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Output-Manager dringend gesucht

Kosten senken, so lautet das Ziel von IT-Abteilungen, wenn es um die Druckinfrastruktur geht. Doch eine strategische Planung ist eher Seltenheit, so das Ergebnis der „Printerumfrage11“ von Dokulife Research & Consulting.

Bereits zum dritten Mal hat das Beratungsunternehmen Dokulife die Printerumfrage durchgeführt. Nach einer Befragung zur Gerätenutzung sowie zur Zuverlässigkeit der Druckgeräte und zur Zufriedenheit der Nutzer, standen in diesem Jahr Themen wie Managed Print Services, DE-Mail und die Differenzierung der Nutzeranforderungen im Vordergrund. Jenseits von Kosten- und Effizienzdiskussion kommt die Umfrage, die vom Druckerhersteller Brother unterstützt wurde und an der mehr als 6100 Personen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz teilgenommen haben, zu dem Ergebnis, dass das Thema Output als strategisches Thema in Unternehmen eine Seltenheit ist. Viele Unternehmen befassen sich noch gar nicht mit Planung und Management von Druckinfrastrukturen. So geben gerade mal 30 Prozent der IT-Mitarbeiter an, dass eine „langfristig dokumentierte und vorab geplante“ Druckerstrategie verfolgt wird. 70 Prozent geben an, die Druckinfrastruktur „kurzfristig und nachfrageorientiert“ zu managen. Selbst in großen Unternehmen mit mehr als 5000 Mitarbeitern geben nur 39 Prozent der Teilnehmer an, dass sie die Druckinfrastruktur strategisch planen. Ein Grund ist, dass in vielen Unternehmen offensichtlich niemand speziell für die Druckinfrastruktur verantwortlich ist. Selbst in den größeren Unternehmen mit 1000 bis 5000 Mitarbeitern geben noch 61 Prozent der IT-Mitarbeiter an, dass sich niemand speziell um die Drucker kümmert, sondern dass „das alle gemeinsam“ machen.

Quelle: Dokulife Research & Consulting
Quelle: Dokulife Research & Consulting

Ganz oben in der Prioritätenliste der IT-Abteilungen stehen „niedrige Druckkosten“ und „möglichst wenig Aufwand für die IT-Abteilung“. Gründe dafür sind, dass sich Hardware-, Toner- und externe Servicekosten einfach ermitteln lassen. Auch der Aufwand für die Administration lässt sich in weiten Teilen gut erfassen. Beide Prioritäten lassen sich besonders einfach durch Konsolidieren umsetzen. Anwenderbedürfnisse hingegen finden sich bei der Befragung der IT in der Prioritätenliste eher am unteren Ende. Der Ansatz, vorrangig durch Konsolidierung zu sparen, spiegelt sich direkt in den Ergebnissen der Umfrage wieder: Über die Hälfte der IT-Beauftragten gab an, dass in den letzten zwölf Monaten „Arbeitsplatzgeräte durch zentrale Etagengeräte“, beziehungsweise „verschiedene Druckermodelle durch einheitliche“ ersetzt wurden. Diese Zentralisierungsmaßnahmen stehen jedoch im Widerspruch zu den Wünschen der Anwender, die sich in vorangegangenen Printerumfragen stets arbeitsplatznahe Geräte gewünscht haben. Dies führt letztlich dazu, dass die durchgeführten Maßnahmen nicht immer ihr Ziel treffen. Allein von den Befragten, die eine Druckerstrategie verfasst und umgesetzt haben, stellen zwölf Prozent fest, dass zu viele Anwenderwünsche die Strategie ausgehebelt haben. Der Anteil gescheiterter Konsolidierungs-Strategien dürfte laut Oliver Jendro, Senior Consultant bei Dokulife, sogar weit darüber liegen. „Viele gesparte Arbeitsplatzgeräte werden nach einer Konsolidierung von Mitarbeitern wieder aus dem Büromaterialbudget der Abteilungen beschafft.“ Die IT wisse gar nichts von deren Existenz, da die Geräte meist lokal angeschlossen sind und Verbrauchsmaterialien dezentral beschafft werden. Die Einsparstrategie durch Konsolidierung wird damit teilweise konterkariert.

