Besserer Service und neues Design

„Mit dem Partnerportal haben wir eine komfortable Lösung zur Selbstverwaltung entwickelt mit der unsere Vertragshändler ohne Zutun eines Papersmart-Mitarbeiters ihre eingegangenen Bestellungen bearbeiten, die Preise ihres Angebots aktualisieren oder Stammdaten ändern können“, erklärt Papersmart-Geschäftsführer Michael Wendt. Damit soll die Vergleichsplattform auch für die Anbieter noch komfortabler werden. Die wichtigste Neuerung dabei ist das Bestellmanagement-System, mit dem Händler zukünftig selbst die Kontrolle über alle eingegangenen Aufträge haben können. Abbilden lässt sich die gesamte Kommunikation mit dem Kunden, der aktuelle Auftragsstatus mit dem erwarteten Lieferdatum sowie die gewählten Zahlungsmodalitäten. „Damit sorgen wir nicht nur für ein einheitliches und professionelles Auftreten beim Kunden, sondern erlauben Händlern einen schnelleren Überblick über den Status jedes eingegangenen Auftrags“, bestätigt Michael Wendt.

Auch die Möglichkeit, der elektronischen Rechnungsstellung wird berücksichtigt. Mit Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetztes im vergangenen Jahr haben sich die Anforderungen an das Versenden elektronischer Rechnungen reduziert. Rechnungen können jetzt auch per E-Mail ohne qualifizierte elektronische Signatur zugestellt werden. Die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sollen zukünftig durch innerbetriebliche Kontrollverfahren geregelt werden. Händler, die E-Invoicing einsetzen, können zukünftig den Status auf dem Papersmart-Partnerportal verfolgen.

Sensibler Umgang mit Storni

Ausgebaut wurde auch die Möglichkeit, im Stornofall einzuschreiten und Alternativen anzubieten. Sowohl bei Kunden- als auch bei anbieterseitigen Storni kontaktiert das Papersmart-Team die Kunden und sucht das persönliche Gespräch: Falls der Kunde die Bestellung von sich aus storniert hat, wird das Problem aufgenommen und gemeinsam nach einer Lösung gesucht. „Als junges und dynamisches Team sind wir in dieser Hinsicht sehr flexibel und können die meisten Fälle sehr schnell und unkompliziert lösen“, bestätigt Marketing-Leiter Alexander Hoffmann. Sollte der gewählte Anbieter den Auftrag stornieren, kontaktiert Papersmart ebenfalls den Kunden persönlich und bietet einen ähnlich guten Anbieter als Alternative an. „So ist die Bestellung nicht einfach gescheitert, sondern geht in den meisten Fällen mit einem alternativen Anbieter weiter“, zeigt die Erfahrung von Alexander Hoffmann. „Im Endeffekt fungieren wir so also als Nexus zwischen Kunde und Anbieter. Gearbeitet wird derzeit noch an einer Möglichkeit, vorab die Vertrauenswürdigkeit eines Kunden zu bewerten. Das Papersmart-Team möchte in Zukunft eine Einschätzung der Vertrauenswürdigkeit von Kunden bieten, die bereits über die Online-Plattform geordert hatten. „Schließlich kann es vorkommen, dass ein Kunde mehrmals bei Papersmart bestellt hatte – wir also wissen, dass er seine Rechnungen immer bezahlt – mit diesem Auftrag aber das erste Mal bei Händler X landet“, erklärt Michael Wendt. „In solchen Fällen würden wir den Händler gerne bitten, dem Kunden sofort den Rechnungskauf zu ermöglichen.“

Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Partnerportals ist der Bereich für den Upload neuer Preisinformationen. Zusätzlich zum manuellen Upload einer Datei werden dem Handel hier auch Schnittstellen zur automatischen Pflege der Preisdaten zur Verfügung gestellt. Mit jedem Upload wird ebenfalls ein umfassender Bericht generiert, der auf eventuelle Fehler in der Preisdatei hinweist. Doppelt erfasste EAN-Codes oder die Angabe von Packungspreisen für Stück-EANs sowie beispielsweise Artikel, die nicht im Sortiment sind, können so ausfindig werden.

Internetseite bald in neuem Look

Derzeit wird an der Umgestaltung der Internetseite gearbeitet. Der Auftritt soll auch optisch die Weiterentwicklung der Plattform zum Ausdruck bringen. In Zusammenarbeit mit einer Designerin optimiert das Papersmart-Team die wichtigsten Punkte. „Als reine Online-Plattform gibt es für uns nur ein Produkt: die Webseite selbst“, bestätigt Michael Wendt. „Nachdem wir uns zuerst um eine bessere Integration und Interaktion unserer Vertragshändler gekümmert haben, wenden wir uns nun dem Erscheinungsbild der Plattform für den Kunden zu.“ Ziel des Redesigns sei es, dem Nutzer schon beim ersten Anblick, die Besonderheiten zu vermitteln. „Unser innovativer Ansatz an den Verkauf von Bürobedarf ist nämlich einerseits ein unschlagbares Argument gegenüber Kunden, ist auf der anderen Seite aber aufgrund dieses Innovationsgrades erklärungsbedürftig“, erläutert Marketingleiter Alexander Hoffmann. In den nächsten Wochen sollen Schritt für Schritt die wichtigsten Bestandteile der Webseite optimiert werden.

Nicht nur das Design, auch die hinter den Angeboten stehende Logik soll noch weiter verbessert werden. Aufgrund der sehr unterschiedlichen Sortimente taucht das Problem auf, dass gewünschte Produkte zum Teil nicht zum Angebot einzelner Händler gehören. Zukünftig sollen die austauschbaren Produkte automatisch bestimmt und vor allem verstärkt durch Eigenmarken ersetzt werden.

Erklärtes Ziel ist es, allen Handelspartnern die Möglichkeit zu geben, für jeden gefüllten Warenkorb ein Angebot abgeben zu können, auch wenn einzelne Produkte nicht zum jeweiligen Sortiment gehören. „An Stellen wie diesen leisten wir und vor allem unsere Entwicklung echte Pionierarbeit“, betont Alexander Hoffmann. „Sowohl unsere Kunden als auch unsere Anbieter werden von dieser intelligenten Zuordnung der Artikel profitieren.“

Die Zahl der Anbieter ist weiter gestiegen. Mitte April hatte Papersmart 37 Händler unter Vertrag. Final sollen rund zwei bis drei Händler pro Postleitzahlregion auf der Plattform vertreten sein. Derzeit kommen die meisten Unternehmen aus Nordrhein-Westfalen, dem Rhein-Main-Gebiet sowie Süddeutschland. Schwächer sind aktuell noch die neuen Bundesländer aufgestellt. „Diese Entwicklung ist wohl primär der ausgeprägten Mund-zu-Mund-Propaganda unter den Händlern zuzuschreiben, die noch nicht in jeden Winkel Deutschlands vorgedrungen ist“, erklärt Vertriebsleiter Klaus Wächter die ungleichmäßige Verteilung. In der nächsten Zeit plant das Team eine pro-aktive Ausdehnung des Marketings in noch unbesetzte Gebiete.

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