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Die Prozesse auf den Schirm bringen

Ob Beschaffung von Hardware und Verbrauchsmaterialien, Lagerhaltung oder IT-Support; die indirekten Kosten beim Drucken sind vielen Unternehmen unbekannt. Dabei steckt gerade in den Prozesskosten großes Potenzial, weiß man beim Software-Spezialisten Perform IT.

„Workflow Monitor“-Workshop beim Büroring: Auch bei kleinen und mittleren Unternehmen, den Kunden der Büroring-Mitglieder, rücken Analyse und Optimierung von Prozesskosten zunehmend in den Fokus.
„Workflow Monitor“-Workshop beim Büroring: Auch bei kleinen und mittleren Unternehmen, den Kunden der Büroring-Mitglieder, rücken Analyse und Optimierung von Prozesskosten zunehmend in den Fokus.
„Dadurch, dass man nicht mehr über Produktgruppen, sondern über Kostenstrukturen spricht, adressiert man neue Ansprechpartner und eine andere Kompetenzebene beim Kunden“, erklärt Büroring-Projektleiter Holger Rosa.
„Dadurch, dass man nicht mehr über Produktgruppen, sondern über Kostenstrukturen spricht, adressiert man neue Ansprechpartner und eine andere Kompetenzebene beim Kunden“, erklärt Büroring-Projektleiter Holger Rosa.

Mit dem „Workflow-Monitor“ bietet Perform IT eine Lösung, die Kosten rund um die Druckinfrastruktur zu analysieren und zu optimieren. Für Händler bietet dies viele Möglichkeiten, die der Nürnberger Spezialist für MPS-Software bei einem Workshop mit Mitgliedern der Büroprint-Gruppe anschaulich aufzeigte. „Aus unserer Erfahrung beschäftigen sich Endkunden fast gar nicht mit den Prozesskosten“, erklärt Henri Jonas, Consultant bei Perform IT. Meist erfolge lediglich ein Preisvergleich von Systemen und den angebotenen Klickpreisen und alles andere werde ausgeblendet. „Dies liegt zum Großteil auch daran, dass die Fachhändler und Systempartner nicht genug über Prozesskosten als Bestandteil einer TCO-Kalkulation sprechen.“ Häufig fühlten sich die Berater selbst unsicher bei der Erfassung und Optimierung solcher indirekten Kosten und es fehlen die dazu notwendigen Hilfswerkzeuge zur Umsetzung.

„Prozesskostenbetrachtung rückt bei vielen Unternehmen zunehmend in den Fokus“, sagt Perform IT-Consultant Henri Jonas. Und bei rückläufigen Hardwaremargen sei es notwendig, über entsprechende Lösungen und Dienstleistungen zusätzliche Erträge zu erzielen.
„Prozesskostenbetrachtung rückt bei vielen Unternehmen zunehmend in den Fokus“, sagt Perform IT-Consultant Henri Jonas. Und bei rückläufigen Hardwaremargen sei es notwendig, über entsprechende Lösungen und Dienstleistungen zusätzliche Erträge zu erzielen.

Mit dem Workflow-Monitor bietet Perform IT Fachhändlern ein solches Tool. Hinterlegte Fragenkataloge, beispielsweise zur Erfassung, Bewertung und Optimierung von Prozessabläufen rund um die Dokumenten Ein- und Ausgabe, führen den Händler durch das Beratungsgespräch mit dem Kunden. Anhand der Antworten lassen sich die Anzahl der Transaktionen, benötigte Zeit oder entstandene Kosten berechnen. Aus den Ergebnissen kann die Software automatisch eine Powerpoint-Präsentation oder ein PDF für den Endkunden erzeugen. „Der ‚Workflow Monitor‘ hilft Händlern professionell in das Thema einzusteigen“, betont Jonas. Das Tool gebe dem Berater Sicherheit im Gespräch, zeige dessen Know-how und könne durch die hinterlegten Fragenkataloge mit den Anforderungen von Händlern und Kunden sukzessive wachsen. Die Ergebnisse solcher Auswertungen und das enorme Potenzial überraschen sogar die Berater immer wieder. Die Frage, ob man sich mit dem Thema befassen muss, stellt sich für den Perform IT-Consultant deshalb nicht. „Der Handel muss sich mit dem Thema befassen“, erklärt Jonas. Dafür gebe es im Wesentlichen drei Gründe: So sei es bei den rückläufigen Hardware-Margen notwendig, Prozesse zu analysieren und über entsprechende Lösungen und Dienstleistungen zusätzliche Erträge zu erzielen. Außerdem biete die Prozesskostenbetrachtung Wettbewerbsvorteile, da sich bis dato nur wenige ausgewählte Händler professionell damit beschäftigen. Und letztlich sorge man so für seine Zukunftsfähigkeit. „In den nächsten Jahren wird der Endkunde völlig veränderte Anforderungen an eine Beratung stellen“, betont Jonas. Eine wichtige Rolle dabei werde das Thema Prozesskosten spielen.

Prozesskosten sichtbar machen: Mit dem „Workflow Monitor“ von Perform IT lassen sich die Kosten beispielsweise für die Tonerbeschaffung und -lagerung oder das IT Helpdesk anschaulich darstellen.
Prozesskosten sichtbar machen: Mit dem „Workflow Monitor“ von Perform IT lassen sich die Kosten beispielsweise für die Tonerbeschaffung und -lagerung oder das IT Helpdesk anschaulich darstellen.

Eine Entwicklung, die auch Büroring-Projektleiter Holger Rosa sieht. „Endkunden wissen heute oft nicht, was Beschaffungsprozesse kosten.“ Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen, der Zielgruppe vieler Büroring-Mitglieder, würde dies „so miterledigt.“ Doch auch bei diesen Unternehmen rücken Prozesskosten zunehmend in den Fokus, meint Rosa. Mit der Analyse der Prozesskosten könnten Händler ihren Kunden nicht nur „was vom Sparen erzählen“, sondern durch das Auf­zeigen von Kosten und Op­ti­mie­rungs­potenzialen eine andere Argumentationskette verfolgen. Dadurch, dass man nicht mehr über Produktgruppen, sondern über Kostenstrukturen spreche, adressiere man neue An­­sprech­partner und da­mit ei­ne gänzlich andere Kompetenz­ebene beim Kunden. Von den Mitgliedern der Büroprint-Gruppe gebe es sehr positive Rückmeldungen, berichtet der Projektleiter. „Rund ein Viertel der Gruppe arbeitet aktiv mit der Software.“

Die Betrachtung der Prozesskosten ist neben der Druckinfrastruktur auch für weitere Segmente interessant. In einer Arbeitsgruppe hat der Büroring gemeinsam mit Perform IT den „Workflow Monitor“ um Bürobedarfssortimente erweitert. Erste Pilot-Projekte seien schon am Markt, berichtet Rosa. Eine Lösung zur Prozesskostenbetrachtung bei der Bürobedarfsbeschaffung soll noch in diesem Jahr stehen.

www.performit.de

www.bueroring.de

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