MPS und Change Management

Die Kosten für die Output-Infrastruktur machen durchschnittlich zwei bis drei Prozent des Unternehmensumsatzes aus. Für das Management ist es deshalb ein logischer Schritt, diese Infrastruktur zu optimieren – nicht nur, um Kosten einzusparen, sondern auch um Prozesse effizienter zu gestalten und die Umwelt zu schonen. Im Rahmen von MPS wird analysiert, welche Abteilung wieviel druckt, scannt, kopiert oder faxt und welche Geräte demzufolge wo am sinnvollsten platziert werden. Die Anzahl der Geräte wird nach einer solchen Analyse in der Regel reduziert und es kommen die Geräte zum Einsatz, die den Anforderungen der jeweiligen Abteilung am besten entsprechen. Gleichzeitig werden dokumentenbasierte Abläufe optimiert.

Weniger logisch erscheint dieser Schritt jedoch oft den Mitarbeitern, die ihren Arbeitsplatzdrucker als einen zentralen Bestandteil ihrer produktiven Arbeitsumgebung ansehen. Diesen wegzunehmen und beispielsweise durch einen Abteilungsdrucker zu ersetzen, stellt für viele Mitarbeiter einen markanten Eingriff in ihre bewährte Arbeitsroutine dar. Die Folge: Die Mitarbeiter sind verärgert und versuchen, die neuen Regeln und Prozesse zu umgehen. In der Tat werden Mitarbeiter sehr innovativ, wenn es darum geht, ihr Outputgerät zu verteidigen – eine Erfahrung, die auch Lexmark in der Vergangenheit gemacht hat. So hatte beispielsweise eine Mitarbeiterin ihr Faxgerät während einer Vor-Ort-Analyse schnell im Schrank verschwinden lassen. Lediglich der Abdruck auf dem Möbelstück verriet das Faxgerät, das dort noch vor ein paar Minuten gestanden hatte. Andere Mitarbeiter bitten ihre Vorgesetzten kurzerhand darum, ein eigenes Gerät im Einzelhandel besorgen zu dürfen – um bloß nicht auf das wertvolle Arbeitsutensil verzichten zu müssen. Diese Situationen zeigen, dass ein MPS-Projekt tatsächlich nur dann die gewünschte Wirkung haben kann, wenn die Mitarbeiter die Vorteile kennen und das Projekt voll und ganz unterstützen.

Kommunikation und Überzeugungsarbeit

Doch wie lassen sich Arbeitnehmer von der Sinnhaftigkeit eines MPS-Projekts überzeugen? Wichtig ist, dass die neue Outputstruktur von oben nach unten gelebt wird. Das bedeutet, dass das Management ebenso auf seinen Arbeitsplatzdrucker verzichtet und seinen Ausdruck beim Abteilungsdrucker abholt wie jeder andere Mitarbeiter auch. Da im Idealfall jeder Anwender seinen Ausdruck erst nach seiner Authentifizierung erhält, können so auch vertrauliche Dokumente bedenkenlos gedruckt werden.

Daneben sollte den Mitarbeitern vermittelt werden, aus welchen Gründen das Projekt durchgeführt wird und welche Kosten Arbeitsplatzgeräte und unnötiges Drucken verursachen. Mitarbeiter machen sich oft nicht bewusst, dass eine Vielzahl an Output-Geräten auch mehr Energie-, Wartungs- und Reparaturkosten verursacht. Auch die unpassenden Geräte sind ein Kostenfaktor: A3-Kopierer beispielsweise sind nur dann vonnöten, wenn auch tatsächlich Dokumente im A3-Format gedruckt werden. Umgekehrt bietet ein Abteilungsdrucker eine höhere Leistungsfähigkeit und niedrigere Seitenpreise als ein Arbeitsplatzdrucker.

Den Mitarbeitern die finanziellen, aber auch die ökologischen Auswirkungen ihres Druckverhaltens bewusst zu machen, ist dann auch eine wichtige Voraussetzung, um ihr Verständnis für die strukturellen Änderungen zu gewinnen. Fast jeder Mitarbeiter ist bereit, auf manchen Komfort zugunsten der Umwelt zu verzichten. Weniger zu drucken kann in eine ebenso selbstverständliche Handlung übergehen wie beispielsweise das getrennte Sammeln von Wertstoffen wie Papier, Plastik und Glas. Auch bestimmte Anreize können dabei helfen, das Zugeständnis der Mitarbeiter zu gewinnen. Ein Teil der Einsparungen kann zum Beispiel in Incentive-Projekte investiert werden – wie das Aufstellen eines Getränkeautomaten mit kostenlosen oder vergünstigten Getränken. Kommunikation und Überzeugungsarbeit sind somit ein wichtiger Teil eines jeden MPS-Projekts. Denn gelebt wird MPS in erster Linie von den Mitarbeitern – sie entscheiden in hohem Maße über Erfolg oder Mißerfolg des Projekts.

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