Drucken als Service begreifen

Rund 80 Entscheider aus Unternehmen sowie Vertreter aus Industrie und Handel kamen Ende September nach München, um sich über die Optimierung von Druckinfrastrukturen und -prozessen auszutauschen. Neben Mehrwerten und Trends wie Lifecyclemanagement, das Kyocera-MDS-Experte Thomas Pempelforth aufgriff, oder Enterprise Output Management in der Cloud, das Dietmar Neidhart, Senior Consultant bei LRS, thematisierte, standen auch in diesem Jahr vor allem die Best-Practices im Fokus.

Strategische Planung der Druckinfrastruktur ist in vielen Unternehmen selten, weiß Oliver Jendro, Senior Consultant bei Dokulife und Veranstalter der DOMK. „Unternehmen brauchen keine Druckeradministratoren, sondern Output-Manager“, für die der gesamte Weg eines Dokuments im Vordergrund stehe. Wie unterschiedlich die Ziele, Erwartungen und Umsetzung von MPS aussehen, zeigten dann die Fallstudien, bei denen „Output-Manager“ realisierte Projekte vorstellten.

Zuverlässige Dienstleister mit Erfahrung gesucht

So stand bei der Optimierung des Druckmanagements beim Personaldienstleister Manpower vor allem die Verbesserung von IT-Prozessen im Vordergrund. Mit rund 200 Niederlassungen sei das Management der heterogenen Infrastruktur extrem aufwändig gewesen, erzählt Andreas Kaden, Service Delivery Lead Systems & Network Service bei Manpower. Mit häufigen Umzügen, Öffnungen und Schließungen von Filialen sowie einer manuellen Zählerstandserfassung sei es „unmöglich gewesen, den Überblick über Output-Volumen und Störungen zu behalten“, weiß der IT-Spezialist. Hinzu kamen unterschiedliche Finanzierungsgesellschaften und Vertragsformen, die auch die Buchhaltung zur Herausforderung machten. Für die Umsetzung hat sich Manpower für Konica Minolta entschieden. „Neben der flächendeckenden Präsenz in Deutschland haben das Dienstleistungsprogramm und die Erfahrung mit Projekten dieser Größenordnung für Konica Minolta gesprochen“, erklärt Karden. Nach der Freigabe des Projektes wurden innerhalb von zwei Wochen 216 Multifunktionssysteme ausgeliefert und installiert sowie die Mitarbeiter geschult. Ein zentrales Monitoring sorgt nun nicht nur für Transparenz, sondern ermöglicht auch automatisierte Prozesse bei der Zählerstandserfassung sowie bei Verbrauchsmaterial- und Störungsmeldungen. Bei einem solchen Projekt sei es wichtig, einen zuverlässigen Dienstleister an seiner Seite zu haben, sagt der IT-Verantwortliche, der die gute Zusammenarbeit und das professionelle Projektmanagement beim Partner lobt. „Man gibt die Kontrolle ab, ohne sie zu verlieren“, beschreibt Karden die neue Rollenverteilung.

Wie wichtig neben Prozessoptimierungen auch Datensicherheit oder die Erbringung globaler Services sind, zeigten die Projekte beim Wirtschaftsprüfer PricewaterhouseCoopers (PwC), der gemeinsam mit Xerox ein Output-Management-System mit höchsten IT-Sercurity-Ansprüchen eingeführt hat, und dem Logistik-Experten Panalpina, der mit einem MPS-Konzept von Canon seine weltweite Output-Infrastruktur optimiert hat.

Wie man Output Management in einem Großunternehmen umsetzen kann, zeigt sich beim Automobilkonzern Daimler, der weltweit rund 45 500 Systeme im Einsatz hat. Kompetenz zu diesen Themen hat der Konzern im so genannten „Virtuelle Competence Team (VTC)-Outputmanagement“ gebündelt, das Standards im Print-Umfeld setzt sowie für integrierte und kosteneffiziente Lösungen und eine konzernweite Umsetzung sorgt.

„Unser Ziel ist es, das die Anwender das Thema Drucken wie einen Service sehen“, erklärten Michael Köhrmann und Torsten Cordes, die als Verantwortliche des VTC Outputmanagements die Optimierung der Output-Infrastruktur vorantreiben. Neben der Verbesserung der Druckerlandschaft haben Köhrmann und Cordes unter dem Oberbegriff „GreenPrint“ die Nutzung von Duplex- und Energiespar-Funktionen sowie eine flächendeckende Nutzung von Recycling-Papier umgesetzt. Und auch mit der Nutzung von Alternativtonern oder niedrigeren Tonerdeckungsgraden befasst man sich in Pilotprojekten. Unter dem Begriff „iMAPS – industrialized Managed Print Services“ geht der Konzern nun das Thema MPS an. „Wir wollen hierbei nicht mit einem Hersteller zusammenarbeiten“, betont Cordes. Ziel des weltweiten Projekts sei es, den Anwendern einen modularen Baukasten mit standardisiertem Vertrags-Rahmenwerk, herstellerübergreifendem Servicebetrieb und einem vollständigen Portfolio an Serviceleistungen anzubieten.

Wie innovativ diese Herangehensweise ist, bestätigte Jean-Louis de la Salle, Senior Consultant bei der Photizo Goup, der zum Abschluss der Konferenz einen Ausblick auf Marktentwicklung und Trends gab. Mit einer kompletten Serviceausrichtung agiere das VTC-Outputmanagement innerhalb des Konzerns wie ein Dienstleister. Damit habe man MPS verstanden, sondern könne auch von den Mehrwerten profitieren. „Ein Beispiel, von dem auch einige Anbieter noch lernen können“, findet la Salle.

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