Kosten senken mit System
- 22.07.2010
- Bürotechnik
- red.
Kunden brauchen Innovationen, die ihnen den Wettbewerbsvorteil verschaffen, den sie unter den schwierigen wirtschaftlichen Bedingungen benötigen. Die Innovationen müssen sich jedoch mit den teils knappen IT-Budgets realisieren lassen. Die Themen Druckkosten und -prozesse werden leicht übersehen.
Multifunktionsdrucker (MFP) können zur Kostenkontrolle beitragen, indem sie Unternehmen einheitliche Drucklösungen bieten. Denn die Anschaffungskosten für einen MFP sind niedriger als für mehrere Einzelgeräte. Gleiches gilt für die laufenden Kosten. Hersteller wie Xerox haben große Fortschritte in der Entwicklung von MFP erzielt. Das geht von einfachen Multifunktionsgeräten bis hin zu vollintegrierten MFP, die den spezifischen Anforderungen des Kunden angepasst werden können. Ermöglicht wird das durch den Einsatz von Software für Funktionen wie Rückzahlungsprogramme, automatisierte Workflows oder die Möglichkeit, direkt an bestimmte Speicherorte zu scannen.
„Wenn sie mit einem Unternehmensnetzwerk verbunden sind, werden diese intelligenten MFP zum wichtigsten Knotenpunkt im Unternehmen, zum Ein- und Ausgangsbereich für zu erledigende Arbeit“, weiß Helmut Krüger, Marketing Manager Application Services bei Xerox. Händler sollten deshalb nicht nur die Geräte und die Software verkaufen, sondern ihren Kunden zeigen, wie sie das Optimum aus diesen Geräten herausholen. So wie beim Küchenhersteller Pino Küchen.
Zusammen mit den Vertragspartnern Document Systems Magdeburg und IT-SCom entschied sich Pino Küchen, die dezentral organisierte Druck- und Scantechnik auszutauschen. So sollten ein zentraler Dokumentenfluss und eine Erweiterungsmöglichkeit für Archivierung und Dokumentenmanagement sichergestellt werden. Ende 2009 lieferte Xerox 14 „Phaser 3635“-MFP an den Küchenhersteller. Als leistungsfähiges Multifunktionssystem mit einer Ge-schwindigkeit von bis zu 33 Schwarzweiß-Seiten pro Minute bietet das System den Funktionsumfang eines großen Abteilungs-MFPs. Zusätzlich wurde die „ScanFlowStore“-Software inklusive des Barcode-Moduls von IT-SCom implementiert. Mitarbeiter von Pino Küchen können Dokumente damit in Farbe scannen und erhalten volltextdurchsuchbare Word-, Excel-, OpenOffice- oder PDF-Datein. Diese können sie entweder per Knopfdruck als E-Mail versenden oder über den Touchscreen im Netzwerk speichern – zum Beispiel in der Windows-Datei-Struktur oder in Finanz-, CRM- oder ERP-Anwendungen. Viele der auftragsbezogenen Dokumente sind bei Pino Küchen mit einem Barcode versehen. Anhand des Codes kann die Software sie zuordnen und automatisch am vorgesehenen Ort ablegen. Durch die integrierte zonale Texterkennung können zudem beliebige Bereiche eines Dokuments gescannt werden.
Die Einführung der Lösung brachte für Pino Küchen wesentliche Verbesserungen: Mit dem Barcode-Scanner ist ein schnelles digitales Archivieren möglich, die einfache Bedienbarkeit sorgt für optimale Verwaltung sowie deutliche Kosten- und Zeitersparnis. „Wir verkaufen im Jahr rund 100 000 Küchen und archivieren alle auftragsbezogenen Dokumente zentral. Deshalb haben viele Mitarbeiter einen Barcode-Etiketten-Drucker am Platz, um die Indizierung der Dokumente zu sichern. Mit dem Barcode-Modul ist es möglich, auf die Eingabe des Speicherorts zu verzichten und so Zeit zu sparen, Ablage-Fehler auszuschließen und die Qualität zu verbessern“, erklärt Steffen Transchel, Projektleiter bei Pino Küchen.
