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Wie gut sind Sie vorbereitet?

Ausschreibungen von Druckgeräten sind heute vor allem eins: Komplex. Während früher nur Hardware gefragt war, müssen heute viele Komponenten berücksichtigt werden, weiß Oliver Jendro, Analyst bei Dokulife Consulting.

Oliver Jendro ist Berater und Marktforscher. Als Senior Analyst bei Dokulife Consulting berät er mittelständische Unternehmen, Konzerne und Behörden unter anderem bei der Ausschreibung von Druck- und Scan- Infrastrukturen.
Oliver Jendro ist Berater und Marktforscher. Als Senior Analyst bei Dokulife Consulting berät er mittelständische Unternehmen, Konzerne und Behörden unter anderem bei der Ausschreibung von Druck- und Scan- Infrastrukturen.

Die Druck- und Scan-Infrastruktur in Unternehmen ist ein komplexes Gebilde und bei einem Großteil der administrativen Arbeitsabläufe unabdingbar. Dementsprechend gut vorbereitet muss die Ausschreibung von Kundenseite aus sein. Auch Anbieter müssen Antworten auf die komplexen Fragen liefern können. Denn: Eine komplette Druck- und Scan-Infrastruktur besteht, grob unterteilt, aus vier Teilen, die alle, egal ob sie ausschrieben oder einzelne Teile ausklammert werden, zumindest berücksichtigt werden müssen. Der offensichtlichste Teil ist die Hardware selbst. Wichtig sind hier die technischen Daten, wie Seitenleistung, Druckgeschwindigkeit, Schnittstellen Druckersprache, TEC-Werte aber natürlich auch die erweiterten Funktionalitäten, wie Scan-To-Funktionen, Display-Größe und so weiter. Etwas komplexer wird es mit der Software: Hier gibt es in der Regel drei Komponenten. So läuft auf den meisten Geräten eine Art Betriebssystem, das grundlegende Funktionen bereitstellt. Neben der Gerätesoftware braucht es für den Netzwerkdruck noch Server-Software, die viele Funktionen der Infrastruktur erst ermöglicht – vom Spooling, über Pull-Printing-Funktionalität bis hin zur kompletten Asset-Management und Accounting. Zu guter Letzt muss auch auf dem Client meist noch ein Treiber installiert werden, damit der Druckauftrag via Server zugestellt werden kann. Hinzu kommt bei Bedarf Zusatzsoftware, die Funktionalitäten wie Gerätemanagement, Profile am Arbeitsplatz bereitstellen.

Da ein Druckgerät nur druckt, wenn auch Tinten und Toner im Gerät stecken, muss bei einer Ausschreibung auch Verbrauchsmaterialversorgung geregelt sein. Also wer, wann, wo, welche Patronen und Kartuschen bestellt, liefert und austauscht.

Der vierte und mit wichtigste Part, damit die Infrastruktur reibungslos läuft, sind Service- und Wartung. Alleine die Definition kann dutzende Seiten füllen, besonders wenn heterogene Infrastrukturen vorhanden sind, die übernommen werden sollen. Hier gilt es sorgfältig zu formulieren, da Service- und Wartung über die gesamte Laufzeit passen müssen, um kontinuierlich einen störungsfreien und kostengünstigen Betrieb zu garantieren.

Warum Elemente wie die Software, eine Geräte-Ausschreibung so anspruchsvoll machen, illustriert folgendes Beispiel aus Sicht der Security: In den größeren Multifunktionsgeräten steckt faktisch ein Computer, mit Betriebssystem, Firmware, Webserver und Ähnlichem. Das bedeutet, dass die Geräte mit Treiber-Updates, Software-Aktualisierungen, Firmware-Upgrades und Sicherheits-Fixes versorgt werden sollten. In der Ausschreibung sollte also geklärt werden, wer diesen Service übernimmt und wie die Maschinen auf den aktuellen Sicherheitsstand gebracht werden. Früher war so etwas kein Thema, heute ist das fixer Bestandteil jeder guten Ausschreibung.

Alle an Bord?

Die Druck- und Scan-Infrastruktur betrifft nahezu alle Unternehmensbereiche. Deswegen sollten auch alle relevanten Unternehmensteile involviert werden. Bei großen Ausschreibungen sitzen neben Einkauf, IT, Betriebsrat auch der Datenschutzbeauftragte, der Datensicherheitsexperte, der Beauftragte für den Arbeitsschutz sowie diverse Spezialisten, beispielsweise aus dem Inhouse-Support oder SAP-Spezialisten im Projektteam. Dies ist notwendig, denn alleine der Teilaspekt Security setzt eine saubere Projektplanung voraus: Wird beispielsweise das Authentisieren per Ausweis eingeführt, möchte der Betriebsrat wissen, welche personenbezogenen Daten wie und wo erfasst werden. Denn das Zuordnen von Druckjobs und Kosten zu einer Person ist in deutschen Unternehmen in der Regel unerwünscht. Ein Datenschutzbeauftragter muss wissen, welche Daten wo und wie bei einem Druck- oder Scan-Job anfallen. Die Datensicherheitsexperten hingegen sind daran interessiert, wie gut die Daten gegenüber Diebstahl abgesichert sind.

Bei Planung und Design der Druck- und Kopierinfrastruktur müssen heute eine Vielzahl an Komponenten berücksichtigt werden.
Bei Planung und Design der Druck- und Kopierinfrastruktur müssen heute eine Vielzahl an Komponenten berücksichtigt werden.

Für Einkäufer in Unternehmen stellt sich generell die Frage, ob und wie ausgeschrieben werden soll und ob man überhaupt auf eine Ausschreibung verzichten darf. Öffentlichen Auftraggebern sind in dieser Hinsicht enge Grenzen gesetzt. Allerdings ist das Vergaberecht in Details auch bei der IT-Beschaffung derart interpretationsfähig, dass es nicht immer klar ist, was, wann, wo, wie ausgeschrieben werden muss. Hier haben die Vergabekammern alle Hände voll zu tun, um das Vergaberecht mit der Vergabepraxis „abzugleichen“. Hinzu kommt, dass herkömmliche IT-Ausschreibungen nicht direkt auf die Gepflogenheiten des Druckgeräte-Marktes übertragbar sind. Für Unternehmen lohnt sich daher, das Ausschreibungs-Know-how bei externen Spezialisten einzukaufen, nicht nur um den Prozess so effizient wie möglich zu gestalten, sondern auch damit Ausschreibung sorgfältig vorbereitet und alle Elemente berücksichtigt werden.

Denn schwammige Formulieren sorgen für viele Bieterfragen, die nicht dem Bedarf entsprechen. Als Anbieter sollt man nicht nur Antworten auf die Fragen der Beschaffer liefern, sondern vor allem Fehler vermeiden. So empfiehlt es sich, die Unterlagen des Auftraggebers peinlich genau zu lesen. Auch kaum auffallende Differenzierungen können schon zum Ausschluss führen. Auch Unklarheiten kommen häufiger vor als man denkt. Bieter sollten sich deshalb nicht scheuen, bei Unklarheiten beim Auftraggeber nachzufragen.

Insgesamt empfiehlt es sich, dies nicht „auf den letzten Drücker“ zu erledigen. Und auch die Unterlagen sollten nicht erst am letzen Abend vor Angebotsfrist eingereicht werden. Denn letztlich scheitern die meisten Ausschreibungen immer noch an formalen Fehlern.

www.dokulife.de

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