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MDS beim Mittelstand im Einsatz

Die Hakawerk W. Schlotz GmbH hat im Zuge einer Neuanschaffung einzelner Outputsysteme den gesamten Dokumenten-Workflow optimiert. Die mit der Aufgabe betraute Feyerabend Büro- und Informationstechnik setzte dabei auf Hard- und Software von Utax.

„Weniger Wartung, weniger Verbrauch, vereinfachtes Handling: Alle unsere Wünsche sind in Erfüllung gegangen“, betont Steffen Krnawek, Systemadministrator bei der Hakawerk W. Schlotz GmbH.
„Weniger Wartung, weniger Verbrauch, vereinfachtes Handling: Alle unsere Wünsche sind in Erfüllung gegangen“, betont Steffen Krnawek, Systemadministrator bei der Hakawerk W. Schlotz GmbH.

Als es schwierig wurde, Ersatzteile für einzelne ältere Drucker zu bekommen, war klar: Die Outputlandschaft muss teils erneuert werden. Rund 50 Ausgabesysteme unterschiedlichster Hersteller waren bei der Hakawerk W. Schlotz GmbH, einem Spezialisten für Wasch- und Reinigungsmittel sowie Körperpflege aus dem Baden-Württembergischen Waldenbuch, im Einsatz. Entsprechend viele Tonerarten stapelten sich im Lager des 1946 gegründeten Familienunternehmens. Die Aufgabe der hinzugezogenen Experten war es, die Situation zu analysieren und entsprechende Optimierungsvorschläge vorzulegen. Das überzeugendste Konzept legte die Feyerabend Büro- und Informationstechnik aus Neckartailfingen vor. Neben passgenauen Hardwarevorschlägen konnte der Utax-Vertriebspartner mit einer auf den Mittelstand zugeschnittenen Softwarelösung für ein modernes Dokumentenmanagement punkten.

„Kosten senken und gleichzeitig den Mitarbeitern mehr und zeitsparende Funktionen beim Umgang mit ihren Ausgabesystemen zu ermöglichen, war das Ziel unserer Investition in die Outputlandschaft“, erläutert Steffen Krnawek, Systemadministrator bei Hakawerk die Ausgangssituation. Bernd Feyerabend, Geschäftsführer des gleichnamigen Fachhändlers, empfahl dem Unternehmen die Monitoring-Software „Utax smart“, die auch, zunächst für eine Testphase, installiert wurde.

Bei „Utax smart“ handelt es sich um ein Managed Document Solutions (MDS)-Tool, das speziell für den Mittelstand konzipiert ist. Es überwacht herstellerübergreifend die eingesetzten Druck-, Kopier-, Fax-, und Multifunktionssysteme, ermöglicht eine vollautomatische Erkennung der im Netzwerk registrierten Modelle, gibt Tonerstände an, meldet den Zählerstand jedes Ausgabesystems, kann die Nutzung nach Kostenstellen oder Abteilungen gruppieren und Ausgabevolumen individuell auswerten.

Nach der Testphase lag der Vorteil für Steffen Krnawek auf der Hand: „,Utax smart‘ ist ein zentrales Steuerungsinstrument, das Transparenz in die Nutzung unserer Ausgabesysteme bringt.“ War es vorher schwierig, aktuelle Daten über Zähler- und Tonerstand der heterogenen Outputlandschaft zu erhalten, so sei das jetzt auf einen Blick möglich. „Unser Einkauf erhält automatisch Verbrauchsmeldungen und kann bedarfsgerecht Toner bestellen“, nennt er ein Beispiel. „Als Verantwortlicher für die Technik ist für mich jetzt auch die Wartung viel unkomplizierter, weil ich mit einem Klick den kompletten Überblick über den Zustand der Systeme habe.“

Die Hakawerk W. Schlotz GmbH, ein Spezialist für Wasch- und Reinigungsmittel („Hakasoft“) sowie Körperpflege, setzt neben Hardware von Utax auch auf das DMS-Tool „Utax smart“.
Die Hakawerk W. Schlotz GmbH, ein Spezialist für Wasch- und Reinigungsmittel („Hakasoft“) sowie Körperpflege, setzt neben Hardware von Utax auch auf das DMS-Tool „Utax smart“.

