Vom Monitoring zur Prozessoptimierung

NKS ist einer der rund 200 Lexmark Business Solution Dealer in Deutschland und bietet umfassende Druck und Workflow-Lösungen an. NKS ist ein regional aufgestelltes, mittelständisches Beratungsunternehmen in der Bürokommunikationsbranche. Rund 50 Mitarbeiter kümmern sich in sechs Geschäftsbereichen um die Bedürfnisse von über 12 000 Bestandskunden im Rhein-Main-Neckar-Raum und deren Standorten bundesweit, von der Beratung über den Rollout bis zum Service.

Unternehmen stehen vor der Aufgabe, ihre Kosten zu senken und ihre Effizienz zu steigern. Dass in Dokumenten-Prozessen Potential liegt, ist vielen bewusst. Doch bei immer kürzeren Innovationszyklen und zunehmender Arbeitsbelastung von IT-Abteilungen verschlingt die Suche nach der idealen Lösung zu viel Zeit. An diesem Punkt kommen Unternehmen zu NKS, um individuelle Beratung und Komplettlösungen aus einer Hand zu erhalten.

Prozessorientiertes und strategisches Denken gefordert

„Die Zeit der Konsolidierung ist vorbei“, sagt Peter Daunke, Prokurist und Vertriebsleiter bei NKS. „Man hat sich von alten Scannern, Faxgeräten und Kopierern getrennt, diese Sparpotenziale sind gehoben. Fachpartner wie wir sind gefordert, jetzt den Betrieb der multifunktionalen Geräteflotte zu optimieren und Prozesse zu verschlanken. Das bedingt die Fähigkeit zum strategischen, prozessorientierten und betriebswirtschaftlichen Denken. Sprachen wir früher mit unseren Kunden über technische Spezifikationen, so geht es heute um Workflows und deren Integration, um Software, Druck- und Kostenmanagement, um Druckregeln und Authentifizierungssysteme, Arbeitsplatzoptimierung und Ergonomie bis zum Serversupport. Der Anteil der IT Services an unserer Arbeit nimmt definitiv zu.“

Mit den Lexmark Managed Print Services (MPS) bietet sein Team einen ganzheitlichen Ansatz bei der Optimierung der unternehmensweiten Druckinfrastruktur. Die Dienstleistung beginnt bei der Potenzialanalyse, der Integration aller Komponenten in die bestehende IT-Landschaft bis zur Inbetriebnahme. Darauf folgt die permanente Optimierung, da sich Anforderungen der Kunden oft schnell ändern.

Diese Dienstleistung baut auf dem Lexmark Fleet Manager auf. Diese Software überwacht die gesamte Geräteflotte des Kunden. Sie hilft, Störungen zu identifizieren, Verbrauchsmaterial automatisch zu bestellen, Druckkosten zu quantifizieren und aus Statistiken konkrete Empfehlungen für den wirtschaftlicheren Betrieb zu gewinnen.

Wie sieht das in der Praxis aus? Gerald Raquet, Business Consultant bei NKS, startet den Lexmark Fleet Manager und zeigt am Monitor das Beispiel eines mittelständischen Kunden: „Hier sehen wir, welche Drucker in welchen Geschäftsstellen in Betrieb sind, das Ampelsystem zeigt uns, dass zurzeit alles reibungslos läuft. Eine Störung würde bei uns automatisch eine Meldung generieren und sofort behoben. Hier zum Beispiel sehen wir, dass eine Tonerbestellung ausgelöst wird, weil ein bestimmter Füllstand unterschritten wurde.

Binnen 24 Stunden steht der neue Toner am Gerät.“ Er wechselt zur Statistikfunktion. „Hier erkennen wir beispielsweise, ob die Geräte sinnvoll ausgelastet sind. Klassisches Beispiel: Ein leistungsstarker Drucker im Erdgeschoss druckt kaum 100 Seiten am Tag, während in der Etage darüber ein kleiner Drucker an der Obergrenze seiner Kapazität arbeitet. Tauscht man beide, sinken die Kosten und die Lebensdauer steigt.“ NKS kennt den Lexmark Fleet Manager von Anfang an und hat die Produktentwicklung mit begleitet. Aktuell werden 1500 Endgeräte darüber betreut, im kommenden Jahr soll die Zahl auf über 3000 steigen.

