Alles unter Kontrolle bringen

Nach Angaben der Photizo Group wird Europa bis 2014 der weltweit größte Markt für Managed Print Services (MPS). Deutschland erreicht dabei mit einem Anteil von 20 Prozent ein Umsatzvolumen von 1,41 Milliarden Euro. „Für Hersteller und deren Vertriebspartner, bieten MPS aber auch über den Office-Bereich hinaus Chancen neue Einkommensquellen zu erschließen“, erklärt Rob Sethre, Senior Consultant bei der Photizo Group. Potenzial sieht der Fachmann, der über mehr als 20 Jahre Branchenerfahrung in führenden Positionen bei Konica Minolta, Lexmark, Kyocera Mita and Lanier verfügt, gleich in mehreren Bereichen. Beispielsweise bei Hausdruckereien und Servicecentern, den so genannten „Central Reprographics Departments“ (CRD), in denen größere Unternehmen häufig einige ihrer hochvolumigen Druck- und Imagingsysteme und -prozesse zentralisieren. Und bei entsprechender Auslastung sind solche Hausdruckereien immer noch eine „günstige Alternative zur Vergabe solcher Aufträge an externe Dienstleister“, sagt Sethre. „Fast von Natur aus besitzt das CRD die Eigenschaften erfolgreicher MPS-Verträge: Ein hohes Maß an Aufmerksamkeit für Service Level Agreements und die Betriebszeit der Systeme, ein solides Berichtswesen zur Nutzung, eine pro-aktive Wartung, vereinfachte Verträge und Finanzierungen und vieles mehr.“ Der Marktbericht der Expertengruppe deckt folglich auch den CRD-Bereich ab. „Die Logik von MPS besteht darin, die Verwaltung aller Druck- und Imagingsysteme zu vereinfachen und einen größeren Teil des Druckvolumens eines Unternehmens abzudecken“, erklärt der Consultant, der es daher für sinnvoll erachtet, auch diese Systeme in MPS-Konzepte einzubeziehen. Überraschenderweise sei dies nicht häufig der Fall, „obwohl die Systeme selbst und ihre Verträge zu einer Konvergenz tendieren“, berichtet Sethre. Ohne Einbeziehung des CRD-Bereichs werde die komplette Druck-Infrastruktur jedoch nicht so gut verwaltet, wie es eigentlich möglich wäre.

Eine weitere Kategorie, die über klassische Büro-Systeme hinausgeht, stellen industrielle Drucker oder Spezialdrucker wie Zeilen-, Etiketten-, Karten-, Beleg- oder Matrixdrucker dar. Die Anwendungsszenarien variieren stark, abhängig von Branche und Geschäftsbereich. Einige Unternehmen aber, beispielsweise in Handel oder Logistik benötigen die Spezialdrucker, beispielsweise für den Druck von Lager- und Transportdokumenten, Preisetiketten, Werbeanhängern oder Formularen, die alle eng mit den jeweiligen Geschäftsprozessen verbunden sind. Die Geräte sind jedoch aufgrund ihrer Standorte oder außergewöhnlicher Support-Anforderungen selten in den MPS-Verträgen inbegriffen. Die A4-Seite ist nicht einfach zähl- und berechenbar, da Etikettenrollen oder Papierstapel nicht auf die gleiche Art wie Standard-Drucke fakturierbar sind. Zudem sind manuelle Vorgänge notwendig, um Daten zur Nutzung und Rechnungsstellung zu sammeln. „Die Herausforderungen der Berichterstattung und der Buchhaltung machen jedoch eine Konvergenz nicht unmöglich“, sagt Sethre. Kosten für Hardware und Verbrauchsgüter könnten festgestellt, der Service-Aufwand geschätzt und Service-Levels vereinbart werden, meint der Fachmann, der keinen objektiven Grund sieht, diese Kategorie nicht auch in MPS-Konzepte zu integrieren.

Viele dieser Herausforderungen gelten auch für Großformatdrucker. „Doch auch Großformatdrucker sind ein wichtiger Teil der Output-Infrastruktur und müssen einbezogen werden“, findet der Experte. Auch hier müssten die Vertragsleistungen erweitert werden, was für Anbieter mit Sicherheit neue Herausforderungen mit sich bringe. Dabei müsse man eines immer im Hinterkopf haben: „Die Philosophie von MPS besteht in der Aufnahme und Kontrolle aller Dokumente und dokumentbezogener Prozesse“, erklärt Sethre, also müssen seiner Meinung nach auch diese spezialisierten Produktkategorien Teil einer ausführlichen MPS-Betrachtung sein.

Anbietern aus dem Office-Umfeld empfiehlt der Fachmann deshalb, Strategien für „nicht standardmäßige“ Geräte und Prozesse zu entwickeln. Dabei sei es wichtig, dass man als Anbieter auch bereit sei, sich für Partnerschaften oder Kooperationen zu öffnen. „Ein Unternehmen kann zwar den gesamten Vertragsbestand besitzen. Um spezifische Dienstleistungserwartungen zu erfüllen, ist es aber oft notwendig, Verträge und Partnerschaften abzuschließen.“

Solche Themen werden auch auf der MPS-Konferenz der Photizo Group diskutiert, die in Berlin am 11. und 12. Oktober stattfindet. Die Konferenz bietet ein unabhängiges Forum für Anbieter, Händler und Entscheider. Mit Fallstudien, Lösungen und neuen MPS-Werkzeugen informieren MPS-Experten über Herausforderungen und Möglichkeiten. Die Konferenz der Expertengruppe bietet nicht Hintergrundinformationen, sondern soll auch als Plattform zum Aufbau strategischer Partnerschaften dienen. Die Zeitschriften BusinessPartner PBS und C.ebra sind Medienpartner der Photizo-MPS-Konferenz.

www.photizogroup.com