Vom Fahrrad zum Sportwagen

Über viele Jahre fand der Essener PBS-Fachhändler kein Warenwirtschaftssystem, das seine komplexen Anforderungen zufriedenstellend abdecken konnte. Dank des ERP-Komplettsystems aus dem Hause e.bootis ist Kohlsmann seit Jahresbeginn in der Lage, sich noch stärker auf seine Kernkompetenzen, den aktiven Vertrieb und die Geschäftsentwicklung zu konzentrieren. Die Kohlsmann Bürobedarf GmbH ist ein mittelständischer Familienbetrieb, der als Vollsortimenter alle Bereiche der modernen Objekteinrichtung abdeckt: von Büromaterial und Bürotechnik über IT-Zubehör bis hin zu hochwertigen Office-Möbeln. Insgesamt wickeln 24 Mitarbeiter täglich mehr als 1200 Auftragspositionen ab und beliefern ihre Kunden deutschlandweit aus einem Produktportfolio von mehr als 12 000 unterschiedlichen Artikeln. Als Systemdienstleister versorgt das Unternehmen darüber hinaus Konzernkunden, Krankenhäuser und die mittelständische Wirtschaft mit Produkten rund um Hygiene, Druck und Catering.

Die Notwendigkeit, eine neue Unternehmenssoftware einzuführen, bestand bereits seit Jahren. Schon 1995 wurden die Kernprozesse aufgenommen und sukzessive die Anforderungen, beispielsweise die Kompatibilität mit „PBSeasy“, für das Nachfolgesystem definiert. Als Kohlsmann sich im vergangenen Jahr für die ERP-Lösung „e.bootis ERPII-PBS“ interessierte, wurde schnell deutlich, dass sich nahezu alle dokumentierten Anforderungen damit realisieren ließen. „e.bootis hat einfach die Anforderungen unserer Branche verstanden und diese in einer hochmodernen, umfassenden Komplettlösung umgesetzt“, erläutert Kohlsmann-Geschäftsführer Thorsten Kohlsmann die Entscheidung.

Um die Kundenanforderungen in die weitere Entwicklungsarbeit der Lösung optimal einfließen lassen zu können, hat e.bootis für das Möbelsegment einen Händlerbeirat gegründet, dem auch Kohlsmann angehört. „So können wir uns proaktiv an dem Entwicklungsprozess von ,e.bootis ERPII-PBS‘ beteiligen. Dies gibt uns Sicherheit und stärkt zugleich die partnerschaftliche Zusammenarbeit“, erklärt Kohlsmann weiter.

Die Vertragsunterzeichnung erfolgte im Oktober 2009. „Der Realisierungszeitraum war zwar mit sechs Wochen denkbar kurz, aber dank der Expertise und der Routine der e.bootis-Projektmitarbeiter dennoch ausreichend. Kleine Herausforderungen gab es zwar schon, aber diese Prüfung haben unser Projektteam und die e.bootis-Mitarbeiter in engem Schulterschluss erfolgreich gemeistert. Unsere alten Kundenanbindungen und Schnittstellen beispielsweise konnten trotz fehlender technischer Dokumentationen innerhalb kürzester Zeit übernommen werden“, zeigt sich Thorsten Kohlsmann zufrieden mit der Einführungsphase.

Sämtliche Prozesse vom Auftragseingang über die Erfassung, Kommissionierung, Auslieferung und Verrechnung wurden neu organisiert und optimiert. Die Finanzbuchhaltung lief von Beginn an reibungslos. Große Einsparpotenziale ergeben sich nach Einschätzung der Geschäftsleitung aufgrund der kurzen Durchlaufzeiten von Aufträgen und Bestellungen. Lieferanten und Kunden sind elektronisch angebunden, die relevanten Daten gelangen automatisch ins System. „Aufträge und Bestellungen werden heute in Echtzeit abgewickelt und nicht über langwierige Stapelverarbeitungsprozesse. Sind wir mit unserem Altsystem in übertragenem Sinne noch Fahrrad gefahren, so fahren wir mit ,e.bootis ERPII-PBS‘ heute Porsche GT3.

So hatte unser damaliges System noch nicht einmal Maus-Unterstützung. E-Mails konnten ebenso wenig aus dem System heraus erzeugt werden wie aussagekräftige und flexible Reportings. Heute haben wir durch das neue Controlling einen detaillierten Überblick über unsere Geschäftsbereiche: So ersehen wir etwa in der Auftragserfassung auf einen Blick nicht nur die täglich erfassten, sondern auch die offenen Positionen, Rückstände und weitere Statusmeldungen“, erläutert Thorsten Kohlsmann.

Das neue System ermöglicht es, den Webshop in automatisierter Form auf dem aktuellsten Stand zu halten. Zudem konnten die Kommissionierprozesse durch den Einsatz modernster Scanner-Technologie deutlich optimiert werden. „Im Versand wurde ein automatischer Etikettendruck initiiert, so dass der Etikettiervorgang heute fehlerfrei und ohne Zeitverlust abläuft. Durch die entfallende Datev-Schnittstellenpflege sparen wir pro Abrechnungslauf zusätzlich noch mal zwei Manntage Arbeit im Monat“, resümiert Thorsten Kohlsmann. „Die frei werdenden Ressourcen können wir künftig gezielt für den Ausbau unserer Vertriebsaktivitäten und das weitere Unternehmenswachstum einsetzen.“

www.ebootis.de

www.kohlsmann.de