchaus lohnend sein. Behörden sind normalerweise zuverlässige und kalkulierbare Geschäftspartner, die an langfristigen Kontakten interessiert sind.

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