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Optimierung ganz nach Maß

Reduzierte Kosten und verringerter Administrationsaufwand: Auf Grundlage des „Optimized Print Services“-Modells von Konica Minolta hat das Systemhaus Leitwerk die Outputlandschaft von Progress-Werk Oberkirch optimiert.

Die PWO-Deutschland Niederlassung in Oberkirch
Die PWO-Deutschland Niederlassung in Oberkirch

Die Progress-Werk Oberkirch AG (PWO) ist einer der führenden Entwickler und Hersteller von Metallkomponenten und Subsystemen für Fahrzeuge: Im Jahr 1919 im badischen Oberkirch gegründet ist PWO heute mit Produktionsstätten in Tschechien, Mexiko, Kanada und China vertreten. Weltweit beschäftigt das Unternehmen rund 1900 Mitarbeiter; etwa 1200 davon sind am deutschen Standort tätig. Hergestellt werden mechanische Komponenten für Elektrik und Elektronik wie Motorengehäuse für Scheibenwischer und Fensterheber, Sicherheitskomponenten für Airbags, Karosserie- und Fahrwerkskomponenten oder Druckspeicher für Luftfedersysteme. PWO ist weltweit der einzige Anbieter, der für diese breite Produktpalette den gesamten Prozess von der Entwicklung über den Werkzeugbau bis hin zur Serienfertigung abdeckt. Damit hat sich das Unternehmen heute erfolgreich in der globalen Automobilindustrie positioniert.

Als einer der führenden Entwickler und Hersteller von Metallkomponenten und Subsystemen für Fahrzeuge hat sich PWO in der globalen Automobilindustrie gut positioniert.
Als einer der führenden Entwickler und Hersteller von Metallkomponenten und Subsystemen für Fahrzeuge hat sich PWO in der globalen Automobilindustrie gut positioniert.

Wie in vielen Unternehmen war bisher der Einkauf für die Beschaffung von Kopierern und Multifunktionssystemen zuständig, die IT für die von Druckern. Für das Thema Druck- und Kopie gab es somit auch zwei unterschiedliche Dienstleister. Druckerseitig ist dies seit 2002 das Systemhaus Leitwerk. Zum Kundenkreis des in Appenweier bei Baden-Baden ansässigen Systemhauses gehören kleine und mittelgroße Unternehmen, Handwerker, Freiberufler und Selbständige, aber auch Großunternehmen sowie Einrichtungen aus dem Gesundheitswesen und der öffentlichen Verwaltung. 1992 als Softwarehaus gegründet, bietet Leitwerk heute mit 160 Mitarbeitern Design, Installation und Administration von IT-Netzwerk-Lösungen, Internet-Dienstleistungen, Document Solutions und -service sowie die Einführung betriebswirtschaftlicher Standardsoftware.

Neben der Hauptniederlassung in Appenweier betreibt das Mitglied der Compass Gruppe Standorte in Freiburg, Karlsruhe und Straßburg. „Wir waren der Ansicht, dass auch die Beschaffung der Multifunktionssysteme in der IT angesiedelt werden müssen“, erklärt Christian Ganter, Teamleiter Servicedesk bei PWO. Er beauftragte beide Dienstleister Analysen durchzuführen und Optimierungspläne vorzustellen. Leitwerk orientierte sich hierbei am Konica-Minolta-Konzept „Optimized Print Services (OPS)“. Im August 2010 erfolgte die Bestandsaufnahme sämtlicher im Unternehmen installierten Drucker, Kopierer, Multifunktionssysteme, Faxgeräte und Flachbettscanner. Es wurden Lagepläne erstellt, Zählerstände erfasst und Beschaffungswege aufgeschlüsselt. PWO selbst lieferte die Daten sämtlicher Ist-Kosten. Insgesamt wurden 201 Geräte fünf verschiedener Hersteller und 65 Modelltypen ermittelt. Die Analyse ergab monatliche Kosten von rund 14 100 Euro und ließ ein hohes Optimierungspotential erkennen. Zudem wurde ein nicht unerheblicher Zeit- und Arbeitsaufwand für die Erfassung von Zählerständen, die unterschiedlichen Beschaffungswege und die Verwaltung der Druckertreiber festgestellt. Außerdem waren zahlreiche Administrationstools im Einsatz.

