Dreh- und Angelpunkt für Informationen

Herr van den Berg, was genau ist „ConnectKey“ und welche Mehrwerte betet die Lösung Unternehmenskunden?

„ConnectKey“ macht aus dem MFP eine Informationsdrehscheibe, die Scannen und Hochladen von Dokumenten in designierte IT-Systeme oder Cloud-basierte Speicher sowie das Drucken über jedes E-Mail-fähige, mobile Endgerät erlaubt. Mithilfe der Software „Xerox App Studio“ können zudem individuelle Apps entwickelt werden, um etwa Lieferscheine und Rechnungen direkt vom Bildschirm des MFPs aus in das Warenwirtschafts- und Buchhaltungssystem zu scannen und die Bezahlvorgänge zu beschleunigen.

„ConnectKey“ bietet außerdem vorkonfigurierte Funktionalitäten zum Verschieben von Dokumenten zu SharePoint Online, Google Drive, DropBox, Evernote, PaperPort Anywhere und Salesforce.com sowie das automatische Konvertieren in durchsuchbare PDFs, Word- oder Excel-Dateien. Das erleichtert den sicheren und flexiblen Zugriff auf die Dokumente. Zusätzlich können in SharePoint und Netzwerkordnern, Dokumente durchsucht, konvertiert und gespeichert werden. Die „ConnectKey“-MFPs lassen sich vergleichbar einem Server über das Netzwerk verwalten und bieten für Fernschulungen eine spezielle Software an, damit der Schulungsleiter nicht unbedingt vor Ort sein muss.

Ein Fokus von „ConnectKey“ liegt auf dem Thema Sicherheit, bei dem Sie mit McAfee kooperieren. Inwieweit sind Unternehmen die Sicherheitsrisiken durch eine ungeschützte Druckinfrastruktur bewusst?

Heute stellen Endgeräte ein Sicherheitsrisiko dar, das wir in der Form nie für möglich gehalten haben. Deshalb müssen auch scheinbar harmlose Geräte wie MFPs mit Funktionen zur Verhinderung von Dokumentenmissbrauch ausgestattet werden. Einer aktuellen Umfrage von Xerox und McAfee zufolge sind sich viele Unternehmen dessen noch nicht bewusst. Denn nur die wenigsten treffen geeignete Maßnahmen, um den Zugang zu Peripheriegeräten zu schützen und das Umgehen von Sicherheitsregeln zu verhindern. Der Umfrage zufolge versäumen 54 Prozent der Befragten, im Umgang mit vertraulichen Informationen die nötige Sorgfalt walten zu lassen. Jedem dritten Befragten waren die geltenden Bestimmungen angeblich geläufig, doch er hielt sich nicht konsequent daran. Jedem Fünften waren die Sicherheitsvorgaben gänzlich unbekannt. Gedanken um die Sicherheit kopierter, gescannter oder ausgedruckter Dokumente machen sich nur 39 Prozent. Das Gefährdungspotenzial für vertrauliche Informationen ist in vielen Betrieben erschreckend hoch.

Wie werden Sie dem steigenden Sicherheitsbedürfnis gerecht?

Wir haben gemeinsam mit McAfee eine Sicherheitssoftware für unsere Multifunktionsgeräte entwickelt. Diese setzt auf ein Whitelisting-Verfahren, bei dem nur erlaubte Dateien entsprechend der geltenden Regeln ausgeführt werden. Sicherheitsrelevante Ereignisse können außerdem über Audit-Trails detailgenau nachvollzogen und bei Bedarf die nötigen Maßnahmen ergriffen werden. Zusätzlich schützt durch Cisco „TrustSec“ ein weiterer Security-Layer die Datenpfade, die zum System hin- und wegführen. Dadurch haben IT-Verantwortlichen ihre im Netzwerk eingebundenen MFPs besser unter Kontrolle. Das ist besonders wichtig in Umgebungen, in denen Mitarbeiter im Rahmen einer BYOD-Strategie auch private Systeme nutzen.

Welche Potenziale bietet „ConnectKey“ Ihren Partnern?

Unsere Vertriebspartner, Systemintegratoren und Reseller können mit „Xerox App Studio“ selbst Apps entwickeln und in das MFP integrieren, ohne dass zusätzliche Software erforderlich ist. Sie sind somit in der Lage, durch standardisierte, vorkonfigurierte Apps echte Mehrwert zu bieten oder auch im Kundenauftrag individuelle, auf die geschäftsspezifischen Anforderungen einer Branche zugeschnittene Anwendungen zu erstellen. Damit können Partner ihr Geschäft durch neue Leistungen attraktiver machen und Kunden den Einstieg ins Dokumentenmanagement erleichtern.

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