Der entscheidende Vorteil von Utax smart ist, dass die Lösung herstellerübergreifend funktioniert. Dies ist vor allem für einen Mittelständler wie Hakawerk wichtig, der nicht parallel zu einer neuen Software gleich die gesamte Hardware austauschen will. Wie Bernd Feyerabend ergänzte, „überzeugt unsere Kunden auch, dass es die MDS-Software von Utax auch als Einstiegsversion gibt, die ab einer Größenordnung von 25 Ausgabesystemen funktioniert. Das macht sie hochattraktiv für kleine und mittlere Unternehmen.“

Bezüglich der Hardware waren Verlässlichkeit und Qualität entscheidende Auswahlkriterien. Fünf Multifunktionssysteme von Utax stehen inzwischen bei Hakawerk. Ein zusätzliches ist bereits bestellt und mittelfristig sollen weitere Ausgabesysteme erneuert werden. In der Regel ersetzt in Waldenbuch ein neues Utax-System zwei bis drei Vorgängermodelle. Eine Tatsache, die den Prozess der Homogenisierung des Dokumentenmanagements beschleunigt. „Wir haben uns gegen ein Seitenpreiskonzept entschieden und die Maschinen gekauft, um unabhängig zu bleiben“, ergänzt Steffen Krnawek.

Das größte und schnellste der neuen Multifunktionssysteme steht im Lager. Das digitale DIN-A3-Farb-MFP „CDC 1950“ ist der leistungsstärkste Vertreter einer vier Modelle umfassenden Utax-Produktfamilie und bringt mehrere Eigenschaften mit, die es für eine Hausdruckerei qualifizieren. Mit einer Ausgabegeschwindigkeit von 50 Farbseiten pro Minute, einer Verarbeitung von Papiergewichten bis zu 300 g/m2, einem Papiervorrat bis 7650 Blatt und zahlreichen Optionen zur Endverarbeitung ist man bei Hakawerk inhouse in der Lage, größere Volumen und hochwertige Druckerzeugnisse zu produzieren. Dazu gehören Werbe- und Informationsmaterial für die Haushaltsberater, wie zum Beispiel Produktflyer, Serienbriefe, Preislisten und Rechnungsdruck.

Für die Büroumgebung wählte Hakawerk das Utax-Farb-MFP „2550ci“. Neben störungsfreiem Etikettendruck war das Sortieren eingehender Faxe in einem Extra-Ausgabefach eine wichtige Anforderung: „Denn bei uns gehen noch viele Bestellungen per Fax ein und die dürfen natürlich nicht im täglichen Druck- und Kopiergeschehen untergehen“, erläutert Steffen Krnawek. Dank Job-Separator trennt das „2550ci“ alle Faxe in einer Zwischenablage und blinkt zudem, wenn eines eingeht.

Bei Hakawerke neuerdings im Einsatz: Die Utax Systeme „CDC 1950“, „2550ci“ und „CD 5130“
Bei Hakawerke neuerdings im Einsatz: Die Utax Systeme „CDC 1950“, „2550ci“ und „CD 5130“

Wo Farbausdrucke keine Rolle spielen, wie zum Beispiel im Werksverkauf, kommt ein s/w-Modell von Utax zum Einsatz. Der A4-MFP „CD 5130“ ist eine 3-in-1-Lösung mit Kopier-, Druck- und Scan-Funktionalität, letztere auch in Farbe. Bis zu 30 DIN-A4-Seiten produziert das System pro Minute bei einer Aufwärmzeit von nur 20 Sekunden und einer schnellen ersten Seite nach nur 6,9 Sekunden. Auch das Schwestersystem „CD 5230“ inklusive Faxsystem kommt bei Hakawerk zum Einsatz.

Heute profitiert der Betrieb von mehr Transparenz, Kosten- und Zeitersparnis bei allen Outputprozessen. „Weniger Wartung, weniger Verbrauch, vereinfachtes Handling: Alle unsere Wünsche sind in Erfüllung gegangen“, freut sich Steffen Krnawek. Dass das in der Region verwurzelte Unternehmen dabei von einem lokalen Fachhändler und Experten beraten und weiter begleitet wird, habe zur Vertrauensbildung entscheidend beigetragen.

www.utax.de

www.feyerabend.de

www.hakawerk.de

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