Synergien durch Konzentration

bueroboss.de ist ein Verbund mittelständischer Bürobedarfshändler aus ganz Deutschland. In diesem Zusammenschluss werden die Vorteile regionaler Unternehmen um die Vorzüge einer übergeordneten Organisation ergänzt. Für seine Partner übernimmt die 1996 als Kooperation gegründete und als Dienstleistungszentrale konzipierte Bürologistik GmbH & Co. KG verschiedene Aufgaben wie Beschaffung, Marketing, Aus- und Weiterbildung, IT-Service und Qualitätsmanagement. Heute tritt die GmbH & Co. KG unter dem Namen bueroboss.de/logistik auf. Mehr als 8000 Lagerartikel gehören zum Sortiment – vom Kopierpapier, Registratur- und Ordnerbedarf bis zu Verbrauchsartikel, Computerzubehör und Accessoires für den Schreibtisch.

Vor zwei Jahren mussten sich die Verantwortlichen nach einer neuen ERP-Lösung umsehen. „Wir wählten das Programm ,Tosca‘ vom Schweizer Anbieter Dynasoft, weil es alle Anforderungen eines Vollsortimenters abdeckt. Zudem ist es derzeit das für uns einzige ERP-System in der Bürowirtschaft und angrenzenden Branchen, das Warengeschäft, Logistik, E-Commerce, Kundenmanagement und Verwaltungsprozesse so variabel konfigurierbar in einer Software vereint“, erklärt Dirk Ohlmer, Geschäftsführer von buero-boss.de/logistik.

Der Umstieg von der betagten Vorgängersoftware auf die neue Lösung verlief reibungslos: Gemeinsam mit dem Hersteller extrahierten die IT-Spezialisten von bueroboss.de alle Stamm- und Bewegungsdaten aus der alten Software und übernahmen sie anschließend in „Tosca“. Nach der Datenübernahme konnte das Unternehmen quasi über Nacht umstellen und ohne Ausfallzeit weiterarbeiten. „Die Qualität und Flexibilität der Software kombiniert mit der Kompetenz des Dynasoft-Projektleiters waren die Basis dafür, dass wir die Lösung in der veranschlagten Zeit und auch zu den geplanten Kosten einführen konnten – ein großer Pluspunkt“, wie Ohlmer weiter ausführt.

Stabiler Betrieb, großer Zeitgewinn

Auf der Basis von „Tosca“ kann buero-boss.de den Partnern jetzt eine IT-Komplettlösung bieten, so dass diese sich ganz auf den Vertrieb konzentrieren können. An über 220 Arbeitsplätzen des Verbunds läuft die Software derzeit, zirka 300 sollen es im Endausbau werden. Die Administration der Lösung übernimmt bueroboss.de. Mit „Tosca“ können die Partner ohne Systemwechsel den Kundenauftrag vom Shop über die logistische Abwicklung bis hin zur Rechnungsstellung beziehungsweise Zahlung abbilden. Die Installation ist eine Multimandanten-Lösung, die eine individuelle Sortimentsgestaltung für die Partner zulässt, aber auch Standardisierungen durch die Zentrale vorsieht.

Seit seiner Einführung läuft die Software stabil. „Wir konnten seither den Auftragsdurchlauf erheblich beschleunigen und sparen so knapp 5000 Stunden pro Jahr ein. Außerdem ist die Bearbeitungsqualität der Logistik gestiegen und mit 99,98 Prozent an fehlerfreien Positionen auf einem guten Wert. Positiv ist überdies, dass wir mit Hilfe der vielfältigen Suchkriterien deutlich schneller und komfortabler recherchieren können als mit dem Altsystem“, sagt der Geschäftsführer.

Darüber hinaus bietet „Tosca“ dem Verbund noch eine Reihe weiterer Neuerungen:

• die automatische Übernahme der Partneraufträge,

• das Führen des Lagerbestandes auf dem Lagerplatz verbunden mit einem automatischem Verschiebungsauftrag zwischen einzelnen Lägern,

• Direktzugriff vom Onlineshop auf den Datenbestand der Warenwirtschaft sowie

• das Anbinden externer ERP-Systeme.

„Die Schnittstelle zu anderen ERP-Lösungen ist für uns überaus wichtig. Wenn wir in Zukunft mit neuen Partnern arbeiten, können wir diesen entweder eine Umstellung auf die von uns geschaffene Lösung auf „Tosca“-Basis anbieten, oder die beim Partner bereits vorhandene Warenwirtschaft mit „Tosca“ koppeln“, ergänzt Ohlmer. Mit Hilfe der Integration von „Tosca“ in die Standard-Software von Microsoft können die Büromaterialspezialisten Massendaten aus „Tosca“ in Excel oder Word importieren und sie dort weiterverarbeiten. Wertvoll sei auch die Integration des Dokumentenmanagementsystem Docuware. Durch sie stehen alle auftragsbezogenen Dokumente revisionssicher automatisiert zur Verfügung. Da „Tosca“ außerdem CRM-Funktionalität mitbringt, gibt es eine durchgängige Kontakt- und Aktivitätenhistorie für jeden Kunden.

Durch die Verknüpfung von vielfältigen, in „Tosca“ abgelegten Informationen hat jeder Kundenberater eine hohe Transparenz über den jeweiligen Kunden und sein Kaufverhalten. Damit bietet sich eine gute Basis zum Ausschöpfen von Umsatzpotentialen.

Positiver Blick in die Zukunft

Die Verantwortlichen bei bueroboss.de sind sich sicher: „Tosca“ war eine gute Wahl. „Wir werden die Lösung in Zukunft noch weiter ausbauen. Unser Projektleiter ist dabei, neue Ideen umzusetzen und zu integrieren. Die Lösung bietet uns die Flexibilität, unsere Prozesse beziehungsweise die Prozesse der Kunden kurzfristig anzupassen und zu gestalten. Damit ist unser Verbund in Zukunft der Herausforderung gewachsen, immer eine positive Verbindung zu unseren Kunden zu halten“, sagt Dirk Ohlmer.

Komplettlösung

Die Dienstleistungszentrale bueroboss.de/logistik bietet ihren Partnern eine Komplettlösung im Bereich IT an:

• Händler können sich auf den Vertrieb konzentrieren, während die Administration der IT-Lösung vom Dienstleister bueroboss.de/logistik gewährleistet wird.

• Die Software „Tosca“ integriert alle Informationen zum Kundenauftrag – vom Shop über die logistische Abwicklung bis hin zur Rechnung bzw. Zahlung.

• Abruf des Auftragsstatus bei jedem Prozessschritt möglich.

• Durch die Integration von Docuware stehen die auftragsbezogenen Dokumente revisionssicher automatisiert zur Verfügung.

• Mit dem CRM-System gibt es eine durchgängige Kontakt- bzw. Aktivitäten-Historie von der Akquise bis zur Betreuung der Kunden.

www.bueroboss.de

www.dynasoft.ch