Verträge strategisch managen

Mit dem Verkauf von Geräten ist das Geschäft für viele Händler noch nicht abgeschlossen. Gerade bei großen Maschinen im Dauereinsatz ist die Miete inklusive Wartung und Pflege üblich. Folglich müssen turnusmäßig Rechnungen erstellt werden. Zumeist umfassen diese sowohl fixe Kosten, beispielsweise die Miete, als auch variable Beträge wie die Abrechnung von Click-Charges unter Einbeziehung der Zählerstände. Die Erfassung und Verwaltung von Seriennummern ist dabei ebenfalls von Bedeutung.

Der Rückersdorfer Software-Hersteller bietet mit dem jüngsten seiner Produkte, den „Ascara Services“, den Grundstock für die Abbildung von Geschäftsprozessen des klassischen Servicebereiches und ermöglicht damit einen strukturierten Überblick über die Einzel- und Pool-Verträge. Voraussetzung für die verschiedenen Serviceleistungen sind zumeist Verträge, die den Leistungsumfang, wie die Reaktionszeiten, die Anfahrtkosten, enthaltene Ersatz- und Verschleißteile sowie die Verbrauchsmaterialien vertraglich zusichern. Bestimmte Objekte können auch mehrfach in den Verträgen aufgeführt werden. Bei Maschinen besteht zudem die Möglichkeit, pro Objekt beliebig viele Standorte zuzuordnen. Der eingetragene Finanzpartner liefert Informationen über die Finanzierungsart des Objektes oder Vertrages. Die Vertrags- und Objektverwaltung kann unabhängig vom Vertragsgegenstand eingesetzt werden, ganz gleich, ob es sich um Geräte, Maschinen, Immobilien oder Services handelt.

Für die zuverlässige Verwaltung von Zählerständen, beispielsweise bei Kopierern und Druckern, bietet Ascara ein Ergänzungsmodul für die Abrechnung von Klickkosten. Verschiedene Auswertungen ermöglichen dabei eine umfassende Kontrolle. Detaillierte Übersichten geben darüber hinaus Auskunft über die Rentabilität der Verträge.

Ein weiteres Ergänzungsmodul, der „Ascara Help Desk“, wurde auf Basis des „IT Infrastructure Library (ITIL)-Standards“ entwickelt. Die „IT Infrastructure Library“ ist eine Sammlung von „Good Practices“, die eine mögliche Umsetzung eines IT-Service-Managements dokumentieren. Das Regel- und Definitionswerk, das inzwischen international als „De-facto-Standard“ angesehen wird, beschreibt die für den Betrieb eines Help Desk notwendigen Prozesse, die Aufbauorganisation und die Werkzeuge. Alle Abläufe, von der Verwaltung über die Pflege und Bearbeitung beispielsweise von Interessenten-, Kunden- und Anwender-Calls bei Reklamationen, Fehlermeldungen, Mitteilungen oder Fragen bis hin zum Auslösen interner Aktionen auf Anrufe, zum Beispiel die Planung eines Technikereinsatzes, werden entsprechend den „ITIL Best Practice“-Empfehlungen ausgeführt.

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