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Vom Druck zum Prozess

Wie ist der Status quo und wohin geht die Reise beim Thema Print- und Dokumentenmanagement? Zum sechsten Mal lud das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen dokulife Ende November zur Dokumenten-Output-Management-Konferenz DOMK.

Rund 100 Teilnehmer kamen zur DOMK 12, die zum zweiten Mal am Flughafen München stattfand. Mit Vorträgen und Best Practises zu Managed Print Services, Prozessmanagement, Business-Ink, Informationsmanagement und Security griff die Veranstaltung fünf Schwerpunkte auf, die das komplette Thema „Drucken im Büro“ umschließen.

„Eine Ausschreibung ist keine Verhandlungsbasis, sondern ein Anforderungskatalog“, sagt VW-Projektmanager Andreas Wiedemann.
„Eine Ausschreibung ist keine Verhandlungsbasis, sondern ein Anforderungskatalog“, sagt VW-Projektmanager Andreas Wiedemann.

„Output-Management ist im Umbruch“, erklärt Oliver Jendro, Senior Consultant bei dokulife und Veranstalter der DOMK. Diese zeige sich nicht allein an der Begrifflichkeit. „Es werden zwar immer noch Drucker verkauft, aber es wird weniger Umsatz damit generiert“, weiß der Experte. Während prominente Unternehmen wie HP, Gewinneinbrüche verzeichneten, oder wie Kodak trotz „wunderbarer Patente“ und Investor gleich ganz Insolvenz anmelden müssten, verstärkten im Gegenzug nahezu alle Marktteilnehmer ihr Software-Portfolio, berichtet Jendro. Eine Erklärung für den Wandel im Markt, könne die digitale Revolution sein, die sich langsam auf die Branche auswirke. Die Marktdurchdringung mobiler Endgeräte, viele davon im Business-Einsatz, sei hoch. Und jeder Zweite würde gerne von Smartphone und Co. drucken, jedoch fehle die technische Infrastruktur. Doch wird deshalb weniger gedruckt? „Vielleicht ist die Branche“, so der Analyst, „aber auch Opfer des eigenen Erfolgs.“ Im harten Wettbewerb seien die Klickpreise in den vergangenen fünf Jahren um rund 50 Prozent gesunken. Und auch die Optimierungsmaßnahmen von im Schnitt 30 Prozent fehlten den Anbietern in der Tasche. Wachstum verzeichne auf der Gegenseite das Servicegeschäft, das jedoch oft in die Druckkosten eingerechnet wird. Die Branche brauche eine Vision davon, wie das Geschäftsmodell der Zukunft aussehen wird. „Vom Verkäufer zum Berater, vom Papier zum Digitalen, vom Druck zum Prozess und vom Stationären hin zum Mobilen“ seien die Themen der kommen Jahre, findet Jendro. Und „da steckt noch eine Menge Potenzial drin.“

„Die Branche braucht eine Vision davon, wie das Geschäftsmodell der Zukunft aussehen wird“, weiß dokulife-Analyst Oliver Jendro, denn das „Output- Management ist im Umbruch.“
„Die Branche braucht eine Vision davon, wie das Geschäftsmodell der Zukunft aussehen wird“, weiß dokulife-Analyst Oliver Jendro, denn das „Output- Management ist im Umbruch.“

Wo genau, das zeigten die Referenten der DOMK. Bernd Clas, Chief Customer Officer bei Genius Bytes, gab nicht nur Einblicke in das Lösungsportfolio des Druckmanagement-Spezialisten, sondern zeigte anschaulich, wie durch einfache Scan- und Druck-Routings Prozesse vereinfacht werden können. „Wir sehen Dokumente als Teil des Informationsflusses“, beschreibt Clas den Ansatz. Welche Hilfsmittel man nutze, um den Prozess zu optimieren, sei egal. „Oft wird Unternehmen erst dann bewusst, dass es sich um einen optimierbaren Prozess handelt, wenn man diesen aufbohrt“, berichtet der Experte. Mit einer individuellen Anpassung an neue Szenarien biete Genius Bytes Unternehmen die Möglichkeit, Informationsprozesse transparenter und nachvollziehbarer zu gestalten und so die Qualität, Effizienz und Flexibilität zu steigern.

