Die Bedürfnisse der Anwender begreifen

Bei der europaweiten Studie hat Canon 1671 Endanwender und Entscheider zu den IT-Trends im Büro und dem „Wert von Bürotechnik“ befragt sowie 60 vertiefende Interviews geführt. Schwerpunkte der Befragung, bei der rund 20 Prozent der Teilnehmer aus Deutschland kamen, lagen dabei auf IT-Systemen und Lösungen zu Erfassung, Management und Ausgabe von Dokumenten beziehungswiese deren Bedeutung für Unternehmen. Die Studie zeigt, dass Dokumente nach wie von zentraler Bedeutung für das Arbeitsleben sind, auch wenn sich durch die Verbreitung mobiler Endgeräte und den BYOD-Trend die Art und Weise, in der Mitarbeiter Dokumente erstellen und verwalten wollen, verändert.

Obwohl es durchaus positive Erfahrungen gibt, tun sich Unternehmen in Europa jedoch schwer, solche Technologien bereitzustellen. Die Mehrheit der Anwender erklärte, dass sie die Unterstützung der IT-Abteilungen benötige, um ihre Produktivität zu optimieren. Dabei geht es jedoch nicht nur um die bloße Bereitstellung der passenden Büroausrüstung, sondern auch um die Anwendung. Denn nur ein Viertel der Befragten glaubt, die Funktionen auch zu verstehen.

Die Technologie entwickele sich ständig weiter, in modernen Büros schneller als je zuvor, beschreibt Canon-Produktmanager Christoph Losemann den Wandel, der durch neue Arbeitsmethoden noch beschleunigt werde: „Damit Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter aufrechterhalten beziehungsweise steigern können, ist es wichtig, deren Bedürfnisse zu berücksichtigen.“ Es komme darauf an, IT-Entscheider und Einkäufer für die Anforderungen der Nutzer zu sensibilisieren und sicherzustellen, dass die Anwender durch Schulungen in die Lage versetzt werden, die Potenziale der Systeme auch zu nutzen.

Ein weiter Schwerpunkt der Befragung lag zudem auf der Sicherheit bei der Dokumentverarbeitung, ein Thema, das gerade in Deutschland hohen Stellenwert genießt. Auch hier unterscheiden sich die Erwartungen von Anwendern und IT-Abteilungen. Mehr als zwei Drittel der befragten Büroangestellten arbeiten mit vertraulichen Dokumenten, drucken diese jedoch auf offen zugänglichen Systemen aus. Laut der Studie setzen die Anwender setzen voraus, dass die Unternehmens-IT die Dokumentensicherheit im Griff hat. Im Gegenzug erklärten jedoch weniger als fünf Prozent der IT-Einkäufer, dass Sicherheit ein Entscheidungskriterium bei der Auswahl von Hardware zum Drucken, Kopieren oder Scannen bildet.

„Mangelnde Kommunikation zwischen Entscheidern und Anwendern schadet der Produktivität“, sagt Losemann. „Um dieses Defizit zu beseitigen, müssen Anwender mehr Einfluss auf den Einkaufsprozess nehmen können“. Der IT-Einkauf könne das ungenutzte Potenzial nur heben, wenn er im Dialog mit den Anwendern ein Verständnis für deren Bedürfnisse entwickle.

Nachgefragt ...

... bei Fabian van Hoegee, Partner Channel Director bei Canon Deutschland

Herr van Hoegee, was kann der Fachhandel aus den Erkenntnissen Ihrer Studie lernen?

Im „Office Insights Report 2013“ stecken jede Menge interessante Erkenntnisse, von denen ich nur einige hervorheben möchte. So ergab die Untersuchung, dass trotz der Bemühungen, den Papierverbrauch in Unternehmen zu verringern, gedruckte und elektronische Dokumente für unser Arbeitsleben immer noch von zentraler Bedeutung sind. Bei den gedruckten Dokumenten gibt es Anforderungen an Qualität und Sicherheit und den Wunsch nach Mobilität und die Nutzung eigener Geräte wie Smartphones und Tablets. Türöffner bei Kunden und interessant für Händler ist der Bedarf der Anwender an Schulung, Sicherheit und Kostentransparenz. Partner unterstützen wir, sich zu Dienstleistern und Beratern zu entwickeln und die Erkenntnisse aus der Studie als Aufhänger für Ihre Kundengespräche zu nutzen.

Was konkret tun Sie für Ihre Händler, damit die ihre Kunden bei einer passgenauen Beschaffung unterstützen können?

„Premier“-Partnern helfen wir mit umfangreichen Erläuterungen zum „Office Insights Report“. Das bedeutet, wir haben sie nicht nur mit der Studie an sich versorgt, sondern anhand der Ergebnisse die Fokusthemen „Wert von Bürotechnik“ sowie „Scannen“ erarbeitet. Das dritte Thema „Sicherheit“ ist derzeit in Bearbeitung und weitere werden folgen. In Flyern beantworten wir die Fragen aus dem Report und zeigen was Canon zu den Themen bietet. Des Weiteren gibt es Präsentationen und schon bald ein Event-Toolkit, sodass unsere Fachhandelspartner selbst Veranstaltungen zum „Insights Report“ mit ihren Kunden durchführen können. Die Informationen sollen unseren Partner helfen, mit den Erkenntnissen der Studie auf ihre Kunden zuzugehen, ihre Anforderungen zu analysieren und sie passgenau mit Canon-Lösungen zu bedienen können. Den der „Insights Report“ liefert als ein erster Schritt nur Erkenntnisse und Empfehlungen. In zweiten Schritt muss dann eine Analyse der Situation beim Kunden stattfinden und der Fachhandelspartner ausarbeiten, wie eine Optimierung der Arbeitsabläufe dort aussehen kann.

www.canon.de