Optimierungspotenziale bleiben ungenutzt

Fachabteilungen in Unternehmen fordern bessere Unterstützung ihrer dokumentenintensiven Geschäftsprozesse und Sicherheit für geschäftskritische Informationen. Die IT will dieser Herausforderung mit Print- und Dokumenten-Management begegnen. Einer schnellen Umsetzung stehen jedoch oft nicht-technische Hürden im Wege, so lautet das Fazit der IDC-Studie „Print und Document Management in Deutschland 2014“. Ziel der Ende 2013 durchgeführten Befragung von 220 Unternehmen in Deutschland mit mindestens 200 Mitarbeitern war es, Trends und Pläne bei der Optimierung dokumentenintensiver Prozesse zu ermitteln. Während bei der Befragung zum gleichen Thema vor zwei Jahren IT-Sicherheit „nur“ auf Platz zwei der Anforderungen an die IT stand, zeigt die NSA-Affäre Wirkung: Die Gewährleistung der Sicherheit hat vor allem für IT-Entscheider höchste Priorität, aber auch für die Geschäftsbereiche ist sie von entscheidender Wichtigkeit. Auf Platz zwei rangiert für IT-Entscheider die Senkung der IT-Kosten, während die Fachbereiche bessere Unterstützung der Geschäftsprozesse und schnellere Erfüllung neuer Anforderungen umgesetzt sehen wollen.

Mit Print- und Dokumenten-Management kann das breite Anforderungsspektrum in einem mehrstufigen Prozess erfüllt werden. Im ersten Schritt werden die Druckkosten mittels Print-Management reduziert – das ist bereits in vielen Firmen umgesetzt. Im nächsten Schritt werden mit Dokumenten-Management zunächst Teilbereiche von dokumentenbasierten Abläufen verbessert, bevor im letzten Schritt die Geschäftsprozesse optimiert und automatisiert werden. Genau hier liegt nach Ansicht der IDC ein immenses Potenzial, da ein Großteil der Geschäftsprozesse dokumentenbasiert ist.

Aktuell betreiben 37 Prozent der befragten Unternehmen ihre Druckerumgebung mittels Print-Management, knapp ein Drittel plant die Einführung innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre, weitere 25 Prozent beschäftigen sich mit dem Thema. Im Vergleich zur Studie 2012 haben sich die Anforderungen an MPS verändert. Nach wie vor wollen IT-Entscheider zwar vor allem die direkten Kosten senken. Allerdings ist sowohl bei IT- als auch Abteilungs-Verantwortlichen die Optimierung dokumentenintensiver Prozesse auf der Prioritätenliste nach oben gerückt. Offenbar erkennen die Unternehmen, dass die aus einer umfassenden Analyse von Druckverhalten und Anforderungen gewonnene Transparenz eine gute Ausgangsbasis darstellt, um papierbasierte Prozesse mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und zu digitalisieren. In erster Linie erwarten die Befragten schnellere Abläufe (41 Prozent), die Produktivität der Nutzer soll gesteigert werden. In die gleiche Richtung zielt die Anforderung, dass Dokumente und Informationen schneller gefunden (39 Prozent) werden. Im Hinblick auf den Anstieg verfügbarer aber größtenteils unstrukturierter Daten eines der wichtigsten Ziele. Weitere Ziele beziehen sich auf Zuverlässigkeit und Kosteneinsparungen, vornehmlich bei Papierausdrucken.

Weitere Automatisierung

Die Zukunftsplanungen gehen noch einen Schritt weiter. Der manuelle Aufwand bei Eingang, Verarbeitung und Ausgabe von Dokumenten soll verringert werden. So sollen ECM-Softwarelösungen zur Automatisierung von Dokumentenprozessen (49 Prozent), Lösungen zum Scannen, Indexieren und automatischen Weiterleiten von Papierdokumenten (45 Prozent) sowie der elektronische Eingang von Dokumenten inklusive der automatischen Weiterbearbeitung per elektronischen Datenaustausch (EDI, 45 Prozent) in den kommenden zwölf bis 24 Monaten umgesetzt werden.

Hier ist es wieder der Mittelstand, der das Potenzial ausschöpfen will. Allerdings hatten sich bereits die 2012 befragten Firmen vorgenommen, die Automatisierung ihrer Prozesse binnen einer Zweijahresfrist zu erhöhen. Die Realität zeigt aber, dass viele Unternehmen noch nicht weiter gekommen sind. „Die Optimierung dokumentenbasierter Prozesse ist langwierig. Hierbei müssen zahlreiche nicht-technische Hürden überwunden werden, deren Komplexität unterschätzt wurde“, erklärt IDC-Analyst und Projektleiter Matthias Kraus. Technische Barrieren stellen also nicht die einzigen Hürden dar. Unternehmen müssen sich auf prozessbezogene Maßnahmen wie die fehlende Transparenz der Abläufe konzentrieren. Komplexe IT-Prozesse sind zunächst professionell zu analysieren, um die Auswirkungen auf den Geschäftserfolg bewerten zu können. Erst dann kann die Auswahl passender Maßnahmen erfolgen. Die Anpassung und Konsolidierung der Prozesse auf organisatorischer Ebene sei ebenfalls ein entscheidender Hebel.

Ernüchternd sei, dass nur 19 Prozent der Befragten dies erkennen.

Lösungsanbieter müssen sich entsprechend positionieren, um die IT-Abteilungen in diesem Punkt kompetent zu unterstützen. Die IT wiederum muss ihr angestammtes Rollenverständnis hinter sich lassen und sich neu aufstellen. Eine enge Kooperation von IT und Geschäftsbereichen ist unumgänglich. Rückblickend ist festzustellen, dass die Firmen in den letzten Jahren nicht maßgeblich weitergekommen sind. Der Grund: die IT-Abteilung unterschätzt nach wie vor die nicht-technischen Hürden und stellt sich dieser neuen Aufgabe nicht mit dem nötigen Engagement. IDC empfiehlt IT-Verantwortlichen eine schrittweise Optimierung dokumentenbasierter Prozesse. Um vorwärts zu kommen, empfehlen die Analysten Unterstützung von externen Experten. Besonders nachgefragt werden branchenspezifisches Know-how und Komplett-Angebote aus einer Hand. Anbieter sollten ihr Angebot kritisch überprüfen und vor dem Hintergrund, dass nach wie vor viele Anwender auf der Stelle treten, gezielt in die Kompetenzen der eigenen Beratungs- und Vertriebsmannschaft investieren. Lösungsanbieter sollten sich stärker als Partner und Moderator zwischen IT und Fachabteilung positionieren. „Der wichtigste Aspekt aktuell ist aber die adäquate Adressierung des sensiblen Themas Datensicherheit“, gibt Kraus zu bedenken. „Auch hier müssen die Anbieter noch ihre Hausaufgaben erledigen. Stellen sich Anwender und Anbieter jetzt ihren Herausforderungen, zeigt sich in 24 Monaten wahrscheinlich ein ganz anderes Bild des Marktes.“

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