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Mehr Effizienz und Kundenzufriedenheit

Seit 1992 hat sich die Kopierer-Welt GmbH mit Sitz in Langenfeld auf die professionelle Aufarbeitung gebrauchter Kopiersysteme und deren Vermarktung spezialisiert. Beim Thema Flottenmanagement setzt das Unternehmen auf eine Lösung von Katun.

Firmensitz von Kopierer-Welt in Langenfeld
Firmensitz von Kopierer-Welt in Langenfeld

Die Kompetenz der Kopierer-Welt GmbH liegt in der Überholung der Systeme von Canon, Konica Minolta, Ricoh und Xerox im eigenen Technikzentrum. Das Unternehmen betreut rund 6500 Kunden, die von der Idee des preiswerten und sicheren Einkaufs überzeugt sind. „Wir geben jedem Kopierer ein zweites Leben. Die Geräte werden komplett zerlegt, gereinigt, überprüft – und wenn nötig, werden Teile ersetzt. Dafür nutzen wir auch Toner und Ersatzteile von Katun, da sie eine hohe Verfügbarkeit haben und eine den Originalteilen vergleichbare Qualität bieten“, sagt Joachim Ketzer, Projektleiter für Qualitäts- und Prozessmanagement. „Die Geräte bekommen die aktuellste Firmware des Herstellers. Kunden erhalten vollständig ausgereifte Produkte. Dazu bekommen sie ein Jahr oder 30 000 Images Gewährleistung auf die Geräte“, erklärt Ketzer.

„Der Katun Dealer Fleet Manager unterstützt Systeme unterschiedlicher Hersteller und ist mit nur fünf Klicks beim Kunden installiert“, berichtet Kopierer-Welt-Projektleiter Joachim Ketzer.
„Der Katun Dealer Fleet Manager unterstützt Systeme unterschiedlicher Hersteller und ist mit nur fünf Klicks beim Kunden installiert“, berichtet Kopierer-Welt-Projektleiter Joachim Ketzer.

Mit der stetig steigenden Anzahl an Kunden stellte sich die Frage, wie Wartungsverträge für die Geräte einfacher und schneller abgerechnet werden können. Zählerstände mussten bis dato manuell abgelesen und an die Kopierer-Welt übermittelt werden. Dabei ergaben sich Zeitverzögerungen und Übertragungsfehler, die Nachfragen und Kontrollieren erforderlich machten – bei über 2500 Systemen in laufenden Verträgen ein erheblicher Aufwand. Doch nicht nur die Abrechnung, auch der Service sollte verbessert werden. Jeder kennt die Situation: Freitagnachmittag muss dringend noch etwas gedruckt werden, doch der Toner ist leer und Ersatz nicht da. Hier wollte man dem Kunden die Sicherheit geben, dass er automatisch und vor allem rechtzeitig mit neuen Verbrauchsmaterialien versorgt wird. Die Lieferung darf dabei aber erst erfolgen, wenn Bedarf besteht. Die Lagerung von Tonern beim Kunden sollte entfallen, denn dies bedeutet für den Kunden Aufwand für Lagerhaltung, Logistik und Reporting, für die Kopierer-Welt eine erhöhte Kapitalbindung.

Vor drei Jahren begann die Suche nach einer geeigneten Software für das Flottenmanagement. Bei der Entscheidung war der Preis natürlich von Bedeutung, im Vordergrund jedoch standen Funktionalität und Handhabung. Zunächst musste festgestellt werden, was im eigenen Haus und beim Kunden verändert werden muss, um das System zum Laufen zu bekommen. Um eine hohe Akzeptanz bei den Kunden zu erlangen, sollte der Aufwand so gering wie möglich sein. Hinzu kam eine einfache Bedienung und Transparenz in der Anwendung, um Befürchtungen eines unkontrollierten Zugriffes auf die Unternehmensnetzwerke entkräften und Datensicherheit gewährleisten zu können.