Im Rahmen der Lexmark Managed Print Services kann NKS zeigen, dass sich die prognostizierten Ersparnisse bewahrheiten. Die Kunden erhalten Transparenz über Druckvolumen und Verbrauch, manche bis herunter zur einzelnen Kostenstelle. Auf Grundlage der Statistiken, die der Lexmark Fleet Tracker liefert, geben Daunke und sein Team Empfehlungen, wie sich die Flotte noch wirtschaftlicher betreiben lässt. „So sind wir in der Lage, unseren Kunden jährlich bis zu 30 Prozent der gesamten Outputkosten einzusparen, in einzelnen Fällen sogar mehr. Wir konnten nachweislich den Tonerverbrauch und die Aufwendungen im technischen Support reduzieren. Die optimierten Prozesse sparen täglich Zeit, im Ergebnis sind die Mitarbeiter zufriedener und können effizienter arbeiten. Vor allem die Kostentransparenz wird von unseren Kunden sehr geschätzt.“

Den Lexmark Fleet Manager wertet Daunke als Meilenstein, der die Beratungskompetenz für seine Kunden erweitert: „Die Funktionalität eröffnet neue Möglichkeiten im Hinblick auf Darstellung und Konzeption ganzheitlicher Prozesse. Darüber hinaus optimiert die Software bei richtiger Anwendung die eigenen Prozesse enorm. Die Analysetools und die tägliche Arbeit mit dem Kunden erhöhen die Kundenbindung, den permanenten Austausch und verbessern die Kommunikation.“ NKS hat mittlerweile drei Mitarbeiter für den Fleet Manager bei Lexmark ausbilden lassen.

„Lexmark gab uns seinerzeit den Anstoß, Managed Print Services als Komplettleistung anzubieten“, fasst Peter Daunke zusammen. „Wir sehen den Fleet Manager als ersten Baustein in der Entwicklung zum Systemanbieter, der sich um IT Services und alle Dokumentprozesse unserer Kunden kümmert. Wir sind davon überzeugt, dass wir mit diesem Konzept den richtigen Weg für die Zukunft eingeschlagen haben.“

www.nothnagel.de

www.lexmark.de

Nachgefragt ...

... bei Michael Lang, Director Channel DACH, Lexmark Deutschland

Herr Lang, um zusätzlichen Umsatz zu generieren, unterstützen Sie Partner nicht nur mit dem „Fleet Manager“, sondern bieten mit dem „Solution Composer“ ein weiteres spannendes Tool. Was ist der Lexmark „Solution Composer“?

Der „Solution Composer“ ist ein Tool, mit dem unsere Partner individuelle Lösungen für ihre Kunden entwickeln können. Diese Lösungen haben das Ziel, papierbasierte Prozesse im Unternehmen zu vereinfachen beziehungsweise zu automatisieren, um Zeit und Geld zu sparen. Nehmen wir das Beispiel eines Kreditantrages in einer Bankfiliale. Der Bankmitarbeiter scannt die entsprechenden Dokumente. Dabei kann er dem Dokument neben seinem Standort und Mitarbeiterkennung noch weitere Attribute am Display zuweisen. Anschließend werden mehrere Prozessschritte gleichzeitig ausgeführt. Beispielsweise wird das Dokument an die zentrale Verarbeitungsstelle weitergeleitet, parallel am Server archiviert und die zuständigen Mitarbeiter per Mail informiert. So entfallen gleich mehrere Arbeitsschritte, die der Anwender manuell durchführen müsste. Mit dem „Solution Composer“ können Händler vollständige Workflows ohne Programmierkenntnisse per Drag and Drop einfach selbst erstellen und abbilden. Zudem haben Partner die Möglichkeit, Solutions für mobile Endgeräte zu erstellen.

Welche Vorteile entstehen daraus für den Fachhändler?

Der Fachhändler ist in der Lage, besser auf die individuellen Anforderungen seiner Kunden einzugehen. Mit den Lösungen kann er seinen Kunden einen echten Mehrwert bieten und damit die Kundenzufriedenheit und -bindung erhöhen. Damit verschafft er sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Und nicht zuletzt kann er damit auch zusätzlichen Umsatz generieren. Angesichts zunehmend sinkender Hardwareverkäufe ist das Angebot von Lösungen eine Chance für unsere Fachhändler, sich auch in Zukunft entsprechenden Umsatz zu sichern.