„Mit der Verbindung von Xerox MFP und der ‚ScanFlowStore’ Software vereinfachen sich die Geschäftsprozesse. Die Systeme tragen dazu bei, Produktivität und Effizienz der Anwender zu steigern”, sagt Helmut Krüger.
Im nächsten Schritt hat sich der Küchen-Spezialist im April für die Implementierung der Software „iXware“ entschieden. „iXware“ integriert die Fax-Kommunikation des Unternehmens in das E-Mail-System. Eingehende Faxe werden per E-Mail an den Empfänger weitergeleitet. Bei ausgehenden Faxen erhält der Versender Sendebestätigung und Kopie des Faxes ebenfalls per E-Mail in sein Postfach.
Systeme mit umfassenden Funktionen
Mit dem neuen A3-Farb-MFP „WorkCentre 7120“ erweitert Xerox sein Portfolio. Das System, das 20 Schwarzweiß- oder Farbseiten pro Minute druckt, bietet speziell kleinen und mittelständischen Unternehmen umfassende Funktionen. Dabei kommt der Xerox „Emulsion Aggregate High Gloss“-Toner zum Einsatz. Der Toner besteht aus kleineren und gleichmäßigeren Partikeln als herkömmliche Toner, so dass Farben brillanter und das Textbild schärfer erscheinen. Mit dem „WorkCentre 7120“ lassen sich Dokumente gleichzeitig an das E-Mail-Programm, das Netzwerk und die Content-Management-Software weiterleiten. Gleichzeitig optimiert das System redundante Workflows. Das MFP verfügt zudem über eine verbesserte Farbscan-Funktion für 55 Scans pro Minute sowie eine IP-Fax-Verbindung. Es ermöglicht zusätzlich Drucken von und Scannen auf USB-Speichermedien. Um Kostenkontrolle und -management zu vereinfachen, hat Xerox das System mit seinem Standard Accounting-Programm ausgestattet.
Das „WorkCentre 7210“ verbraucht 3,08 Watt im Schlafmodus und ist eines der leisesten und kompaktesten A3-Farbmodelle auf dem Markt. Eine Vorschau-Funktion verhindert überflüssige Ausdrucke. Über die Standard-Einstellungen des „Earth Smart Print“-Treibers und integrierte Funktionen wie doppelseitiger Druck oder Draft-Modus lässt sich unnötiger Papierverbrauch vermeiden und der Tonerverbrauch verringern.
Zusätzlich erweitert Xerox mit der „WorkCentre 5700“-Serie auch seine Schwarzweiß-Palette. Die Produktfamilie umfasst sieben neue A3-MFP-Modelle, die über einen farbigen Touchscreen verfügen und eine Druckgeschwindigkeit von 90 Seiten pro Minute erreichen. Die Drucker bieten Farbscans in hoher Qualität und bearbeiten anstehende Druckaufträge umgehend, auch wenn ein vorhergehender Druckjob wegen fehlender Ressourcen im Print Around Feature zurückgehalten wird. Die „WorkCentre 5700“-Serie ist mit optimierten Sicherheitsfunktionen ausgestattet. Dazu zählen eine vollständige Unterstützung des IPv6-Netzwerk-Sicherheitsstandards, Image Overwrite sowie eine isolierte Faxleitung. Die Funktion Network Authentication verhindert unbefugtes Zugreifen auf die Scan-, E-Mail- und Netzwerk-Features.
Sowohl das „WorkCentre 7120“ als auch die „5700“-Produktfamilie basieren auf der Xerox Extensible Interface Platform (EIP). Dabei handelt es sich um eine Technologie, die benutzerdefinierte Workflow-Applikationen ermöglicht.