Vor eineinhalb Jahren entschied man sich bei der Kopierer-Welt für eine Software von Katun, einem der führenden Lieferanten von OEM-kompatiblen Imaging-Zubehörprodukten, Fotorezeptoren, Heizwalzen, Ersatzteilen sowie verschiedenen Services für die Büromaschinenbranche. Der „Katun Dealer Fleet Manager“ (KDFM) erfüllt die Anforderungen von Kopierer-Welt und bringt noch eine wichtige Eigenschaft mit: Systeme verschiedener Hersteller können damit verwaltet werden. Der KDFM wird fortlaufend gepflegt und um neue Geräte ergänzt. Von Katun gab es durch den technischen Leiter und KDFM-Spezialisten, Herbert Gerlach, kompetente Beratung und tatkräftige Unterstützung von den Vorgesprächen bis zur Inbetriebnahme. Zudem steht für alle Fälle eine Hotline zur Verfügung.

Aufbereitung der Kopiersysteme im Technikzentrum von Kopierer-Welt.
Aufbereitung der Kopiersysteme im Technikzentrum von Kopierer-Welt.

Bei Kopierer-Welt zeigt man sich zufrieden mit der neuen Software: Die Bedienung sei denkbar einfach, die Auswertungen aussagekräftig. Zudem erlaubten sie eine zeitgerechte Abrechnung der Serviceverträge. Gleichzeitig werden Statusmeldungen und Fehler direkt per E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter geleitet. Damit können erforderliche Maßnahmen zeitnah eingeleitet werden.

Die Vorteile für den Kunden sind eindeutig. Dieser kann sicher sein, immer rechtzeitig die benötigten Verbrauchsmaterialien zu erhalten, ohne sich um Bestellung, Lagerung und Verteilung kümmern zu müssen. Die Zählerstände müssen nicht manuell ausgelesen und gemeldet werden. Gleichzeitig hat der Kunde über das Logfile eine Übersicht der Daten, welche bei Bedarf zur Überprüfung der Abrechnung abgerufen werden können.

„Der KDFM bietet flexible und zuverlässige Optimierungslösungen, die den Bedürfnissen und Entwicklungsstrategien des Unternehmens entsprechen“, sagt Herbert Gerlach, technischer Leiter bei Katun Deutschland.
„Der KDFM bietet flexible und zuverlässige Optimierungslösungen, die den Bedürfnissen und Entwicklungsstrategien des Unternehmens entsprechen“, sagt Herbert Gerlach, technischer Leiter bei Katun Deutschland.

Seit Einführung des Fleetmanagers vor eineinhalb Jahren wurden bereits über 1000 Systeme eingebunden. Für die Kopier-Welt ein voller Erfolg. Der Prozess der Abrechnung wird einfach und zuverlässig. Rückfragen beim Kunden gehören der Vergangenheit an. Die Bearbeitung der Tonerbestellungen ist zeitsparender und der Tonerbestand bei den Kunden hat sich reduziert. „Bestellungen, die bei uns bis 15 Uhr eingehen, werden am gleichen Tag verarbeitet. Der Kunde erhält die Ware üblicherweise bereits am nächsten Arbeitstag. Dafür stellen wir den KDFM kostenlos zur Verfügung“, sagt Ketzer. „Die Installation dauert nur wenige Minuten. Mit fünf Klicks ist das System bereit.“

Der KDFM bietet zudem Schnittstellen zu allen gängigen Warenwirtschaftssystemen. Bisher arbeitet die Kopierer-Welt lediglich mit den manuellen Export- und Import-Funktionen für die quartalsweise stattfindende Abrechnung mit der eigenen Sage „Office Line“-Warenwirtschaft. „Wir haben sehr spezielle Anforderungen an unser System und arbeiten gerade an der Anpassung“. Zukünftig plant die Kopierer-Welt den KDFM noch besser zu nutzen. Dazu Ketzer: „Mit den übermittelten Informationen werden wir den Nutzungsgrad der Geräte beim Kunden analysieren, um sicher zu gehen, dass an jedem Platz das optimale Gerät steht. Schließlich kann es sinnvoll sein Standorte zu tauschen oder Maschinen durch Geräte mit anderen Leistungsdaten zu ersetzen.“

www.katun.de

www.kopierer-welt.de

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