„Eine Ausschreibung ist keine Verhandlungsbasis, sondern ein Anforderungskatalog“, sagt Andreas Wiedemann, als Projektmanager für das Print-Management der Volkswagen-Gruppe verantwortlich. Im Rahmen der Konferenz erklärte Wiedemann, was man in Wolfsburg unter MPS versteht und welche Faktoren bei der Anbieterwahl eine Rolle spielen. Mit weltweit 99 Standorten und 502 000 Mitarbeitern hat VW sicher besondere Anforderungen. Viele Erfahrungen der aktuellen Ausschreibung lassen sich jedoch übertragen.

Beispielsweise die Sicht der Konzern-IT, die bei VW als integraler Bestandteil der Wertschöpfungskette betrachtet werde, da sie „die Geschäftsprozesse des Konzerns, die dynamisch und vernetzt ablaufen“, unterstütze. Wesentlicher Erfolgsfaktor sei zudem die Zusammenarbeit mit dem zentralen Einkauf, die beim aktuellen Projekt deutlich ausgebaut worden sei. Es sei wichtig, dass der Einkauf die Anforderungen der IT-Abteilung verstehe. Im Gegenzug müsse diese betriebswirtschaftlich denken, erklärt Wiedemann. Auch zahlreiche Ziele der MPS-Strategie, von der Steigerung der Anwenderzufriedenheit, über die Erhöhung der Serviceverfügbarkeit bis hin zu Skalierbarkeit und Kostentransparenz, klingen bekannt. Dennoch: Unter dem Begriff „International Document Output Management Programm“ (iDOMP) hat VW sein in den vergangenen Jahren entstandenes Konzept weiterentwickelt, dabei beispielsweise auch das Thema Nachhaltigkeit in den Anforderungskatalog aufgenommen. „Viele Hersteller haben Lösungen, gehen aber nicht auf die Wünsche der Kunden ein“, resümiert Wiedemann die Erfahrungen des Anfang 2011 ausgeschriebenen Projekts. Die Spezifikationen der Hardware seien dabei noch vergleichbar. „Die Bewertung von Services hingegen ist schwierig.“ Beim Projekt, das 2013 ausgerollt werden soll, hat sich VW mit Canon und Lexmark für eine Mehrhersteller-Strategie entschieden. Verbesserungen verspricht sich Wiedemann dabei nicht nur bei Service und Verfügbarkeit. Vor dem Hintergrund seiner Nachhaltigkeitsstrategie habe man die Lieferkette optimiert und rechne mit einer Einsparung von jährlich 1079 Tonnen CO2.

Rege genutzt wurden bei der DOMK natürlich auch die Möglichkeiten zum Austausch und Networking.
Rege genutzt wurden bei der DOMK natürlich auch die Möglichkeiten zum Austausch und Networking.

Daneben standen zahlreiche weitere spannende Themen auf der Agenda. Oliver Kluge, Leiter des IT-Qualitätsmanagements der Flughafen Gesellschaft, stellte unterhaltsam technische Anforderungen und Testergebnisse gegenüber und gab Tipps für eine erfolgreiche Anbietersuche. Der Testjournalist Guido Sieber zeigte die Entwicklung und Potenziale der Tintentechnologie im Office-Umfeld auf. Stefan Ditscheid, Projektleiter beim europäischen Energieunternehmen Vattenfall, beschrieb in einem weiteren Praxis-Highlight, wie man die Hürden bei der Ausschreibung einer Druckinfrastruktur nimmt. Michael Gieseke, Solution-Spezialist bei Samsung, zeigte anhand aktueller Markt- und Techniktrends die Entwicklung von Output- zum Informationsmanagement auf. Und Security-Experte Uli Ries beleuchtete in seinem Vortrag, wie Hacker mit „Löchern“ bei Multifunktionsgeräten, Geld machen.

www.domk.info

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