Hartmut Vetter, Leiter Document Solutions bei Leitwerk
Hartmut Vetter, Leiter Document Solutions bei Leitwerk

Nach der Analyse erstellten PWO und Leitwerk innerhalb von zwei Tagen einen Optimierungsplan. Das vereinbarte Ziel sah eine Reduktion der Hersteller- und Modellvielfalt auf maximal drei Gerätetypen bei MFPs und nicht mehr als zwei bei Druckern vor. Überdies sollten alle Faxgeräte und Flachbettscanner eliminiert werden. Mit 52 MFPs von Konica Minolta sowie 36 Druckern von HP konnte das Optimierungskonzept von Leitwerk schließlich überzeugen. Entscheidend dabei waren eine hohe Funktionsvielfalt, eine einheitliche Bedienung und kurze Laufwege, die auch durch die Drucker garantiert werden sollten. Zur Verwaltung der Systeme wird das Flottenmanagement „Fleetcockpit“ der Computer Compass Gruppe eingesetzt. Leitwerk überwacht damit Störungsmeldungen, liest Zählerstände aus und ermittelt Druckvolumen. Diese Daten werden dann für eine permanente Optimierung des Maschinenparks genutzt. Hierzu finden halbjährlich Consulting-Gespräche statt.

Die monatlichen Kosten konnten durch die Optimierung um gut die Hälfte reduziert werden. Um so kosteneffizient wie möglich zu arbeiten, hat PWO sowohl Duplex- als auch Schwarzweiß-Druck im Treiber vorinstalliert. Mitarbeiter müssen die Einstellungen manuell ändern, wenn sie dies benötigen. „Ein zweites wichtiges Kriterium lag in dem Angebot des Softwaretools ‚ActiveEval’ aus der Leitwerk ‚Admin Suite’“, fährt Ganter fort. „Dieses ermöglicht das Verwalten und Zuweisen der Systeme zu den Mitarbeitern im Active Directory und vereinfacht den administrativen Aufwand, wenn Mitarbeiter die Abteilung und damit auch ihre Drucksysteme wechseln.“

Gelungene Zusammenarbeit: Rolf Lazzaro, Werkstattleiter Document Solutions bei Leitwerk (links) und Christian Ganter, Teamleiter Servicedesk bei PWO.
Gelungene Zusammenarbeit: Rolf Lazzaro, Werkstattleiter Document Solutions bei Leitwerk (links) und Christian Ganter, Teamleiter Servicedesk bei PWO.

PWO übernimmt den First Level Support für die Systeme selbst. Störungen werden also zunächst beim Helpdesk gemeldet und nur wenn PWO diese nicht selbst beheben kann, werden sie an Leitwerk weitergegeben. Auch die Tonerversorgung erfolgt manuell. Hierzu wurde pro Systemtyp ein so genannter „Pate“ definiert, der Toner, Resttonerbehälter und Druckeinheit im Bedarfsfall austauscht. „Grund für diese Regelungen ist der Drei-Schicht-Betrieb, in dem produziert wird“, erläutert Ganter. „Die Funktionsfähigkeit einiger Drucksysteme muss auch nachts und an den Wochenenden, wenn der Service über Leitwerk nicht gewährleistet werden kann, sichergestellt werden.“

Mit der Zusammenarbeit und dem Service von Leitwerk ist der Teamleiter Helpdesk sehr zufrieden. „Wir können immer auf unseren Partner und eine hohe Gesprächsbereitschaft zählen“, fasst er abschließend zusammen. Zufrieden mit der Zusammenarbeit nicht nur mit PWO sondern auch mit mit Konica Minolta ist Hartmut Vetter, Leiter Document Solutions bei Leitwerk. „Zwar gehören Vertrieb und Umsetzung von Managed Print Services zu unserem Tagesgeschäft, allerdings waren wir für die Unterstützung seitens Konica Minolta beim PWO-Projekt dankbar.“

Schon in der Presales-Phase sei man in zwei Workshops auf die Umsetzung des Projekts vorbereitet worden. Weitere nicht nur theoretische sondern vor allem praktische Unterstützung von Konica Minolta gab es beispielsweise beim Roll-Out, das von Leitwerk-Werkstattleiter Rolf Lazzaro betreut wurde. Hier bezog sich „die Hilfe auf reale Man-Power von Konica Minolta, die unsere personellen Ressourcen geschont hat“, erzählt Vetter, der sich freut, dass man „bei Bedarf jederzeit auf den Hersteller zurückkommen kann.“

www.leitwerk.de

www.konicaminolta.de/business

www.progress-werk.de

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