Die Potenziale der Prozesse erkennen

1966 gegründet, hat sich IBS Bürosysteme weit über die Grenzen Westfalens hinaus einen Namen als Dienstleister rund um das Büro gemacht. Rund 220 Mitarbeiter arbeiten für die IBS-Gruppe, zu der, neben der Zentrale mit Bürofachmarkt in Münster, Filialen in Bochum, Sundern, Magdeburg und Weißenborn (Sachsen), ein Logistikzentrum und ein Großhandel gehören. Kunden bietet IBS ein umfangreiches Produkt- und Dienstleitungsportfolio rund um Bürobedarf, -möbel und -technik. Auch in puncto Managed Print Services (MPS) hat sich das Traditionshaus gut aufgestellt und bietet zahlreiche Services von der Analyse über Optimierung, Implementierung und permanentem Management. Seit einem halben Jahr arbeitet IBS mit dem MPS-Dienstleister MHS, einem Tochterunternehmen des in Hemer ansässigen Alternativherstellers und Distributors THS, zusammen und nutzt die Flottenmanagement-Software „FMAudit“.

Der Kontakt zu MHS sei über Soennecken entstanden, erzählt Olaf Isfort, der das Familienunternehmen gemeinsam mit seiner Frau Daniela leitet. Zwar habe man mit dem Fleetmanagement-System „Armada“ von Raber + Märcker bereits vorher eine Monitoring-Lösung im Einsatz gehabt. „FMAudit“ biete jedoch nicht nur durch seine offenen Schnittstellen Vorteile. Das System sei ein sehr komplexes Modul, das riesige Mengen an Daten liefere, die auch erst mal gebündelt werden müssen. Für Fachhandelsunternehmen mit Kunden aus dem kleinen bis gehobenen Mittelstand, sei es jedoch wichtig, dass sich die Software einfach, schnell und wirtschaftlich auch in kleine Infrastrukturen mit einer Anzahl von einem bis 100 Ausgabegeräten einbinden lassen. Sich nicht von einem Anbieter abhängig zu machen, die eigene Datenhoheit und ein Höchstmaß an Flexibilität zu behalten, seien weitere wichtige Entscheidungsgründe für „FMAudit“ gewesen, erklärt der IBS-Geschäftsführer, der mit der Unterstützung aus Hemer sehr zufrieden ist. Durch die breite Datenbasis und den guten und schnellen Support könne man problemlos Geräte aus der installierten Basis übernehmen oder aber den Blick über den Office-Zaun in Richtung LFP oder Production Printing richten. Für viele Kunden ein wichtige Faktor bei der Anbieterwahl und für IBS eine gute Möglichkeit sich abzugrenzen.

Service nicht verschenken

Aktuell hat das Fachhandelsunternehmen zwar erst 280 Maschinen im Monitoring mit „FMAudit“. Dies soll sich aber schon bald ändern. „Bis Mitte Mai werde man die Zahl auf rund 600 Systeme verdoppeln“, kündigt Isfort an. Ende des Jahres rechne man mit rund 1000 Ausgabegeräten, die in die Monitoring-Software eingebunden sind. Auch Neuinstallationen werde man ausschließlich über „FMAudit“ abbilden. Ziel sei es 2014 insgesamt 90 Prozent der Maschinen im Flottenmanagement zu haben. Bis dahin ist „noch einiges an Überzeugungsarbeit zu leisten.“ Denn „Kunden erwarten vor allem eine Reduzierung der Kosten sowie die Übersicht über ihre Druckerflotte“, berichtet der Fachmann. Außerdem wolle sich die IT häufig nicht mehr um die Drucker kümmern. Und für einige Kunden spielen zudem Faktoren, wie das Aufdecken und Optimieren indirekter Kosten, eine Rolle. Die Bereitschaft für das Flottenmanagement zu zahlen, sei allerdings stark kundenabhängig, berichtet Isfort. Doch auch bei Kunden, die für den Service nicht zahlen wollen, setze man „FMAudit“ ein. Das heißt jedoch nicht, dass man diesen Service verschenke. Denn Auswertungen stehen den Kunden nur gegen Berechnung als Teil eines Dienstleistungspaketes zur Verfügung. Jedoch nutze man das Tool, um eigene Vorteile zu nutzen, beispielsweise die internen Prozesse zu straffen, in Toner gebundenes Kapital beim Kunden zu verringern oder eine zeitnahe Fakturierung durchführen zu können. Auswertungen stehen dann gegen Berechnung als Teil eines Dienstleistungspaketes zur Verfügung. Aktuell arbeite man hier noch an der Schnittstelle in das ERP-System von Evatic. Diese sei aber kurz vor der Fertigstellung.

Und wenn Kunden dann ihre Druckin­frastruktur optimieren wollen, könne man diesen nicht nur den Service und Beratung bieten, sondern auch gleich auf eine umfangreiche und fundierte Datenbasis aus „FMAudit“ zurückgreifen. Print-Management verlange ein Höchstmaß an Service, weiß Isfort. Und „dabei spielt Flottenmanagement eine zentrale Rolle“.

Händler, die das Thema nicht abbilden können, werden es schwer haben, ist er sich sicher. Denn „irgendwann ist auch MPS nur noch ein Randthema“. Vor dem Hintergrund der technischen Entwicklung und dem rückläufigen Hardwaremarkt, müsse sich der Handel mittelfristig neue Geschäftsmodelle suchen. Dass sich Unternehmen jedoch auch weiterhin mit Dokumenten und Informationen befassen, sei wahrscheinlich. Sein Portfolio hat IBS Bürosysteme deshalb in Richtung Dokumenten-Management erweitert und bietet neben MPS seit rund sechs Jahren Lösungen von Docuware an.

www.ibs-buerosysteme.de

www.mhsnet.de

www.ths-hemer.de