BusinessPartner PBS

Prozesse effizient gestalten

Beim Print- und Outputmanagement spielt neben Geräte-Infrastruktur und Softwarelösungen vor allem eine ganzheitliche Prozessbetrachtung eine entscheidende Rolle, findet Armin Alt vom Lösungsanbieter Perform IT.

Anhand verschiedener Fragenkataloge können mit dem „Workflow Monitor“ die Prozesse rund um Output- und Dokumentenmanagement im Gespräch mit dem Kunden herausgearbeitet werden.
Anhand verschiedener Fragenkataloge können mit dem „Workflow Monitor“ die Prozesse rund um Output- und Dokumentenmanagement im Gespräch mit dem Kunden herausgearbeitet werden.

Das Thema Managed Print bzw. Managed Document Services ist in aller Munde. „Die Frage, die sich in diesem Zusammenhang stellt, ist was die einzelnen Anbieter darunter verstehen und wie professionell dies umgesetzt wird“, sagt Armin Alt, Geschäftsführer bei Perform IT. Seit 2001 bietet der Nürnberger Lösungsspezialist professionelle Dienstleitungen, Aus- und Weiterbildungsangebote sowie Software rund um das Paper-Outputgeschäft, von Analyse und Consulting über das Controlling und Management bis hin zur Prozessbetrachtung.

„Grundsätzlich sollten neben Geräteflotte und Softwarelösungen immer auch sicherheitsrelevante Themen und vor allem die Betrachtung der Prozesse beim Endkunden in eine ganzheitliche MDS-Beratung einfließen“, fordert Alt. Denn in der Regel seien die prozessualen Kosten aufgrund von gewachsenen Strukturen nicht sichtbar und somit auch schwer zu erfassen. Die Folge sei, dass die Kunden den finanziellen Aufwand für Softwarelösungen und die damit zusammenhängenden MDS-Dienstleistungen oft scheuen würden.

Die ermittelten Daten lassen sich nach Anzahl der Transaktionen, Zeit und wenn gewünscht auch Kosten darstellen und anschaulich präsentieren.
Die ermittelten Daten lassen sich nach Anzahl der Transaktionen, Zeit und wenn gewünscht auch Kosten darstellen und anschaulich präsentieren.

„Die Herausforderung liegt darin, den internen Aufwand beim Kunden sichtbar zu machen, um mit dem neuen MDS-Konzept einen präzisen Mehrwert aufzuzeigen und diesen auch berechnen zu können“, erklärt der Fachmann. Auch bei Perform IT hat sich im Rahmen der zehnjährigen Tätigkeit als Berater für Dokumentenlogistik vieles verändert. Permanent passe das Unternehmen seine Vorgehensweise an die Anforderungen des Marktes und den Bedürfnissen der Kunden an.

„Während des Projektverlauf ist es von enormer Bedeutung, zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Fragen zu internen Abläufen strukturiert an die involvierten Personen zu stellen und diese Erkenntnisse zu dokumentieren und zu bewerten“, hebt Alt eine grundlegende Erkenntnis seiner Beratertätigkeit hervor. Denn: In der Regel beginnt heute ein Projekt mit der Erfassung der Dokumentenprozesse. Alle anderen Themen wie Geräteflotte, Sicherheit und Softwarelösungen ergeben sich dann automatisch und werden im Rahmen einer Optimierung in ein ganzheitliches Konzept eingebettet. „Um diese Prozesse strukturiert und schnell erfassen zu können haben wir schon vor einiger Zeit angefangen, für unseren Bedarf ein Hilfsmittel mit dem Namen ‚Workflow-Monitor’ zu erstellen“, berichtet der Perform IT-Geschäftsführer.

„In eine ganzheitliche MDS-Betrachtung sollte vor allem die Betrachtung der Prozesse beim Endkunden einfließen“, findet Perform IT-Geschäftsführer Armin Alt.
„In eine ganzheitliche MDS-Betrachtung sollte vor allem die Betrachtung der Prozesse beim Endkunden einfließen“, findet Perform IT-Geschäftsführer Armin Alt.

Der „Workflow-Monitor“ ermöglicht anhand vorgegebener Fragenkataloge im Gespräch mit dem Kunden verschiedene Prozessabläufe herauszuarbeiten und im Rahmen einer Präsentation anschaulich darzustellen. Für MDS-Projekte bietet die Software bereits heute fertige Fragenkataloge zu den Prozessabläufen in Lager und Logistikwesen, an IT Help Desk, bei Zählerstandsmeldung, Rechnungsprüfung und -zahlung sowie der Beschaffung von Supplies, Papier und Hardware. Das webbasierende Tool soll künftig zudem die Möglichkeit bieten, auf Erfahrungswerte bereits durchgeführter Auswertungen – gegliedert nach Bundesländern, Branchen und Größen der Endkunden – zurückzugreifen. Damit können Kunden dann einfacher Antworten auf die Fragen rund um ihre Prozesse finden.

„Wir können sowohl für die Ist- als auch die Soll-Situation einen Vergleich aufstellen und diesen bequem in einer Powerpoint- oder PDF-Präsentation darstellen. Die Daten können nach Anzahl der Transaktionen, Zeit und wenn gewünscht auch Kosten dargestellt und präsentiert werden“, erklärt Alt. Kunden gegenüber ließen sich so interne Abläufe und Prozesse aufzeigen und in diesem Zuge auch evaluieren und ganz gezielt optimieren. Denn nur dadurch habe man die Möglichkeit die notwendigen Softwarelösungen und Dienstleistungen beim Kunden zu vermarkten und im Vergleich zur heutigen Ablaufstruktur einen „Mehrwert“ zu schaffen.

www.Performit.de

Verwandte Themen
Compass-Geschäftsführer Dirk Henniges
Compass Gruppe nutzt neue MDS-Software von perform IT weiter
Anfang des Jahres hat Lexmark neue Farb-Multifunktionsgeräte vorgestellt. Die Systeme kombinieren Features der A3- und A4-Technik, ermöglichen die Optimierung von Managed Document Services (MDS) und bieten Lösungen für verbesserte Unternehmensprozesse.
Die Wachstumschancen der Digitalisierung nutzen weiter
Führungsriege der MLF Mercator-Leasing (v.l.): Thomas Studtrucker (Prokurist und Mitglied erweiterte Geschäftsleitung), Rolf Hahn (Geschäftsführer) und Matthias Schneider (Prokurist und Mitglied erweiterte Geschäftsleitung)
Die Leasing-Branche mitgestaltet weiter
Sensible Daten garantiert geschützt weiter
Das Smartphone als Diktiergerät? Für den gelegentlichen Einsatz durchaus eine Option – Speech Processing Solutions bietet eine professionelle App für drei Betriebssysteme.
Flexibler beim Diktieren weiter
Einfach interaktiv präsentieren weiter