Output-Experte Oliver Jendro
Output-Experte Oliver Jendro

Eine Lösung für den Interessenkonflikt zwischen Anwender und IT-Manager versprechen so genannte Managed Print Services (MPS), die inzwischen von fast allen großen Herstellern ebenso wie von auf das Thema Druck und Kopie spezialisierten Fachhandelsunternehmen angeboten werden. Das Management der Druckinfrastruktur übernimmt ein Dienstleister. Die IT wird somit ihre ungeliebte Infrastruktur los, behält aber die Kontrolle und übernimmt nur noch die Kosten- und Dienstleisterüberwachung. Vorteil für die Mitarbeiter ist, dass diese eine modere und im Idealfall auf den Arbeitsprozess angepasste Druckinfrastruktur erhalten.

Eine der wichtigsten Erkenntnisse für Oliver Jendro aus der Printerumfrage11 ist: Unternehmen brauchen in der hauseigenen IT keine Druckeradministratoren, sondern Output-Manager. Deren Aufgabe ist es nicht, Papierstaus zu beseitigen oder Toner nachzufüllen. Im Gegenzug für die administrative Entlastung sollte sich der Output-Manager in Zukunft mit dem gesamten Prozess der Dokumentenerstellung befassen. „Für einen Output-Manager steht nicht mehr nur die gedruckte Seite und deren Kosten, sondern der gesamte Weg von der Erstellung bis zur Ausgabe eines Dokuments im Vordergrund“ – das bedruckte Papier sei nur das letzte Teilstück dieses Prozesses.

Quelle: Dokulife Research & Consulting
Quelle: Dokulife Research & Consulting

Schwieriger für Unternehmen ist, laut Jendro, die Auswahl eines passenden Anbieters. Denn: Ein Großteil der Unternehmen in der DACH-Region lassen sich nur über den indirekten Kanal, also den Handel, erreichen, da der Direktvertrieb der Hersteller sich erst ab einer gewissen Größe direkt dem Endkunden widmet. Für den Handel hört sich dies zunächst nach einer Chance an. Jedoch sieht die Umfrage im Handel den „Flaschenhals“ zu einer flächendeckenden Vermarktung von MPS-Konzepten. Große Teile der Händler seien noch nicht in der Lage, MPS zu verkaufen. Hauptursache sei, „dass die Begrifflichkeit, verschuldet durch die uneinheitliche Kommunikation der Hardware-Anbieter, bei den Händlern nicht durchgängig angekommen ist.“ So kannten gerade einmal 64 Prozent der befragten Händler den Begriff Manged Print Services. Lediglich 31 Prozent der Umfrageteilnehmer verkaufen entsprechende Dienstleistungen. Drucker und Kopierer zu verkaufen, sei lange Zeit ein sehr erträgliches Geschäft gewesen, gesegnet mit hohen Margen und einem für die IT vergleichweise wertstabilem Produkt, meint Oliver Jendro. Doch „nur verkaufen reicht heute nicht mehr. Kunden erwarten zunehmend Dienstleistungen und Service rund ums bedruckte Papier“. Hinter dem Kürzel MPS verberge sich eine neue Art mit dem Thema Output Geld zu verdienen, so der Experte. Dies erfordere jedoch auch neue Verkaufsprozesse und eine andere Verkaufsstrategie. Dass einige Händler diese Veränderungen bereits frühzeitig erkannt haben und in ihren Unternehmen die Weichen gestellt haben, steht sicher außer Frage. Dass jedoch viele Händler das Thema nicht strategisch besetzen, könne sich in Zukunft für viele als fatale Fehleinschätzung erweisen. Denn MPS bedeuten auch immer eine lange Vertragslaufzeit und versprechen eine hohe Kundenbindung. „Wenn also die Konkurrenz Kunden langfristig bindet, haben Händler ohne MPS in Zukunft das Nachsehen“, sagt Jendro.

www.dokulife.de, www.brother.de

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