Planbare Kosten und mehr Produktivität

Das umfangreiche Leistungsspektrum mit Textilaufbereitung, Textillagerung und Textilversand ist das Kerngeschäft von ProTex Service aus dem niederrheinischen Grevenbroich. Die Größe der Lager- und Verarbeitungskapazitäten sowie ein zentraler Standort in Westdeutschland mit direkten Anbindungen an die schnellen Verkehrswege garantieren dem Kunden zusätzliche Sicherheit für Lieferungen just-in-time.

In diesem Geschäft zählen nicht nur Erfahrung und Kompetenz, wie ProTex-Geschäftsführer Torsten Holz verrät: „Wenigstens genauso wichtig sind schnelle Entscheidungen. Und dies setzt eine jederzeit funktionierende und qualitativ hervorragende IT-Infrastruktur voraus.“

Bevor ProTex sich für einen HP „Quick-Page“-Vertrag entschieden hat, war die IT-Infrastruktur – wie in so vielen Unternehmen – ein über Jahre gewachsenes Sammelsurium mit wenig transparenten und unkontrollierbaren Kosten. „Aufgrund unserer Unternehmensgröße können wir keinen Spezialisten für Wartung und Administration einstellen“, sagt Holz. „Diese Aufgaben werden von unseren Mitarbeitern nebenbei erledigt – mit den entsprechenden Folgen.“ Als Beispiele nennt der Geschäftsführer: Kopierer, Faxgeräte oder Drucker funktionierten plötzlich nicht mehr. Passender Toner wurde nicht zeitgerecht geliefert. Oder der Toner war falsch. „Solche Ausfälle können wir uns aufgrund der Schnelllebigkeit im Tagesgeschäft einfach nicht leisten.“

Auf dieser Grundlage empfahl das langjährige IT-Systemhaus von ProTex, Nösse Datentechnik, das mit dem HP Office-Printing-Solution-Distributor Also Actebis zusammenarbeitet, ein leistungsfähiges Multifunktionsgerät von HP im Rahmen eines HP „QuickPage“-Mietmodells.

Ergebnis der Konsolidierung war im Fall von ProTex der Ersatz eines konventionellen Kopierers, zweier Scanner und eines Laserdruckers durch den HP„Laserjet M4345 MFP“. Sämtliche In- und Output-Aufgaben werden damit gelöst und es gibt noch entscheidende Mehrwerte: „Unser MFP arbeitet völlig autark bei der Übermittlung beispielsweise von Lieferscheinen beziehungsweise analoger Kundenkorrespondenz, die wir nun direkt via ,Send-to-E-Mail‘ an unsere Kunden schicken beziehungsweise direkt archivieren können“, erklärt Torsten Holz, „früher mussten wir dazu zunächst das Schreiben am PC einscannen, formatieren und per E-Mail verschicken.“

Neben einer automatisierten, proaktiven Wartung des Gerätes und der automatischen Übermittlung des Zählerstands unterstreicht Torsten Holz einen weiteren Vorteil für die Mitarbeiter: „Die Toner-Nachbestellungen können wir jetzt einfach über das Online-Tool abwickeln und sogar den Bestellstatus nachverfolgen.“

Weiterer Vorteil des Tools sei der direkte Zugriff auf die Nutzungsdaten des Multifunktionsgerätes und somit die bessere Kontrolle der Kosten. Torsten Holz: „Unser HP ,QuickPage‘-Servicevertrag macht die Verbrauchskosten transparent und ist auch gegenüber herkömmlichen Abrechnungsmodellen verständlicher und preisgünstiger. Über das HP ,QuickPage‘-Mietmodell mussten wir kein Geld in die Hardware investieren und verfügen jetzt über die Technologie, die uns produktiv hilft, Kosten einzusparen. Das ist letztlich entscheidend.“

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