„Der Überzeugungstäter“

14.05.2013
Bürotechnik
red.

Der Arbeitsalltag von Strafrechtlern ist häufig sehr papierlastig. Das Management der Informationen, die teils auf Papier, teils digital vorliegen, ist zeitaufwendig. Der Strafverteidiger Dr. Marc Kaulfuß setzt auf die E-Akte ebenso wie auf die Scan-Lösungen der Fujitsu-Tochter PFU.

„Statt großer Stellflächen für die Papierberge benötigt ein digitaler Aktenbestand nur noch ein bis zwei Quadratmeter Platz“, sagt Marc André Kaulfuß, Fachanwalt für Strafrecht.

Marc André Kaulfuß ist ein Überzeugungstäter. Seit sich der Essener Fachanwalt für Strafrecht für die elektronische Akte entschied, hält er regelmäßig Vorträge, in denen er sein umfassendes rechtliches und technisches Wissen zur E-Akte an Kollegen weiter gibt. Sein Tipp: Die „ScanSnap“-Scanner der Fujitsu-Tochter PFU. Aufgrund seiner positiven Erfahrungen empfiehlt der Mac-Nutzer diese Lösung für eine schnelle und unkomplizierte Digitalisierung der Papierakten. Vor diesem Schritt sah der Arbeitsalltag des Verteidigers anders aus: In den zu bearbeitenden Akten klebten Unmengen von Zetteln. Wichtige Punkte sowie die jeweiligen Seitenzahlen hielt der Anwalt in parallel geführten Word- oder Excel-Dateien fest. Um Struktur in die Akten zu bringen, nutzte er zusätzlich Mindmaps. Eine Arbeitsweise, die viel Zeit kostete. Auch war es schwierig, den Überblick über die Papierberge zu behalten – insbesondere, weil in der Regel zu jedem Verfahren ein Teil der Informationen auf Papier und teilweise digital vorlag.

Der Prozess für die Digitalisierung der Akten ist langjährig erprobt und kontinuierlich verfeinert worden: Im Sekretariat scannen die Mitarbeiter eingehende Akten zentral ein. Anschließend sortiert Kaulfuß die elektronischen Dokumente: je nach Umfang und Komplexität entweder in eine einfache Ordnerstruktur oder in das Dokumentenmanagement-Programm „Devon-Think Pro Office“. Seit Anfang des Jahres wird in der Kanzlei zudem die komplette Eingangspost digitalisiert und die Handakten werden so weit möglich elektronisch geführt. Über ein Backup-System sind die E-Akten auf mehreren Festplatten gesichert. In der Gerichtsverhandlung nutzt der Strafverteidiger eine mobile Festplatte mit doppelter Passwort-Verschlüsselung, über die auch die jeweiligen Datencontainer gesichert sind. „Ist der Scan-Prozess einmal eingerichtet, dauert das Scannen nach meiner Erfahrung nicht länger als das Kopieren.“

Gerüstet für alle Anforderungen. Beim Essener Fachanwalt Marc André Kaulfuß kommen die „ScanSnap“-Dokumentenscanner „S1500M“, „S1300i“. und „iX500“ zum Einsatz.

Klare Entscheidung

Auf der Suche nach der geeigneten Scan-Lösung legte Kaulfuß vor allem auf die einfache Übernahme der gescannten Dokumente in das eigene Computersystem Wert. Zudem sollten die Geräte zwar leistungsfähig, aber doch so einfach zu bedienen sein, dass sich auch technisch weniger versierte Kollegen schnell damit zurechtfinden. Und nicht zuletzt musste sich die Digitalisierungslösung nahtlos an die Dokumentenmanagement-Software „DevonThink Pro Office“ anbinden lassen, mit der der Fachanwalt seine komplexen Strafakten verwaltet. Die Wahl fiel schließlich auf die Scan-Lösungen der Fujitsu-Tochter PFU, die den Anwalt mit ihrem einfachen Bedienkonzept überzeugten. „Statt großer Stellflächen für die Papierberge benötigt ein digitaler Aktenbestand nur noch ein bis zwei Quadratmeter Platz für ein Festplattensystem mit professioneller Backup-Lösung“, betont Marc André Kaulfuß. Arbeite man konsequent digital, entfielen zudem auch Papier- und Tonerkosten, weiß der Essener Anwalt.

Arbeiten ohne Medienbruch: Der neue „ScanSnap iX500“ zeichnet sich nicht nur durch schnelle Scans und hohe Qualität aus. Über WLAN lassen sich auch „iPhone“ und „IPad“ nahtlos in den Scanprozess einbinden.

Ein weiterer entscheidender Faktor bei der Suche nach der richtigen Scan-Lösung war, dass die erzeugten Bilder in durchsuchbare Text-Dateien umgewandelt werden können. Dafür ist eine Optical Character Recognition (OCR)-Software erforderlich. Die „ScanSnap“-Lösungen sind mit der OCR-Software „Fine Reader“ für Mac und PC von Abbyy ausgestattet, mit der Anwender durchsuchbare PDF-Dateien erstellen und gescannte Dateien auch direkt an Word oder Excel senden können. So lässt sich beispielsweise eine Tabelle aus einer Steuer- oder Wirtschaftsstrafsache zur Prüfung der sachlichen oder rechnerischen Richtigkeit per Mausklick in eine eigene Excel-Tabelle überführen. Das spart viele Stunden Arbeitszeit für das Abtippen oder Diktieren.

Und auch wenn in Einzelfällen die Akteneinsicht in Papierform vor Ort stattfindet, ist Dr. Kaulfuß gut gerüstet: Um mehrere hundert Seiten schnell, sicher und unkompliziert digital zu erfassen, setzt der Anwalt auf das neue PFU-Modell „ScanSnap iX500“. Der eingebaute GI-Prozessor beschleunigt den Scan-Vorgang und sorgt für Bilder in höchster Qualität. Zu den zahlreichen Funktionen gehört auch eine intelligente Indizierung, die automatisch PDF-Schlagwörter aus markierten Textstellen eines Dokuments erzeugt und so die Suche schneller und leichter macht. Zudem erspart bei der mobilen Datennutzung die nahtlose Einbindung von iPhone oder iPad in den Scanprozess über WLAN den Umweg über Mac oder PC.

www.fujitsu.com/emea/products