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Revolution der Papierablage

Der DMS-Spezialist DocuWare stellt mit der neuesten Version seines Dokumenten-Management-Systems erstmals den kompletten Funktionsumfang als webbasierte Lösung bereit. Highlight der neuen Version ist der „Intelligent Indexing Service“.

Dokumente direkt ins Archiv scannen: Der Intelligent Indexing Service von DocuWare automatisiert das Indexieren von Dokumenten. Manuelles Ausfüllen der Felder gehört damit der Vergangenheit an.
Dokumente direkt ins Archiv scannen: Der Intelligent Indexing Service von DocuWare automatisiert das Indexieren von Dokumenten. Manuelles Ausfüllen der Felder gehört damit der Vergangenheit an.

Mit weltweit über 10 000 Installationen gehört DocuWare zu den erfolgreichsten DMS-Anbietern. „DocuWare 6“ ist die konsequente Weiterentwicklung und bietet alle Funktionen des DMS im Browser. Komplettiert wird die Software von zahlreichen Zusatzmodulen: darunter DocuWare „Import“, „Connect to Mail“, „Barcode & Forms“ oder „Request“ sowie „Workflow Manager“ einschließlich grafischem Workflow-Designer. Highlight der neuen Version ist der „Intelligent Indexing Service“, der das Indexieren von Dokumenten nach Angaben des Anbieter „revolutioniert“. Ohne lästige Konfiguration lernt der Internet-Dienst selbständig bei der Dokumentenablage und nutzt das Wissen für die Automatisierung der nächsten Vorgänge.

Möglich ist dies durch ein neuartiges Crowd-Learning-Konzept: Beim erstmaligen Erfassen eines Dokuments klickt der Anwender mit der ebenfalls neuen „One-Click-Indexing“-Funktion auf Firmennamen, Datum und bei Bedarf auf weitere Indexbegriffe und wählt den Dokumenttyp aus einer Liste. Der „Intelligent Indexing Service“ lernt vom Anwender und verwendet, wenn ähnliche Dokumente dieses Unternehmens gescannt werden, automatisch die Indexierungskriterien. Als webbasierter Service stellt „Intelligent Indexing“ das Gelernte auch allen anderen Nutzern zur Verfügung. Felder müssen somit nicht mehr manuell ausgefüllt, Einträge nur noch per Klick bestätigt werden.

„Wir habe viele kleine und große Verbesserungen in unsere Produkte eingebaut, sagt DocuWare-Geschäftsführer Jürgen Biffar. Doch besonders stolz ist der Firmengründer auf den „Intelligent Indexing Service“, den DocuWare auch zum Patent anmelden konnte. „Endlich ist auch bei kleineren Dokumentmengen die elektronische Archivierung deutlich schneller und effizienter als die Ablage im Aktenordner.“

Beim DMS-Spezialisten hat man sich jüngst aber nicht mit der Vereinfachung von Arbeitsabläufen befasst.

Auch künftig setzt DocuWare auf das Partnergeschäft. Als Teil seiner Wachstumsstrategie hat der ECM-Spezialist ein neu gestaltetes Partnerprogramm vorgestellt, das den Einstieg ins DMS-Geschäft vereinfachen sowie Engagement und Erfolg stärker als bisher honorieren soll. Im Zentrum des Programms steht die Einführung von vier Partnerstufen: Basis, Silber, Gold und Platin. Diese Stufen können von den autorisierten Partnern entweder über den Umsatz oder durch Vertriebsaktivitäten erreicht werden. Mit dem neuen Programm erkennt DocuWare klar definierte Vertriebsaktivitäten unabhängig vom Umsatzerfolg zur Erreichung einer Partnerkategorie an. Das hilft vor allem neuen und kleineren Vertriebspartnern, die von Beginn an von einer höheren Partnerstufe profitieren. Nach wie vor setzen über 70 Prozent aller mittelständischen Unternehmen noch keine Dokumentenmanagement-Lösung ein. „DMS wird in den nächsten Jahren eine Mainstream-Anwendung“, ist sich DocuWare Europe-Geschäftsführer Max Ertl sicher.

Weitere Informationen und ein Video

bit.ly/16cXzwc

www.docuware.com

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