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Personal voll digital

Lange Wege, aufwendiges Suchen, wenig Transparenz – es gibt inzwischen viele gute Gründe, Dokumente und Informationen digital zu managen. Dies gilt auch für Personalakten, findet Michael Berthold, DMS-Consultant bei Eurodata.

Gelagert werden die Daten im Hochsicherheits-Rechenzentrum von Eurodata in Saarbrücken.
Gelagert werden die Daten im Hochsicherheits-Rechenzentrum von Eurodata in Saarbrücken.

Kunden und Partnern stellt der Saarbrücker IT-Dienstleister Eurodata praxisnahe und bewährte Softwarelösungen sowie moderne IT-Dienstleistungen mit Fokus auf die dynamische Entwicklung im IT-Markt zur Verfügung. Das breite Angebot, zu dem Secure-Cloud- und Infrastruktur-Services, Small-Business-Services wie Backup, Mail-Archivierung und E-Billing sowie das webbasierte revisionssichere Archivierungssystem „edarchiv-online“ gehören, präsentierte Eurodata auch in diesem Jahr wieder auf der DMS Expo in Stuttgart. Mit im Gepäck hatte der IT-Dienstleister dabei auch die „elektronische Personalakte“.

„Die Personalakte ist etwas, das zentral im Unternehmen gehalten wird“, sagt Michael Berthold. Alle, die Informationen aus der Akte benötigen, auch wenn es nur einzelne Dokumente sind, müssten dorthin, wo die Akte gelagert wird, erklärt der DMS-Consultant. „Hier bietet eine elektronische Personalakte zahlreiche Vorteile, nicht nur für Unternehmen, die viele Filialen haben.“

Mit der elektronischen Personalakte bietet Eurodata eine einfache und effiziente Lösung, die unabhängig von Anwendungen, wie Lohn- und Gehaltsabrechnung, Zeit- und Personalplanung nutzbar ist. Ohne eigene Software ist via Browser ein gesicherter Online-Zugriff auf eine zentral geführte digitale Personalakte durch entsprechend autorisierte Personen möglich. Dabei können auch Berechtigungen für eingeschränkte Zugriffe auf unterschiedliche Belegarten, wie Urlaubsanträge, Softskill-Nachweise oder Krankmeldungen, vergeben werden. Damit biete die digitale Personalakte einen „sicheren, schnellen und unabhängigen Zugriff wann, wie und wo er gebraucht wird“, erklärt Berthold.

„Eine elektronische Personalakte bietet zahlreiche Vorteile, nicht nur für Unternehmen, die viele Filialen haben“, sagt Michael Berthold, DMS-Consultant bei Eurodata.
„Eine elektronische Personalakte bietet zahlreiche Vorteile, nicht nur für Unternehmen, die viele Filialen haben“, sagt Michael Berthold, DMS-Consultant bei Eurodata.

Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Vorteile. Durch den Wegfall von Aktenordnern wird Archivfläche reduziert, Prozesse werden vereinfacht, Medienbrüche vermieden. Zudem ist die elektronische Personalakte einfach strukturierbar, aktuell und Redundanzen werden vermieden. Dokumenten aus Programmen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung, Office, E-Mails und Scans können automatisiert übernommen werden. Mit einfachen Such- und Bearbeitungsmöglichkeiten sparen Anwender Zeit. Und dadurch, dass unabhängig von Ort und Zeit sowie von mehreren Nutzern gleichzeitig auf die Daten zugegriffen werden kann, bietet die digitale Personalakte zudem hohe Flexibilität und optimiert Personalprozesse.

Gerade bei Personalakten mit zahlreichen sensiblen Informationen spielen natürlich auch rechtliche Vorschriften und Datenschutz eine wichtige Rolle. Mit der externen Speicherung im geprüften Hochleistungs-Rechenzentrum von Eurodata werden die rechtlichen Vorschriften und Aufbewahrungszeiten eingehalten. Die benutzerindividuelle Rechtevergabe sowie eine Protokollierung der Aktenzugriffe bieten die zudem Schutz vor Manipulationen und Verlust der Online-Archivierung.

www.eurodata.eu

www.erfrischend-einfach.de

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