Prozesse beschleunigen und effektiver gestalten

12.04.2013
E-Business
red.

Mit der Online-Archivierung „edarchiv “ und der E-Invoicing-Lösung „edbilling“ bietet der Saarbrücker IT-Dienstleister eurodata Werkzeuge, mit denen Händler Prozesse optimieren und den Kunden Mehrwerte bieten können. Wir sprachen darüber mit DMS-Consultant Michael Berthold.

Herr Berthold, mit „edarchiv-online“ bieten Sie eine einfache und flexible Archivlösung, die Händler auch für eigene Zwecke einsetzen können. Welche konkreten Anwendungsszenarien sehen Sie hier?

Michael Berthold, DMS Consultant bei eurodata: „Es ist dabei nicht nur ein Sicherheitsvorteil, die Daten nicht im eigenen Haus aufbewahren zu müssen, dies reduziert auch die Personal-, Hard-, und Software-Kosten.“

Als erstes ist „edarchiv-online“ natürlich ein Archiv, mit dem auch Händler klassische Belege wie Rechnungen und Lieferscheine einfach, sicher und GDPdU-konform speichern können. Aber auch Dokumente aus anderen Bereichen wie Vertragswerk und Fuhrpark mit Zulassungsunterlagen und Dokumentationen von Spezialeinrichtungen oder Handbücher lassen sich ablegen. Vom zentralen Online-Zugriff können nicht nur Firmen mit Zweigbetrieben profitieren, sondern letztlich auch die Unternehmen und Mitarbeiter, die orts- und zeitunahängig auf die in „edarchiv-online“ archivierten Daten zugreifen müssen.

Warum wird eine digitale Archivierung immer wichtiger und welche konkreten Vorteile bietet „edarchiv-online“?

Zum einen schreibt der Gesetzgeber bei originär digitalen Daten die elektronische Archivierung vor, zum anderen liegt ein gewichtiger Vorteil darin, keine eigene Software und Hardware einsetzen zu müssen und dadurch unabhängiger und flexibler in der DV-Nutzung zu sein. Es ist dabei nicht nur ein Sicherheitsvorteil, die Daten nicht im eigenen Haus aufbewahren zu müssen, dies reduziert auch die Personal-, Hard-, und Software-Kosten.

Mit „edbilling“ bieten Sie daneben eine Lösung für den elektronischen Rechnungsversand. Welche Unternehmen und Branchen adressieren Sie mit der Software und wie hoch schätzen Sie die Einsparpotenziale durch eine elektronische Rechnungsstellung ein?

Mit „edbilling“ lassen sich Einsparpotenziale von mehr als 80 Prozent darstellen. Spürbar ist eine Kostenersparnis schon ab 500 Ausgangsrechnungen im Monat. Der Aufwand für Erstellung und Versand von Rechnungen ist individuell sehr unterschiedlich, grundsätzlich aber mit Personal- und Druckkosten verbunden. Hier liegen die internen Einsparpotentiale. Mit edbilling adressieren wir Firmen oder Firmengruppen aller Branchen mit weitgehend stabilem Kundenstamm. Und Unternehmen mit mehr als 1000 Ausgangsrechnungen monatlich profitieren so spürbar, dass es schwerfällt, Argumente gegen den elektronischen Versand von Rechnungen zu finden.

Flexible Archivierungslösung: „edarchiv-online“ lässt sich nicht nur als orts- und zeitunahängiges Online-Archiv, sondern auch als Personal- oder Filialakte nutzen.

Mit „edarchiv-online“ und „edbilling“ bieten Sie zwei interessante Möglichkeiten Prozesse zu optimieren. Gibt es weitere Einsatzmöglichkeiten, die Sie für Ihre Lösungen sehen?

Mit dem Einsatz von „edarchiv-online“ bei Bestandskunden hat sich gezeigt, dass der Begriff Archiv nicht umfassend die Einsatzmöglichkeiten der Software beschreibt. Das jüngste Beispiel dafür ist die elektronische Personal- oder Filialakte. Hier werden die Bestandteile der Personalakte wie Gehaltsabrechnung, Urlaubsantrag, Krankmeldungen, Softskill-Nachweise online den jeweils berechtigten Personen zu Verfügung gestellt. Das spart Wege und Zeit bei der Planung und dem Einsatz von Personal.

www.eurodata.de